Mikä on projekti? | #1 Projektinhallinnan aloittaminen

Mikä on projekti? Projektit, projektit, projektit – ne ovat pysyvästi tulleet osaksi liiketoimintajohtajien sanastoa. Ne ovat lyhytaikaisia, monimutkaisia toimintoja, joilla on ennakoitu kehys, ja ne keskittyvät tiettyyn tulokseen. On vaikea kuvitella liiketoimintatavoitteiden ajankohtaista saavuttamista ja tehtäväpohjaista budjetointia ilman niitä. Kuitenkin markkinat siirtyvät pois mallista, jossa luomme ja toimitamme tuotteen vain kerran. Se panostaa pitkäaikaiseen suhteeseen käyttäjien kanssa, jatkuvaan kontaktiin, ketterään parantamiseen, säätämiseen ja hienosäätöön ilman loppua. Onko siis projektisuunnittelu ja -toteutus enää järkevää? Onko projekti muotisana, joka määrittelee vanhentuneen tavan tehdä liiketoimintaa? Lue lisää saadaksesi lisätietoja.

Mikä on projekti? – sisällysluettelo:

1. Mikä on projekti?
2. Projektin tilapäinen luonne
3. Voimisteluyritykset
4. Projektin alku ja loppu
5. Ainutlaatuiset tulokset
6. Yhteenveto

Mikä on projekti?

Maailman suurin organisaatio projektinhallintaan osallistuville ihmisille on Project Management Institute (PMI). Vuonna 1969 perustettu organisaatio työllistää lähes 3 miljoonaa projektipäällikköä tai eri hallinnan osa-alueita opiskelevia. Organisaation ikä ei kuitenkaan tarkoita, että sen edistämä tieto ei olisi ajan tasalla ja mukautettu nykypäivän markkinoiden vaatimuksiin. Liiketoimintaprojektit menestyvät hyvin, ja PMI arvioi, että projektipäälliköiden määrä kasvaa jopa 33 % vuoteen 2027 mennessä, luoden 22 miljoonaa uutta työpaikkaa maailmanlaajuisesti.

PMI julkaisee säännöllisesti uusia ja parannettuja versioita teoksesta nimeltä Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Uusin, seitsemäs versio julkaistiin elokuussa 2021, ja toisin kuin edelliset, se kirjoitettiin itse asiassa uudelleen. Loppujen lopuksi projektinhallinta on viime aikoina muuttunut lähes yhtä nopeasti kuin digitaalinen työympäristö.

Kuitenkin projektin määritelmä, joka on PMI:lle keskeinen käsite, ei ole juurikaan muuttunut. Projekti määritellään seuraavasti: “Tilapäinen pyrkimys tuottaa ainutlaatuinen tuote, palvelu tai tulos. Projektien tilapäinen luonne osoittaa projektin tai projektityön vaiheen alun ja lopun. Projektit voidaan toteuttaa yksin tai olla osa ohjelmaa tai portfoliota.”

Sana “projekti” määrittelee siis hyvin spesifisen ja harkitun toiminnan, jonka ansiosta tuote tai organisaatio käy läpi odotetun metamorfosin, jonka tuloksia voidaan mitata. Seuraavassa tekstissä käsittelemme ja selitämme PMBOK:in määritelmän elementtejä. Vastaamme kysymyksiin:

• Mitä tarkoittaa, että projekti on tilapäinen pyrkimys?
• Mikä on projektin alun ja lopun merkitys?
• Kuinka ymmärtää projektin tuloksen ainutlaatuisuus?

Kuitenkin omistamme erilliset tekstit käsitelläksemme projektin eri vaiheita ja mitä projektityyppejä on olemassa.

Projektin tilapäinen luonne

Projekteilla on määritelty aikaraja ja kertaluonteinen luonne. Siksi tilapäisyys on yksi projektin tärkeimmistä ominaisuuksista, joka auttaa erottamaan sen tuotteesta. Kertaluonteinen luonne ja ainutlaatuinen tulos mahdollistavat projektien erottamisen yrityksessä toteutettavista prosesseista. Projekti voi siis olla:

• yksityisen asuinalueen rakentaminen
• yrityksen toimipisteen avaaminen toisessa kaupungissa
• yritystapahtuman järjestäminen
• verkkosivuston uudelleen suunnittelu
• hakemuksen valmistelu yrityksen rahoittamiseksi Euroopan varoista

Voimisteluyritykset

Perinteisessä lähestymistavassa yksityiskohtainen projektin toteutussuunnitelma katsottiin projektin olennaiseksi osaksi. Niinpä projektitiimi aloitti työnsä varustettuna yksityiskohtaisella tehtäväaikataululla, joka kattoi koko projektin keston – alusta loppuun. Kuitenkin, kun projektinhallintamenetelmät ovat kypsyneet, tämä lähestymistapa on vähitellen muuttunut.

PMI:n raportissa nimeltä “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility” yrityksiä, jotka ottavat uuden lähestymistavan ja käyttävät vapaasti projektinhallintamenetelmiä ja -periaatteita markkinoiden vaatimusten mukaisesti, on kutsuttu voimisteluyrityksiksi. Ne käyttävät “oikeaa lähestymistapaa oikealla tavalla oikeaan aikaan toimittaakseen tarvittavaa.”

Vaikka paperilla tällainen hallinta näyttää hieman vähemmän vaikuttavalta kuin perinteiset menetelmät, se toimii erittäin hyvin käytännössä. Erityisesti korkean riskin projektien ja hybridisten ja etätiimien hallinnassa.

Projektin alku ja loppu

Kun siirrymme pois vesiputousmallista (Waterfall-menetelmä) ja ketterien menetelmien (Agile) ja niiden varianttien (kuten Scrum ja Scrumban) kasvavasta suosiosta, on tullut suosituksi pitää normina tehtävien asteittaista käsittelyä, niiden yksityiskohtaista budjettia ja toteutustapoja.

Kuitenkin projekti on aina erilainen kuin muut pyrkimykset, sillä sillä on tarkasti määritelty alku ja loppu. Kun aloitamme projektin, meillä on selkeästi määritelty tavoite ja visio siitä, mitä haluamme saavuttaa. Meillä on myös määritelty budjetti, tehtäväaikataulu ja valmistumiskriteerit.

Ainutlaatuiset tulokset

Jokaisella projektilla, sen tilapäisestä luonteestaan, erityisestä tarkoituksestaan, alusta ja lopusta – on ainutlaatuinen tulos. Edellä mainituista esimerkeistä tulokset ovat kertaluonteisia – yksityisen asuinalueen rakentaminen tietyssä osoitteessa tai yritystapahtuman järjestäminen Sunrise-hotellissa 29. helmikuuta 2023.

Projektin kertaluonteinen luonne tarkoittaa, että projektin toteuttamisen aikana hankittujen tietojen ja taitojen uudelleenkäyttö edellyttää niiden mukauttamista uusiin olosuhteisiin. Esimerkiksi, jos kerran onnistumme saamaan rahoitusta yrityksen kehittämiseen EU:sta, se ei tarkoita, että seuraava hakemuksemme olisi myös onnistunut. Jokainen seuraava hakemus on ainutlaatuinen, sillä monet tekijät muuttuvat:

• suoritusparametrit
• markkinarealit
• toteutetut tehtävät
• aikataulu
• kriteerit, jotka määrittelevät projektin alun ja lopun

Vaikka projektin toteuttaminen liittyy suureen hankkeeseen, on syytä muistaa, että projekti voi olla jopa kalusteiden uusiminen yrityksen puutarhassa. Tämä johtuu siitä, että onko hankkeella projekti vai ei, ei määräydy osallistuvien ihmisten lukumäärän tai suunnitellun tai todellisen toteutusaikataulun mukaan.

Yhteenveto

Projektinhallinta on yksi työmarkkinoiden halutuimmista taidoista. Siksi on niin tärkeää ymmärtää, mitä projektit ovat, ja omata joustava lähestymistapa niiden toteuttamiseen liiketoiminnassa.

Olemme juuri vastanneet kysymykseen: Mikä on projekti? Tutustu muihin sarjoihimme Pythonista ja Javascriptista!

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.