Andy Nichols
Työn digitalisoitumisen lisääntyessä ja perinteisestä työsuhteesta vähitellen luopumisen myötä yritykset turvautuvat yhä enemmän freelancereihin tai itsenäisiin urakoitsijoihin. Tämän yhteistyön helpottamiseksi markkinoille on tullut Freelance Management System (FMS), ja tänään haluaisimme keskittyä tämän ratkaisun esittelyyn ja sen keskeisiin elementteihin.
Freelance Management Systemin keskeiset elementit – sisällysluettelo
Mikä on Freelance Management System?
Viime vuosina kysyntä henkilöille, joilla on erityistä tietoa tai taitoja, jotka voivat auttaa yritystä “ulkopuolelta”, on kasvanut merkittävästi. Heidän palvelunsa ovat osoittautuneet korvaamattomiksi monimutkaisia projekteja toteuttaville yrityksille. Kun tällaisille työntekijöille on yhä enemmän kysyntää, on tarpeen kehittää asianmukainen strategia tai järjestelmä heidän hallitsemisekseen.
Perinteisten työntekijöiden hallintaan tarkoitetut järjestelmät, jotka mittaavat heidän tuottavuuttaan ja tehokkuuttaan taulukkolaskentaohjelmien tai muiden ei-integroituja ohjelmien muodossa, eivät todellakaan pysty käsittelemään freelancereita. Tämän vuoksi perinteisten menetelmien soveltaminen itsenäisiin urakoitsijoihin rajoittaa heidän työtään ja samalla heidän tuottavuuttaan vakavasti. Tämän vuoksi yhä useammat organisaatiot etsivät asianmukaista freelancer-hallintajärjestelmää. Joten mikä on Freelance Management System (FMS)?
Freelance Management System on pilvipohjainen ratkaisu, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan freelancereitaan, eli freelancereita. Vaihtoehtoisesti sitä kutsutaan myös freelancer-hallintapaketiksi tai -ohjelmaksi.Oikea FMS voi auttaa organisaatioita poistamalla kaikki tehottomuudet samalla kun se tallentaa kaikki asiaankuuluvat tiedot. Ilman sitä freelancereiden hallinta on vaikeaa ja erittäin aikaa vievää. FMS-järjestelmät ovat siksi ihanteellisia toimiin, kuten urakoitsijoiden rekrytoimiseen ja järjestämiseen, työn noudattamisen valvomiseen paikallisten lakien mukaisesti, kustannusten seuraamiseen ja raportointiin sekä kulujen ennustamiseen.
FMS:n keskeiset elementit
Kaikille freelancer-hallintajärjestelmille yhteiset elementit ovat hankinta ja toteutus, freelancer-tietokannan hallinta, tiimin organisointi ja maksaminen. Ilman lisäselvityksiä, katsotaanpa, mitä nämä elementit sisältävät.
- Hankinta ja toteutus
- Freelancer-tietokannan hallinta
- Tiimin organisointi
- Maksut
Ensimmäinen askel freelancerin palkkaamisessa on löytää sellainen. Se tarkoittaa oikean henkilön löytämistä projektiimme. FMS:n sisällä rekrytointiprosessi analysoi yhteensopivuusvaihtoehtoja freelancerin taitojen ja yrityksen odotusten perusteella. Tämän freelancer-tietokannan laatu määrittää, kuinka nopeasti löydämme oikean ehdokkaan.
Kun löydämme rekrytoitavan, alkaa toinen vaihe, jota kutsutaan toteutukseksi. Se koostuu uusien työntekijöiden kouluttamisesta teknisissä asioissa, kuten sopimusten allekirjoittamisessa, laskujen laatimisessa, maksujen asettamisessa, projektipäällikköön yhteydenottamisessa jne. Lisäksi yritys luovuttaa työkalut, joita se käyttää, jotta ulkopuolisella olisi mahdollisuus nopeaan selvitykseen.
Freelancereiden hankinta ja toteuttaminen on vaativa prosessi. Kuitenkin, sinun ei välttämättä tarvitse toistaa sitä joka kerta, kun aloitat uuden projektin. Joustavuus ja freelancereiden valinta, joilla on tietyt taidot, joita tarvitaan tiettynä aikana, on merkittävä etu perinteiseen työsuhteeseen verrattuna. Tästä syystä oikean freelancer-tietokannan organisointi on erittäin tärkeä osa mitä tahansa FMS:ää.
Hyvin valitun FMS:n tulisi mahdollistaa yrityksille nopea haku työntekijöistä muun muassa heidän nykyisen saatavuutensa, työskentelyyn haluamansa palkkion ja muiden organisaatiolle merkityksellisten tekijöiden perusteella.
Jokaisen FMS:n tulisi sisältää kyky arvioida tällaisten freelancereiden työtä sekä mahdollisuus muille tiimin jäsenille antaa palautetta kyseiselle henkilölle sopimusten päättämisen yhteydessä. Tällainen palaute on todella arvokasta freelancereita käyttävien yritysten kannalta, koska se tulee suoraan projektiin osallistuvilta henkilöiltä.
Työskentely perinteisten kokoaikaisten työntekijöiden kanssa eroaa merkittävästi freelancereiden kanssa työskentelystä. Koska yritykset etsivät freelancereita joustavuuden ja asiantuntemuksen vuoksi, niiden on odotettava freelancereiden työskentelevän omien aikataulujensa mukaan ja etätyönä. FMS:t käsittelevät etätyön haasteita ominaisuuksilla, kuten web-kamerahaastatteluilla, ryhmäkeskusteluilla ja integraatioilla muiden samanaikaisesti käytettävien työkalujen kanssa. Lisäksi tämän integraation kautta saatavilla olevat budjetit ja aikataulut päivittyvät reaaliajassa.
Hyvät FMS-järjestelmät tarjoavat läpinäkyviä työkaluja maksujen seurantaan. Ne tekevät maksujen näkyvyyden tai tilan saataville molemmille osapuolille. Tämä välttää sekaannuksia, kun maksetaan rahaa tehdystä työstä, sekä erimielisyyksiä, jotka liittyvät väärin järjestettyihin maksutiloihin. FMS-järjestelmät tarjoavat työkaluja, kuten laskutusta, maksujen hyväksymistä ja aikatauluttamista. Menneiden tapahtumien tietokannan avulla on helppo järjestää kulut ja optimoida ne vastaavasti.
Yhteenveto
Oikean järjestelmän käyttäminen freelancer-työntekijöiden hallintaan tukee heidän kykyjensä maksimaalista hyödyntämistä, säästää aikaa ja luo kustannustehokkaamman ja joustavamman ympäristön keskinäiseen työskentelyyn.
Lue myös: Suositut johtamistyylit – Lewin-Lipitt-White & Reddinin lähestymistapa
Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.
Andy Nichols
Ongelmanratkaisija, jolla on viisi eri tutkintoa ja loputtomat motivaatiovarastot. Tämä tekee hänestä täydellisen liiketoiminnan omistajan ja johtajan. Etsiessään työntekijöitä ja kumppaneita hän arvostaa eniten avoimuutta ja uteliaisuutta maailmaa kohtaan.
