Mikä on asynkroninen viestintä?

Asynkroninen viestintä – tiedätkö, mitä se on? Viime vuodet ovat tuoneet mukanaan monia muutoksia, mutta haasteiden lisäksi on myös etuja. Yritykset olivat pakotettuja työskentelemään etänä, ja osa niistä on pitänyt tätä työskentelytyyliä tähän päivään asti. Yritysten omistajat ovat huomanneet, että etätyöllä on monia etuja, mutta osa niistä voidaan liittää suoraan asynkroniseen viestintään, ei pelkästään etätyöhön.

Mitä on asynkroninen viestintä? – sisällysluettelo:

1. Asynkroninen viestintä – merkitys?
2. Asynkronisen viestinnän edut
3. Asynkroninen viestintä yrityksessäsi
4. Yhteenveto

Asynkroninen viestintä – merkitys?

Työntekijät, jotka voivat työskennellä kotoa, voivat säästää paljon aikaa, koska heidän ei tarvitse matkustaa ruuhka-aikoina. Tämä on erityisen järkevää tilanteessa, jossa etäisyys kotoa toimistoon on suuri. Mutta etätyö ei tee työntekijästä tehokkaampaa.

Tärkeää on työskentelytyyli, jossa tulokset ja saavutukset ovat tärkeitä sen sijaan, että tuntimäärät olisivat keskiössä. Asynkroninen viestintä antaa työntekijöille vapautta luovuudelle ja antaa heille hallinnan tunteen tilanteesta. Huolista huolimatta ihmiset, jotka vapautetaan paikoistaan toimistoissa, suorittavat tehtävänsä innokkaammin, ajallaan ja paremmilla tuloksilla.

Asynkroninen viestintä ei vaadi välitöntä vastausta. Esimerkki asynkronisesta viestinnästä on sähköposti, joka voi odottaa vastausta. Välitön vastaus sähköpostiin on esimerkki synkronisesta viestinnästä.

Viestintäohjelmat ovat paras esimerkki synkronisesta viestinnästä, koska ne mahdollistavat yhteydenpidon reaaliajassa. Useimmilla työntekijöillä on ilmoitukset sähköpostitileillään, ja he vastaavat sähköposteihin heti niiden saapumisen jälkeen, mikä tarkoittaa, että heidän viestintänsä on myös synkronista.

Useimmat viestit eivät vaadi välitöntä vastausta – nopeampi ei aina tarkoita parempaa. Sähköposteihin vastaaminen vie huomion ja häiritsee työrytmiä. Häiriötekijät, kuten sähköpostiviestit, ilmoitukset ja puhelut, ovat valtava tuottavuuden vihollinen. Joskus yksi tehtävä, joka pitäisi tehdä tunnissa, vie paljon enemmän aikaa tehokkuusongelmien vuoksi.

Paras vastaus tällaisiin ongelmiin on asynkroninen viestintä. Jotta se toimisi, säännöt on asetettava koko organisaatiossa. Muuten jotkut työntekijät voivat kokea vastausten puutteen epäkohteliaisuuden ja huomioimisen merkkinä, eivätkä yrityksen tehokkuuden parantamisyrityksenä.

Asynkronisen viestinnän edut

Useimmat työntekijöille annetut tehtävät voidaan suorittaa asynkronisen viestinnän järjestelmässä. On toimialoja, kuten asiakaspalvelu, jotka vaativat saatavuutta tietyinä aikoina. Mutta luovat tehtävät, lausuntojen valmistelu tai esitykset voidaan siirtää asynkroniseen ympäristöön.

Työntekijä saa tehtäviä määräajan kanssa, ja hänelle jää päätösvalta siitä, milloin hän suorittaa tehtävän. Tällainen toimintatapa mahdollistaa tehokkuuden lisäämisen ja antaa mahdollisuuden sovittaa annetut tehtävät muihin päivittäisiin velvoitteisiin. Joustavilla työajoilla työskentelevät työntekijät ovat yleensä tyytyväisempiä työhönsä ja suorittavat tehtävänsä mielellään. Antamalla työntekijöille mahdollisuuden jättää viestit huomiotta ja vapauttamalla heidät velvollisuudesta vastata heti jokaiseen sähköpostiin, voidaan lisätä heidän tuottavuuttaan. Ilmoitukset ja puhelut eivät auta keskittymään, ja jokainen keskeytys voi aiheuttaa ongelmia tehtävään palaamisessa.

Useimmat toimialat eivät voi luopua synkronisesta viestinnästä kokonaan, mutta parannuksia ja muutoksia on mahdollista tehdä. Jos sinun tarvitsee järjestää kokous tiimisi kanssa, yritä organisoida se eri tavalla. Anna tiimille mahdollisuus suorittaa kaikki muut velvoitteet asynkronisesti ennen kokousta. Miten? Anna tiimillesi kaikki oppimateriaalit ja tehtävät etukäteen ja aseta sitten kokouksen päivämäärä. Tämä lähestymistapa antaa työntekijöillesi mahdollisuuden oppia ja hankkia tietoa heille parhaiten sopivana aikana.

Kokous on tehokkaampi ja tuo enemmän tyytyväisyyttä kaikille. Kaikkien osallistujien pakottaminen katsomaan pitkiä esityksiä yhdessä muiden tiimin jäsenten kanssa ei ole tehokasta. Vastoin yleistä uskomusta, enemmän vapautta johtaa suurempaan halukkuuteen työskennellä ja suurempaan kunnianhimoon.

Asynkroninen viestintä yrityksessäsi

Jos suunnittelet uuden viestintämallin käyttöönottoa yrityksessäsi, aloita pienistä askelista. Yksi tunnetuimmista ongelmista asynkronisessa viestinnässä on se, että jotkut henkilöt odottavat välitöntä vastausta kysymyksiinsä, kommentteihinsa tai viesteihinsä.

On tärkeää tehdä pieniä muutoksia ja asettaa selkeät säännöt. Useimmissa digitaalisissa työkaluissa, joita käytetään viestintään, on mahdollisuus asettaa statuksia. Ilmoita yhteistyökumppaneillesi, että heidän tulisi käyttää näitä toimintoja työskennellessään tehtäviensä parissa ja tarvitessaan keskittymistä. Muut työntekijät eivät saisi odottaa saavansa välittömiä vastauksia. Tämä auttaa välttämään tarpeetonta stressiä viestintäkanavan molemmilta puolilta.

Jos käytät sähköpostiviestejä viestintään, yritä jakaa kalenterisi, johon kaikki työntekijät asettavat aikablokit. Tämän toiminnon avulla kaikki yhteistyökumppanit saavat tietoa siitä, milloin he voivat odottaa vastauksia sähköposteihinsa.

Yhteenveto

Asynkroninen viestintä vai synkroninen viestintä – kumman mallin valitset? Ei ole yhtä reseptiä tiimin tehokkuuden lisäämiseksi. Asynkroninen viestintä vaikuttaa olevan mielenkiintoinen idea häiriöiden ja keskittymisen puutteen ongelmien torjumiseksi työntekijöiden keskuudessa. On syytä muistaa, että reaaliaikaisista kokouksista luopuminen ei ole onnellinen keskitie, jota voidaan käyttää ilman harkintaa. Kokousten on oltava omistettu tehtävien luomiseen ja yhteistyöhön ongelmanratkaisussa, jotta ne tuottavat hyötyjä yritykselle.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.