Tehokkaita tapoja johtaa kansalaisjärjestöä

NGO:n perustaminen on vain ensimmäinen askel pitkällä tiellä sen menestykseen. Sen pyörittäminen vaatii ponnisteluja eri liiketoiminta-alueilla – tiimin jäsenten asianmukaisesta hallinnasta ja yhteiskuntaa hyödyttävien projektien järjestämisestä varojen keräämiseen, jotka ovat tarpeen päivittäiseen toimintaan. Tässä on katsaus siihen, mitä tehokas NGO:n pyörittäminen vaatii.

Tehokkaat tavat pyörittää NGO:ta – sisällysluettelo:

1. Asianmukaisesti määritelty toiminnan tarkoitus
2. Yksityiskohtainen toimintasuunnitelma
3. Markkinoinnin jatkuva huomioiminen
4. Pysyvä tiimi huolehtiminen
5. Tuki päivittäisessä työssä – tietojärjestelmät
6. Tehokkaat tavat pyörittää NGO:ta – yhteenveto

Asianmukaisesti määritelty toiminnan tarkoitus

Tiedät varmasti toimintasi laajuuden ja kenelle NGO:si toimii – nämä kaksi elementtiä helpottavat päämääräsi määrittämistä. Muista kuitenkin tehdä siitä saavutettavissa oleva (niin sanottu luotu SMART-käsitteen mukaan: Spesifinen, Mitattava, Saavutettavissa oleva, Relevantti, Aikaan sidottu). Vain näin voit tehokkaasti pyörittää NGO:ta ja olla tyytyväinen työsi tuloksiin. Tämän saavuttamiseksi on hyödyllistä tehdä tutkimusta paikallisyhteisön keskuudessa, jonka kautta määrität sen käytännön tarpeet, joita haluaisit saavuttaa työsi kautta. Muutos on paljon helpompaa, kun otat ensin yhden pienen askeleen ja vasta sitten muita, laajamittaisempia toimia.

Yksityiskohtainen toimintasuunnitelma

Ilman asianmukaisesti kehitettyä toimintastrategiaa et pysty saavuttamaan asettamiasi tavoitteita – sekä henkilökohtaisesti että NGO:lle. Tietoisuus tässä asiassa helpottaa minkä tahansa toiminnan toteuttamista: mainontaa, varainkeruuta tai rekrytointia. Paras tapa tehdä tämä on asettaa operatiivisia tavoitteita (tiettyjen tehtävien ja toimintojen suorittamiseen liittyen), taktisia tavoitteita (organisaation osan toimintaan liittyen) yhdessä strategisten tavoitteiden kanssa (pitkän aikavälin tavoitteet, määritelty yli vuoden aikaperspektiivissä) – kuten liiketoimintayrityksissäkin.

Markkinoinnin jatkuva huomioiminen

NGO:n tehokas pyörittäminen ei ole mahdollista ilman monenlaisia markkinointitoimia, jotka auttavat lisäämään NGO:n tunnettuutta yhteisössä. Verkkosivustosta paikalliseen mainontaan, säännöllisiin sosiaalisen median julkaisuun, nämä elementit ovat välttämättömiä organisaation bränditietoisuuden rakentamiseksi. Lisäksi ne auttavat varainkeruussa, vapaaehtoisten rekrytoinnissa, jotka ovat valmiita toimimaan, tai tietoisuuden lisäämisessä asiasta, jota NGO:si käsittelee. Verkkosivusto on myös paras tapa toteuttaa verkostoitumista, jonka avulla voit luoda arvokkaita kumppanuuksia tai hankkia rahoitusta. Muuten – kiitos yhteyksiesi muihin organisaatioihin – opit muiden epäonnistumisista sekä hyödyt muiden saavutuksista.

Pysyvä tiimi huolehtiminen

Sinulla saattaa olla suuri halu toimia tietyn julkisen hyvän tavoitteen puolesta, mutta ilman tukevaa tiimiäsi et onnistu. Omistautuneen ryhmän kokoaminen, joka jakaa saman halun vapaaehtoistyöhön, on suurin haaste ja ratkaiseva tekijä sen menestykselle. Kuitenkin työsi ei pääty siihen – sinun on myös varmistettava, että yksittäiset tiimin jäsenet motivoituvat työskentelemään yhteisön hyväksi, mikä vaatii sinulta paljon ponnisteluja. Loppujen lopuksi on helpompaa kutsua joku työskentelemään kanssasi kuin varmistaa, että he haluavat pysyä organisaatiossa pitkään.

Tässä asiassa tasapainota viikkosuunnitelmasi, jotta voit hoitaa yksityistä elämääsi, harrastuksiasi, perhettäsi jne. Näin saavutat menestystä ilman riskiä, että innostuksesi hiipuu vuoden tai kahden jälkeen (erityisesti kun aloittaminen on yleensä äärimmäisen uuvuttavaa).

Tuki päivittäisessä työssä – tietojärjestelmät

NGO:si päivittäinen toiminta pyörii epäilemättä erilaisten ohjelmistojen ja IT-järjestelmien avulla, joita tarjotaan ilmaiseksi NGO:ille. Suosituimpia ilmaisia työkaluja ovat Googlen palvelupaketti (Google for Non Profit Organizations, G4NP), joka korvasi Microsoft Officen (tehokkaaseen viestintään ja hallintaan), Canva Pro (graafiseen suunnitteluun) tai Firmbee (projektinhallintaan). Firmbee tarjoaa sinulle useita toimintoja, jotka helpottavat NGO-projektien organisointia. Tässä on luettelo joistakin keskeisistä toiminnoista:

• Tehtävien hallinta kanban-taulujen avulla
• Tietokannan luominen ja vapaaehtoisten rekrytointi (mukaan lukien integraatio Slackin kanssa)
• Tehtävien jakaminen tiimin jäsenille ja niiden tilojen seuraaminen
• Yksittäisten tehtävien priorisointi
• Aikaseuranta tehtäville
• Ihmisten muistuttaminen tehtävän määräajasta
• Budjetin hallinta
• Kirjanpito
• Raporttien luominen
• Eri valtuuksien myöntäminen (riippuen roolista tiimissä)

Lisäksi Firmbeen avulla voit varmistaa organisaatiosi toiminnan läpinäkyvyyden myöntämällä vieras pääsyn lahjoittajatietoihin. Saat kaikki nämä toiminnot ilmaiseksi – sinun tarvitsee vain rekisteröityä valmistajan verkkosivustolla, ja sen jälkeen lähettää sähköpostia osoitteeseen [email protected] ilmoittaen, että haluaisit hyödyntää Firmbeen mahdollisuuksia NGO:ssasi.

Tehokkaat tavat pyörittää NGO:ta – yhteenveto

Mikä on edellä mainittujen pohdintojen johtopäätös? Tärkein asia, jonka on hyvä muistaa, on se, että monella tapaa NGO:n hallinta muistuttaa tavallisen liiketoiminnan hallintaa – vaikka tietenkin NGO:t, toisin kuin yksityisen sektorin yritykset, eivät toimi voiton vuoksi. Silti hyvien käytäntöjen omaksuminen liiketoiminta-alueelta on perusta sille, että NGO:mme kehittyy oikeaan suuntaan. Ottaisitko tämän neuvon ja soveltaisit sitä liiketoiminnassasi?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.