Miten hallita taloussuunnittelua järjestössäsi?

Sekä yrityksille että kansalaisjärjestöille käytettävissä olevat taloudelliset resurssit ovat ratkaisevan tärkeitä päivittäisessä toiminnassa ja kasvussa. Yritykset pohtivat jokaista liiketoimintapäätöstä tehdessään, onnistuvatko ne pysymään budjetissa, mikä on yleensä koko osaston vastuulla, joka keskittyy kulujen suunnitteluun. Tilanteen tulisi olla samanlainen kansalaisjärjestöille, jotka valitettavasti usein puuttuu riittävä tietämys taloudellisesta suunnittelusta. Miten hallita taloudellista suunnittelua kansalaisjärjestössäsi? Lue artikkelimme ja opi lisää.

Kansalaisjärjestön taloudellinen suunnittelu – sisällysluettelo:

1. Taloudellinen suunnittelu – mitä se sisältää?
2. Mikä on taloudellisen suunnittelun tarkoitus kansalaisjärjestössä?
3. Teknologian merkitys
4. Yhteenveto

Taloudellinen suunnittelu – mitä se sisältää?

Jokainen organisaatio pyrkii varmistamaan likviditeettinsä, mikä tarkoittaa sellaisten resurssien omistamista, jotka mahdollistavat toiminnan jatkuvuuden ja siten etukäteen asetettujen tavoitteiden saavuttamisen. Tämän toteuttamiseksi on tarpeen suunnitella, organisoida, valvoa ja seurata taloudellisia resursseja. Kansalaisjärjestöjen tapauksessa se monimutkaistuu – erityisesti kun monet tahot olettavat, että niiden tulisi keskittyä toimimaan yhteisön hyväksi sen sijaan, että ne valvoisivat tulojaan ja menojaan.

Kuitenkin on pidettävä mielessä, että ilman asianmukaisesti järjestettyjä talouksia, jotka ovat tarpeen sekä toimintakuluja (esim. kirjanpitokulut, toimiston ylläpito, materiaalit jne.) että projektitoimintaa varten, ei ole mahdollista saavuttaa etukäteen asetettuja tavoitteita. Loppujen lopuksi ei ole organisaatiota, jonka toimintakulut olisivat nolla.

Mikä on taloudellisen suunnittelun tarkoitus kansalaisjärjestössä?

Taloudellinen suunnittelu mahdollistaa sen määrittämisen, mitkä kansalaisjärjestön menot ovat tarpeen tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi, ja mitä varoja on hankittava budjetin tasapainottamiseksi. Meidän tulisi varmistaa, että se määrittelee suunnitellut tulot ja menot, varojen kohdistamisen ja valitut rahoituslähteet (paikallishallinnon avustukset, yksityiset lahjoitukset, EU-varat jne.).

Näin ollen suunnitelma on peruskeino varmistaa taloudellisen likviditeetin ylläpito, erityisesti kun on riski, että osa avustuksista saaduista varoista saapuu myöhemmin kuin alun perin odotettiin. Suunnitelma (esim. puolivuosittainen tai vuosittainen, tai osana yhtä projektia, joka on järjestetty koko vuoden ajan) on välttämätön vakauden rakentamiseksi – vaikka sitä jouduttaisiin muokkaamaan sisäisen tai ulkoisen tilanteen muutoksen vuoksi. Sen laatiminen mahdollistaa muun muassa sen määrittämisen:

• tarvitsemmeko etsiä uusi rahoituslähde kattamaan menomme,
• olemmeko saaneet oletetun rahamäärän tietystä tahosta,
• pitäisikö meidän miettiä menojen vähentämistä nykytoiminnassa.

Teknologian merkitys

Parantaaksemme taloudellista suunnittelua, on syytä panostaa ohjelmiin, jotka tukevat tätä prosessia – erityisesti jos ne ovat saatavilla ilmaiseksi kansalaisjärjestöille. Firmbeen avulla on mahdollista pitää jatkuvaa valvontaa tietyn projektin budjetista, mikä on olennainen osa taloushallintoa kansalaisjärjestöissä. Firmbeen ansiosta voit:

• järjestää taloudelliset tiedot,
• tallentaa taloudelliset tiedot yhteen paikkaan,
• liittää tulot ja menot asianmukaisiin projekteihin,
• tarjota pääsy tarvittaviin taloudellisiin tietoihin.

Firmbeen erilaiset taloushallintotoiminnot helpottavat sinua valvomaan, ylittävätkö menot saamasi varat lahjoittajilta, avustuksista ja muista kansalaisjärjestöjen tukimuodoista. Lisäksi, mahdollisuuden jakaa taloudellisia tuloksia ulkoisten tahojen kanssa, ohjelma varmistaa täydellisen läpinäkyvyyden ja inspiroi suurempaa luottamusta sponsoreiden keskuudessa. Tällainen talousjärjestelmä auttaa myös laatimaan taloudellisia raportteja ja esittämään kokonaismenot hallituksille lain säädösten mukaisesti.

Toinen tapa suunnitella kansalaisjärjestön taloutta oikein on palkata kokenut henkilö, jonka ainoa vastuu on harjoittaa täyttä valvontaa budjetista. Silloin voit olla varma, ettei taloudellisia ongelmia ilmene, joita olisi vaikea käsitellä.

Yhteenveto

“Jos et suunnittele, suunnittelet epäonnistumista.” – nämä sanat pätevät loistavasti mihin tahansa liiketoimintaan, olipa se voittoa tuottavaa tai voittoa tavoittelematonta, mutta kansalaisjärjestön tapauksessa niillä on vielä suurempi merkitys. Tämä johtuu siitä, että kansalaisjärjestöt toteuttavat laajoja varainhankintatoimia, joiden lopputulos on aina epävarma, samalla kun ne yrittävät löytää keinoja pitää päivittäisten toimintojen ja strategisten projektien kulut mahdollisimman rajattuina. Oikean taloussuunnitelman laatiminen välttää ongelmia tulevaisuudessa valvomalla toteutusta ja reagoimalla jatkuvasti muuttuviin sisäisiin tai ulkoisiin tilanteisiin.

Lue myös: Tehokkaita tapoja johtaa kansalaisjärjestöä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.