Kuinka aloittaa työskentely virtuaaliavustajan kanssa? Hyödyllisiä vinkkejä

Jokainen yrittäjä, joka haluaa kehittää liiketoimintaansa ajan myötä, saavuttaa vaiheen, jolloin hän tarvitsee tukea. Kuitenkin, ei heti, kun tehtävien määrä on tarpeeksi suuri palkata sopimustyöntekijä. Tällaisissa tapauksissa ihanteellinen ratkaisu on käyttää virtuaaliavustajan palveluja. Tänään keskitymme virtuaaliavustajiin, heidän rooliinsa liiketoiminnassa, heidän taitoihinsa ja tapoihin löytää heidät. Jos et ole koskaan työskennellyt yhden kanssa, tämä artikkeli auttaa sinua varmasti valitsemaan ihanteellisen etätyöntekijän.

Virtuaaliavustaja – sisällysluettelo:

1. Kuka on virtuaaliavustaja?
2. Mitä virtuaaliavustaja tekee?
3. Miten löydät virtuaaliavustajan?
4. Miten voit varmistaa virtuaaliavustajan taidot?
5. Mikä on paras tapa työskennellä virtuaaliavustajan kanssa?
6. Yhteenveto

Kuka on virtuaaliavustaja?

Virtuaaliavustaja on etätyöntekijä, joka suorittaa annettuja tehtäviä mistä tahansa maailmassa käyttäen tietokonetta ja Internetiä. Hän on henkilö, joka korvasi perinteisen toimistotyöntekijän. Tämä henkilö voi hoitaa asioita, jotka liittyvät tiukasti yrityksen pyörittämiseen takatoimistosta, kuten laskujen laatiminen, yhteydenpito tukkukauppiaisiin tai verkkosivuston hoitaminen, mutta ei vain. Virtuaaliavustajien tarjoamien palvelujen luettelo kasvaa jatkuvasti, ja tämä ammatti on yhä suositumpi.

Mitä virtuaaliavustaja tekee?

Virtuaaliavustajien osaamisalueet ja siten tarjoamien palvelujen luettelo ovat äärimmäisen monipuolisia. Silti jokaisella heistä on erikoistuminen, jossa he tuntevat olonsa mukavimmaksi. Joskus se on hyvin laaja ja kattaa koko tehtäväluettelon tai joskus se koskee yhtä erityistä taitoa. Siksi, kun etsit virtuaaliavustajaa, avainaskel on määritellä tehtävät, jotka haluat hoitaa.

Monet virtuaaliavustajat aloittavat yksinkertaisista toimistotehtävistä, mutta ajan myötä he osallistuvat lisäkoulutukseen ja laajentavat osaamistaan. Lopulta asiakas saa yhden työntekijän, joka suorittaa koko joukon tehtäviä. On kätevämpää, kun yksi henkilö on vastuussa koko projektista. Sekä johdonmukaisuuden että tulosten hallinnan kannalta.

Viittauksen helpottamiseksi alla on luettelo esimerkkitehtävistä, joita VA voi suorittaa:

Tyypilliset hallinnolliset tehtävät

Nämä ovat tehtäviä, joita perinteinen toimistoavustaja myös suorittaa. Näihin voi kuulua kalenterin hoitaminen, tapaamisten aikatauluttaminen tai sähköpostin käsittely. Hallinnollisiin asioihin liittyvät virtuaaliavustajat voivat myös olla vastuussa laskujen laatimisesta tai tilauksista valmistajille. Tällainen avustaja valmistaa myös sinulle asiakirjamalleja tai suorittaa työntekijän alkuperäisen rekrytoinnin. Yhteenvetona – he tukevat sinua kaikissa hallinnollisissa ja toimistoon liittyvissä asioissa, jotka liittyvät liiketoimintasi pyörittämiseen.

Verkkoliiketoiminnan tuki

Tämä kategoria voi sisältää paljon. Virtuaaliavustaja, joka erikoistuu teknisiin asioihin, voi olla vastuussa laskeutumissivun luomisesta uudelle verkkokurssille tai verkkokaupan perustamisesta. Jotkut avustajat erikoistuvat tiettyihin ohjelmiin, kuten editointiin tai videon editointiin.

Markkinointi- ja mainontatoimet

Tämä luettelo kattaa kaikki toimet, jotka tähtäävät brändin kehittämiseen. Tämä sisältää mainosmateriaalien, eli sisällön, grafiikan tai videon, luomisen, mutta myös kattavan tuen sosiaalisessa mediassa tai verkkosivustolla. Virtuaaliavustaja voi myös erikoistua mainoskampanjoiden luomiseen tietyllä alustalla tai sisällön tuottamiseen.

Tietenkin yllä oleva luettelo ei ole täydellinen eikä se sisällä kaikkia tehtäviä, jotka voit delegoida avustajalle. Tämä erittely ei myöskään tarkoita, että yksi henkilö ei voisi hoitaa sosiaalista mediaa ja tarkistaa sähköpostia samanaikaisesti. Usein huomaat, että yksi virtuaaliavustaja korvasi työntekijöitä useissa osastoissa. Tämä jousto on yksi tämän ammatin suurimmista eduista ja syy siihen, miksi yhä useammat yrittäjät työskentelevät virtuaaliavustajan kanssa.

Vaikka virtuaaliavustaja liitetään yksinomaan etätyöhön, tämä ei aina pidä paikkaansa. Joissakin tapauksissa työnantajat etsivät henkilöä, joka voi myös auttaa paikan päällä tehtävissä, kuten toimistovierailuissa tai asiakirjojen lähettämisessä postissa.

Miten löydät virtuaaliavustajan?

Tämä ammatti on yhä suositumpi, mutta silti monet yrittäjät eivät tiedä etäyhteistyön mahdollisuudesta. Vaikka he olisivat kuulleet siitä, heillä ei ole aavistustakaan siitä, mistä ja miten löytää heidät. On useita tapoja aloittaa yhteistyö.

Verkkosivustot

Monilla virtuaaliavustajilla on digitaaliset käyntikortit verkkosivustojen muodossa. Niillä he esittelevät portfoliotaan, taitojaan ja asiakaspalautetta, jota he ovat saaneet. On kuitenkin syytä muistaa, että parhaiten sijoittuneet sivustot näkyvät aina ensimmäisissä hakutuloksissa.

Sosiaalinen media

Koska kyseessä on etätyö, rekrytointi tapahtuu myös etänä. Liittyminen johonkin Facebook-ryhmään on yksi tehokkaimmista menetelmistä. Sinun tarvitsee vain lisätä ilmoitus työpaikasta ja tehtävien kuvauksesta, ja vastauksena saat varmasti muutaman tai kymmenen kiinnostavaa tarjousta. Tällaiset ryhmät kokoavat virtuaaliavustajia, joten voit olla varma, että tarjouksesi menee suoraan päteville ihmisille. Voit myös lisätä ilmoituksen johonkin liiketoimintaryhmään, joka liittyy liiketoimintasi profiiliin. Tämän ansiosta sinulla on paremmat mahdollisuudet löytää henkilö, jolla on kokemusta tai kiinnostusta alasi liittyen.

Virtuaaliavustaja-agentuurit

Jotkut agentuurit työskentelevät virtuaaliavustajien kanssa. Tällä ratkaisulla on etuja ja haittoja. Suurin etu on se, että vastuuhenkilö huolehtii parhaan työntekijän valinnasta. Sinun on vain laadittava luettelo erityisistä tehtävistä, jotka haluat ulkoistaa. Agentuurin vastuuhenkilö tietää tarkalleen, kenen kanssa he työskentelevät ja kenelle tietynlaista tehtävää kannattaa antaa. Lisäksi kaikki avustajat ovat käyneet rekrytointiprosessin läpi, joten heidän on täytynyt osoittaa taitonsa.

Näissä tapauksissa allekirjoitat sopimuksen agentuurin kanssa etkä tietyn avustajan kanssa, mikä on myös etu joissakin tilanteissa. Ensinnäkin vastuusi ei ole työn valvominen. Sinulle tärkeintä on tulos, ja lopusta huolehtii agentuuri. Suurin haitta on kuitenkin hinta, joka on korkeampi kuin suoran yhteistyön tapauksessa. Silti, jos budjetti ei ole ongelma sinulle, kannattaa kokeilla.

Freelance-sivustot

Yhä suositumpi tapa etsiä erilaisia asiantuntijoita on ilmoitusten lisääminen freelancereita yhdistäville sivustoille, kuten Upwork. Lisää vain tarjous ja kuvaa tietty asema, ja hetken kuluttua saat joukon vastauksia ympäri maailmaa.

Suositukset ovat myös hyvä tapa löytää virtuaalitukea. On hyvä idea kysyä ystäviltä, jotka työskentelevät samankaltaisilla aloilla tai pyörittävät omia yrityksiään, ovatko he käyttäneet tällaista ratkaisua. Virtuaaliavustajat työskentelevät usein useiden yrittäjien kanssa samanaikaisesti, ja suosituksen kautta palkkaaminen on yksi parhaista tavoista löytää täydellinen työntekijä.

Miten voit varmistaa virtuaaliavustajan taidot?

Hyvin tunnettu muoto alkuperäisestä taitojen tarkistamisesta on rekrytointikyselylomakkeen laatiminen. Tämä on hyvä tapa valita parhaat ehdokkaat jo alkuvaiheessa ja samalla paljon parempi menetelmä tutustua ehdokkaaseen.

Oikein valitut kysymykset paljastavat paljon enemmän kuin CV tai saatekirje. Kiinnostava lisä rekrytointikyselyyn voi olla tilannekysymyksiä, joissa voit kuvata esimerkkitilanteita, joissa yritys on ollut ja pyytää ratkaisua ongelmaan. Tällaiset vastaukset mahdollistavat arvioimisen, ajattelevatko ihmiset samankaltaisilla kaavoilla ja mitä arvoja he noudattavat. Joskus kyselylomakkeen mukana on myös lyhyt rekrytointitehtävä, joka koostuu grafiikan valmistamisesta tietyssä ohjelmassa tai lyhyen tekstin kirjoittamisesta.

Perustaitojen tarkistamisen lisäksi tällaisilla kyselyillä on toinen etu. Niiden vastaaminen vaatii hieman halua ja sitoutumista, joten voit olla varma, että henkilö, joka lähettää tarjouksensa, on kiinnostunut työskentelemään kanssasi ja on varma taidoistaan.

Alkuanalyysin jälkeen sinulle lähetetyistä tarjouksista sinun on valittava muutama paras ehdokas. Verkkovideohaastattelu, joka toteutetaan verkossa jokaisen kanssa, auttaa sinua tekemään lopullisen valinnan. Tähän tarkoitukseen on monia alustoja, kuten Google Meet tai Zoom.

Mikä on paras tapa työskennellä virtuaaliavustajan kanssa?

Yksi vastaus siihen on: se riippuu.

Kun puhutaan itse sopimustyypistä, se on useimmiten B2B, sillä virtuaaliavustajat pyörittävät omia yrityksiään tai työskentelevät liiketoimintainkubaatoreissa tai muissa yrityksissä, jotka mahdollistavat laskutuksen heidän työstään. Joissakin tapauksissa yrittäjät kuitenkin mieluummin allekirjoittavat standardin mukaisen siviilioikeudellisen sopimuksen. On myös syytä muistaa lisäasiakirjat, jotka on allekirjoitettava, jos yhteistyö sitä vaatii, kuten salassapitosopimus.

Yhteistyö virtuaaliavustajan kanssa voi olla pitkäaikaista tai se voi olla tietty tehtävä, joka on suoritettava, esim. tutkimuksen tekeminen tiettyä tilausta varten tai tuotteiden esittely verkkosivustolla.

Kun puhutaan laskutuksesta, tilanne ei ole enää niin yksinkertainen. On useita vaihtoehtoja saatavilla. Jotkut virtuaaliavustajat tarjoavat tuntipaketteja, jotka yrittäjä voi ostaa. Paketti voi sisältää 10 tai jopa 40 työtuntia. Useimmiten se on voimassa 30 päivää, ja yrittäjän on päätettävä paketin koko kuukauden alussa.

Tällainen menetelmä toimii parhaiten, kun yhteistyön laajuus virtuaaliavustajan kanssa on suuri mutta epäsäännöllinen, esim. yrittäjä tarvitsee tukea asiakaspalvelussa, mutta yhteisö on niin pieni, että se on vain tunnin tehtävä päivässä, ja virtuaaliavustajan tehtäviin kuuluu myös sosiaalisen median postausten luominen. Tämän ansiosta hän voi vapaasti jakaa aikaansa eri tehtäville, ja asiakas maksaa vain todellisista työtunneista.

Jos yhteistyö perustuu tiettyyn tehtävään, parempi selvitysmuoto voi olla luomistyön perusteella tapahtuva selvitys. Yhteistyön alussa sovitaan lopullinen summa, esim. mainosluettelon laatimisesta tai e-kirjan kokoamisesta. Tässä tapauksessa ei ole tärkeää, kuinka paljon aikaa avustajasi käyttää sen valmistamiseen. Tärkeintä on tulos – valmis tuote.

Yhteenveto

Työskentely virtuaaliavustajan kanssa on mahdollisuus löytää työntekijä ilman pitkäaikaista sitoutumista. Se on loistavaa kasvaville yrityksille tai yrityksille, jotka tarvitsevat tukea vain kausiluonteisesti. Taloudellinen puoli on myös valtava etu. Yrittäjä aiheuttaa kustannuksia vain silloin, kun hän tarvitsee niitä. Hän maksaa todellisesta työajasta, ei siitä, että istuu toimistossa tai pitää kahvitaukoa.

Virtuaaliavustuksen etuja ovat myös monipuolisuus. Toisaalta yrittäjä voi pyytää tukea yksinkertaisissa asioissa, jotka vievät häneltä paljon aikaa joka päivä, ja saada tilaa luovalle työlle ja kehitykselle. Toisaalta hän voi laskea apua asioissa, jotka ylittävät hänen osaamisensa, kuten ohjelmien tekninen tuki. Loppujen lopuksi liiketoiminnan omistajan ei tarvitse tietää kaikkea.

Siinä kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää työskentelystä virtuaaliavustajan kanssa. Lue myös: 11 syytä palkata virtuaaliavustaja liiketoimintaasi

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.