5 yleistä laskutuksen virhettä

Virheitä on väistämätöntä. Laskuja laatiessa niitä tapahtuu silloin tällöin. Mitkä laskutusvirheet ovat yleisimpiä? Miten välttää laskutusvirheitä? Mitä seurauksia niillä voi olla? Jos haluat tietää vastaukset näihin kysymyksiin, lue artikkelimme 5 yleisestä laskutusvirheestä.

5 yleistä laskutusvirhettä – sisällysluettelo

1. Väärä laskun numero
2. Virheelliset vastapuolen tiedot
3. Ei tietoa maksutavasta
4. Virheellinen kuvaus tuotteista tai palveluista
5. Laskutusvirheet
6. Yhteenveto
7. Tutustu siihen, miten laskuja voi laatia Firmbeellä

Väärä laskun numero

Jokaisella laskulla on oltava ainutlaatuinen numero. Tämä on itsestään selvää, mutta joissakin tilanteissa on helppo tehdä näitä laskutusvirheitä. Tämä pätee erityisesti, jos käytät ohjelmia kuten Word tai Excel tai niiden vastaavia laskujen laatimiseen. Ensisilmäyksellä saattaa vaikuttaa siltä, että tämä helpottaa laskutustyötäsi. Tällaisissa ohjelmissa voit valmistella valmiita laskupohjia, joissa sinun tarvitsee vain muuttaa tietoja seuraavia asiakirjoja laatiessasi. Mutta tässä ratkaisussa on yksi suuri haittapuoli.

Seuraavien tiedostojen ylikirjoittaminen voi aiheuttaa sen, että numeroiminen menee sekaisin. Ja laskujen tallentaminen peräkkäisinä sivuina Word-asiakirjassa tai peräkkäisinä taulukkoina Excelissä voi myös johtaa epätarkkuuksiin.

Mitkä ovat yleisimmät laskutusvirheet laskun numeroimisessa? On kahta tyyppiä: kopioituja laskun numeroita ja numeroimisen aukkoja. Molemmilla näillä laskutusvirheillä voi olla epämiellyttäviä seurauksia, kun veroviranomaiset tarkistavat niitä. Numeroiminen, joka sisältää aukkoja, voi viitata siihen, että kaikki annetut laskut eivät ole mukana verolaskelmissa. Numeroimisen aukot herättävät vakavia epäilyksiä, vaikka ne olisivatkin vahingossa ja eivät tarkoituksellisesti harhaanjohtavia veroviranomaisille.

Toinen virhetyyppi, eli kaksi tai useampi lasku, joilla on sama numero mutta eri sisältö, voi myös viitata siihen, että ne on tarkoituksellisesti annettu näin verojen välttämiseksi. Tässä tapauksessa voi myös olla ongelmia tällaisten laskujen kirjaamisessa, koska kirjanpito-ohjelmisto ei ehkä salli kahden tai useamman asiakirjan syöttämistä samalla numerolla.

Tällaisen huolimattomuuden korjaaminen ei välttämättä ole helppoa, varsinkaan jos olet jo lähettänyt tällaisia virheellisiä laskuja asiakkaille ja vasta myöhemmin tajunnut, että sinulla oli väärä numeroiminen. Ne eivät merkitse paljon urakoitsijoillesi, koska he eivät tarkista laskujesi oikeaa numeroimista. Siksi he voivat maksaa tällaisia laskuja ilman ongelmia. Mutta verotarkastuksen yhteydessä saatat saada siitä rangaistuksen. Siksi on parempi estää niitä, esimerkiksi käyttämällä laskutusohjelmaa tai -sovellusta, jossa numeroiminen määritetään automaattisesti. Näin vältät laskutusvirheitä ja voit olla varma, että et ole antanut laskuja väärillä numeroilla.

Virheelliset vastapuolen tiedot

Olemme vain ihmisiä, ja virheitä tapahtuu meille kaikille ajoittain. Se voisi olla kirjoitusvirhe laskutettavan yrityksen nimessä tai asiakkaasi nimen väärinkirjoitus. Tyypillinen virhe on myös urakoitsijan väärä osoite. Tällaisessa tapauksessa voi olla monenlaisia virheitä: väärä rakennusnumero, väärä postinumero, väärä katuosoite tai jopa väärin kirjoitettu kaupungin nimi, jossa yrityksen pääkonttori sijaitsee. Saattaa myös tapahtua, että kirjoitat asiakkaasi väärän verotunnuksen laskulle.

Voisi näyttää siltä, että nämä ovat vain pieniä asioita. Mutta kukaan ei pidä siitä, kun heidän nimessään tai sukunimessään on kirjoitusvirheitä. Lisäksi ne voivat johtaa veroseuraamuksiin. Virheelliset urakoitsijan tiedot voivat estää häntä tunnistamasta tällaista laskua liiketoimintansa kuluna. Tällaisessa tapauksessa tiedot on korjattava. Tämä pidentää aikaa, jonka joudut odottamaan maksua tällaisesta laskusta, koska asiakkaasi voi pidättää maksua, kunnes he saavat asiakirjan oikeilla tiedoilla.

Toinen virhetyyppi on laskun antaminen täysin eri vastaanottajan tiedoilla. Tämä voi tapahtua erityisesti, kun laskuja luodaan manuaalisesti ylikirjoittamalla tietoja tiedostoon. Tässä tapauksessa laskussa on oikeat myytyjen tuotteiden tai palveluiden määrät, mutta vastaanottajan tiedot jäävät edellisestä laskusta.

Tämä virhe voi aiheuttaa sen, että lähetät tällaisen laskun väärälle vastaanottajalle, joka ei ole ostanut sinulta laskussa mainittuja tuotteita. Voit myös lähettää sen urakoitsijalle, joka on ostanut sinulta, mutta vastaanottajan tiedot ovat väärät kyseisessä laskussa. Ennen kuin korjaat ne, et varmasti voi laskea saavasi maksua tällaisesta laskusta.

Kuinka välttää ne? Tässä laskutusohjelma voi tulla avuksesi. Voit käyttää sitä luodaksesi asiakastietokannan. Sinun tarvitsee tarkistaa heidän tietonsa vain kerran, jotta voit laskuttaa virheettömästi myöhemmin. Jotkut ohjelmat mahdollistavat yritystietojen lataamisen viranomaisrekistereistä, joten voit välttää nämä virheet laskuja laatiessasi.

Ei tietoa maksutavasta

Kaikki pitävät siitä, että raha talletetaan heidän tililleen. Mutta maksutavan puute voi tehdä laskun maksamisesta mahdotonta.

Tässä voi tapahtua monenlaisia virheitä, kuten pankkitilitiedon puuttuminen, väärä tilinumero tai se, ettei tiedetä, milloin ja miten lasku maksetaan. Epätarkkuudet tässä voivat johtaa monenlaisiin seurauksiin. Eräpäivän unohtaminen johtaa todennäköisesti siihen, että asiakas maksaa sinulle laskun laillisessa aikarajassa. Mutta väärä tilinumero tai jopa sen puuttuminen johtaa siihen, että urakoitsija ei voi maksaa sinulle. Vasta kun korjaat tai täydentät nämä tiedot, voit laskea saavasi maksua laskusta.

Virheellinen kuvaus tuotteista tai palveluista

Laskuilla on oltava tarkat kuvaukset myydyistä tuotteista ja palveluista. Vaikka tuotteiden osalta virheet ovat paljon harvinaisempia, hyvän palvelukuvauksen puute voi aiheuttaa monia ongelmia. Asiakkaasi ei saa epäillä, että he maksavat siitä, mitä he tilasivat. Siksi laskun tiedot on oltava yhdenmukaisia tilauksen tietojen kanssa.

Riippuen siitä, mitä menettelyjä urakoitsijoillasi on, jotkut saattavat vaatia tarkempia kuvauksia tarjoamistasi palveluista, kun taas toiset eivät välttämättä. Silti on hyvä varmistaa tarkkuus, jotta sinulla ei ole ongelmia maksun saamisessa myöhemmin. Virheellinen kuvaus on korjattava, mikä vie todennäköisesti aikaa. Tämän seurauksena saatat saada maksun tällaisesta laskusta myöhemmin kuin odotit. Ratkaisu tähän ongelmaan voi olla luoda luettelo myydyistä tuotteista ja tarkat kuvaukset yksittäisistä palveluista. Näin sinulla on aina selkeät ja luettavat kuvaukset tarjonnastasi laskussa.

Laskutusvirheet

Laskussa ei saa olla kirjanpidollisia virheitä, mutta tällaisia tilanteita voi esiintyä. On useita paikkoja, joissa ne esiintyvät useimmiten. Näitä ovat maksettava kokonaismäärä. Se voi olla väärin laskettu, jolloin lasku on joko alhaisempi tai korkeampi kuin pitäisi. Kumpikaan näistä vaihtoehdoista ei ole hyödyllinen. Miksi? Koska se heijastaa huonosti laskun antaneeseen henkilöön.

Voi tapahtua, että asiakas ei tarkista huolellisesti, ettei sinulta antamassasi asiakirjassa ole kirjanpidollisia virheitä, ja maksaa tällaisesta laskusta. Mutta seurauksena saatat saada liian vähän tai liian paljon rahaa. Ensimmäisessä tapauksessa sinun on pyydettävä asiakasta maksamaan ylimääräistä, mikä voi asettaa sinut huonoon valoon. Toisessa tapauksessa asiakas voi vaatia liikaa maksun palauttamista, mikä voi heijastaa huonosti yrityksesi maineeseen. Molemmissa tapauksissa tällainen lasku voi olla verotarkastuksen kohteena, joten on parempi välttää sitä.

Toinen paikka, jossa kirjanpidollisia virheitä esiintyy laskussa, on myytyjen tuotteiden arvon laskennassa. Tässä tapauksessa voi olla virhe tuotteiden kappalemäärän ja yksikköhinnan kertomisessa. Tämä tapahtuu useimmiten, kun laskelmia tehdään manuaalisesti. Virhe voi myös tapahtua arvonlisäveron laskennassa. Laskutusohjelman käyttö auttaa sinua välttämään tällaisia laskutusvirheitä, koska laskelmat tehdään automaattisesti siellä.

Laskutusvirheet – yhteenveto

Laskutusvirheitä tapahtuu kaikille. Kuitenkin, sinun tulisi olla tietoinen siitä, että niillä voi olla oikeudellisia seurauksia. Laskutusvirheet myös myöhästyttävät maksua ja voivat vaikuttaa negatiivisesti yrityksesi uskottavuuteen. Yksi ratkaisuista on käyttää erityisiä laskutusalustoja, jotka automatisoivat monia prosesseja ja samalla auttavat sinua välttämään perusvirheitä.

Lue myös: Mitä laskun tulisi sisältää? – 12 olennaista elementtiä

Tutustu siihen, miten laskuja voi laatia Firmbeellä:

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa.