Projektin elinkaari | #13 Projektinhallinnan aloittaminen

Jokainen projekti kestää hyvin määritellyn ajan. Riippumatta sen työmenetelmistä, se käy läpi erilaisia tunnistettavia vaiheita. Mitkä vaiheet koostuvat projektin elinkaarista? Lue lisää saadaksesi selville!

Projektin elinkaari – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Mikä on projektin elinkaari?
3. Projektin elinkaaren vaiheet
4. Syklin kulku
5. Yhteenveto

Johdanto

On vaikeaa puhua projektien aikadimensionaalisuudesta. Ei vain siksi, että PMI:n vuoden 2021 raportin mukaan jopa 45 % niistä vaatii pidennettyjä valmisteluaikoja tavoitteidensa saavuttamiseksi. Myös siksi, että ei ole universaalia kaaviota peräkkäisistä vaiheista tai tasoista, joilla kuvata kutakin projektia.

Sen vuoksi tänään tarkastelemme, miten tällainen projekti kehittyy ajan myötä. Vastaamme kysymykseen siitä, mitä projektin elinkaari on. Tarkastelemme myös, miten tulosten toimituksen rytmi ja valittu metodologia – ketterä tai vesiputous, jota kutsutaan myös ennakoivaksi – liittyvät projektin elinkaareen.

Mikä on projektin elinkaari?

Elinkaari kulkee projektin alusta sen loppuun ja koostuu vaiheista, jotka johtavat lopulta liiketoiminta-arvon toimittamiseen sidosryhmille. PMBOK määrittelee sen seuraavasti:

“Sarja vaiheita, joita projekti käy läpi sen alkuperästä sen valmistumiseen.”

Ketterät ja lean-menetelmiä käyttävät projektit eivät yleensä käytä projektin elinkaaren ja sen vaiheiden tai tasojen käsitteitä. Ketterät käytännön toteuttajat pitävät niitä vaikeina määritellä ja yksinkertaisesti hankalina. Kuitenkin tällaisia vaiheita on edelleen olemassa projekteissa, jotka käyttävät ketteriä menetelmiä. Voimme helposti havaita vaiheet. Esimerkiksi tarkastelemalla valmiin projektin dokumentaatiota tai projektinhallintaohjelmiston tarjoamia analyysejä, voi nähdä, milloin “suoritus” ja “testaus” -merkinnällä varustetut tehtävät alkoivat hallita projektia. Näiden vaiheiden keston tai kustannusten perusteella voi tehdä mielenkiintoisia johtopäätöksiä tulevaisuutta varten.

Kuitenkin projektin elinkaari näyttelee paljon suurempaa roolia vesiputousmallissa. Silloin se on hyödyllinen jatkuvassa työssä, koska se mahdollistaa tarkemman pitkän aikavälin suunnittelun. Projektin elinkaaren vaiheiden erottaminen voi myös merkittävästi helpottaa aikataulun laatimista ja siten projektin tehokasta ja ajankohtaista toteuttamista.

Projektin elinkaaren vaiheet

Projektin elinkaaren vaiheet voivat seurata toisiaan eri järjestyksissä. PMBOK:n mukaan keskeiset vaiheet ovat:

• Aloitusvaihe – tässä tärkeintä on tarkistaa projektin toteutettavuus ja sen hyväksyntä keskeisiltä sidosryhmiltä.
• Suunnitteluvaihe – keskittyy ensisijaisesti tietojen, työkalujen ja projektitiimin keräämiseen.
• Toteutusvaihe – aikana, jolloin projektiin liittyvä tuote tai palvelu luodaan.
• Testausvaihe – jossa projektin tulosta analysoidaan toteutuksen laadun osalta ja se alistetaan lopulliselle tarkastukselle tiimin ja asiakkaan toimesta.
• Toimitusvaihe – tuote tai palvelu testataan kohdeympäristössä ja projektin tyypistä riippuen markkinoidaan tai lopulta asennetaan asiakkaan tiloihin.
• Projektin päättäminen – tiimi tekee johtopäätöksiä projektin toteutuksesta ja tulevista sovelluksista hankitusta tiedosta, ja projektidokumentaatio arkistoidaan.

Jokaisella vaiheella voi olla erityiset poistumiskriteerit. Projektin on täytettävä nämä ehdot siirtyäkseen seuraavaan vaiheeseen. Silti projektin elinkaaressa vaiheet eivät aina seuraa toisiaan vain kerran.

Syklin kulku

Syklin kulku voi olla lineaarinen. Silloin peräkkäiset vaiheet seuraavat toisiaan. Kuitenkin monissa tapauksissa aloitusvaihetta seuraavat toistuvasti suunnittelu, toteutus ja testaus, ja jopa alkuperäinen toteutus. Tämä johtuu siitä, että projektin elinkaaren vaiheiden syklisyys riippuu:

• projektin tulosten luonteesta – riippuen teollisuuden standardeista, esimerkiksi siitä, kuinka monta kertaa ja kuka tuote testataan ennen lopullista toteutusta, mikä on helppo kuvitella kosmetiikan, lääkkeiden tai ohjelmiston lanseeraamisen esimerkin avulla,
• metodologiasta – vesiputous tai ketterä, jossa toimenpiteiden toistettavuutta vaikuttaa se, kuinka innovatiivinen tulos on ja kuinka yhteistyö sidosryhmien kanssa sujuu,
• tulosten toimituksen rytmistä

Tulosten toimituksen rytmi voi olla rajoitettu kertatoimitukseen, kun projektin tavoite liittyy tietyn tuotteen luomiseen tai ainutlaatuisen palvelun suorittamiseen. Se voi myös olla syklinen, kuten parannetun ja päivitetyn ohjelmiston tai säännöllisin välein suoritettavan palvelun tapauksessa. Toimitus voi myös koostua useista ei-niin-tiiviisti liittyvistä komponenteista. Esimerkiksi, kun projektin tavoite on elvyttää puisto, se voi koostua niin monenlaisista tehtävistä kuin:

• olemassa olevan kasvillisuuden analysointi
• paikallisen yhteisön tarpeiden tunnistaminen
• puun istutukset
• polkujen rajaaminen
• valaistuksen asentaminen

Tässä tapauksessa jokaisessa näistä vaiheista on tarpeen käydä läpi lähes koko sykli – suunnittelusta toteutukseen.

Yhteenveto

Projektin elinkaari on sarja peräkkäisiä vaiheita, jotka voivat tapahtua kerran tai muodostaa silmukoita, jotka toistuvat useita kertoja. Ne johtavat lopulta liiketoiminta-arvon toimittamiseen, eli projektin tavoitteen toteuttamiseen, ja ne alkavat aina projektin aloittamisesta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.