Mikä on RAG-tila ja miksi se on tärkeä projektinhallinnassa?

Yksi tehokkaan projektinhallinnan tärkeimmistä elementeistä on pitää riittävä kontrolli jokaisesta toimenpiteestä, joka liittyy alussa tunnistettuihin riskeihin, jotka voivat ilmetä projektin aikana. On neljä taktiikkaa, joilla käsitellään tällaisia riskejä: välttäminen, siirtäminen (esim. ottamalla vakuutus), lieventäminen ja hyväksyminen. Valitun strategian toteuttamiseksi tiettyyn tehtävään projektissa voi olla hyödyllistä käyttää RAG-statusta. Tämän päivän blogikirjoituksessa selitämme, mitä lyhenne tarkoittaa ja miten tätä tekniikkaa voidaan käyttää käytännössä. Jatka lukemista.

RAG-status – sisällysluettelo:

1. Mitä on RAG-status?
2. Punainen, keltainen, vihreä – mitkä ovat erot?
3. RAG-statuksen käyttö – mitä on tärkeää?
4. Milloin käyttää RAG-statuksia?
5. Yhteenveto

Mitä on RAG-status?

RAG tarkoittaa kolmea väriä: punaista, keltaista tai vihreää, joita käytetään perinteisesti liikenteessä liikennevalojen muodossa. Mainitut värit ovat löytäneet sovelluksensa projektien luokittelussa – ne osoittavat, missä vaiheessa tietty projekti on ja mitä tukea se tarvitsee tietyllä hetkellä. Siksi värit ovat tärkeitä yrityksen johtoryhmälle (omistajat, osakkeenomistajat, sidosryhmät jne.), joille projektipäällikkö raportoi työn edistymisestä. Vihreä tarkoittaa yleensä projekteja, jotka etenevät sujuvasti, kun taas punainen tarkoittaa niitä, jotka tarvitsevat tällä hetkellä enemmän tukea.

Punainen, keltainen, vihreä – mitkä ovat erot?

Tietyt ehdot, jotka on täytettävä, jotta projekti saa tietyn värin, määritellään yksilöllisesti jokaisessa yrityksessä. Voidaan kuitenkin todeta, että punainen väri annetaan projekteille, jotka ovat myöhässä tai ylittäneet budjetin. Tällainen tilanne voi johtua riittämättömistä resursseista, huonoista projektivaatimuksista tai johtajan kyvyttömyydestä käsitellä mahdollisia vaikeuksia. Entä muut värit?

• Vihreä väri tarkoittaa, että projekti etenee oikeaan aikaan, sen laajuudessa ja budjetissa, mikä tarkoittaa, että projektipäälliköillä on kaikki hallinnassa, eikä johtoryhmää tarvitse ottaa mukaan.
• Keltainen väri osoittaa, että tilanne on tällä hetkellä vakaa, ja projektitiimi työskentelee suunnitelmien mukaan, mutta tietyssä tehtävässä voi olla viivästystä vaikuttamatta lopulliseen määräaikaan. Siksi johtoryhmän tulisi odottaa tulevia ongelmia, jotka vaativat puuttumista.

RAG-statuksen käyttö – mitä on tärkeää?

Käytettäessä yllä kuvattuja värejä on äärimmäisen tärkeää varmistaa, että tiimin johtajat ovat asianmukaisesti koulutettuja ja ymmärtävät kunkin värin määritelmät, ehdot, jotka on täytettävä tietyn värin määrittämiseksi, ja mitä askelia on otettava seuraavaksi. Tämä on ainoa tapa varmistaa, että projektille annetaan oikea status. Haluaisit varmasti välttää tilannetta, jossa vihreän statuksen omaava projekti tarvitsee tukea viime hetkellä, sillä voi olla liian myöhäistä ryhtyä toimiin. Saattaa myös käydä ilmi, että punaisena ilmoitetut ongelmat eivät olleet niin vakavia kuin alun perin luultiin, ja että käytit resursseja turhaan.

Milloin käyttää RAG-statuksia?

Värikoodaus on kriittistä johtoryhmälle, jolle yrityksen käytäntöjen mukaan toimitetaan viikoittaisia tai kuukausittaisia raportteja. Kuitenkin johtajat voivat myös määrittää RAG-statuksia projektin tärkeimmille osille, kuten budjetille, projektin määräajalle, riskeille ja tärkeille tehtäville. Tällainen kontrolli yksittäisten projektiosien yli lisää mahdollisuuksia reagoida asianmukaisesti ja nopeasti riippuen ilmoitetusta statuksesta. Tähän tarkoitukseen voit käyttää värikoodausta Excelissä tai valita sopivan ohjelmiston.

Yhteenveto

RAG-statusten käyttö projektinhallinnassa on tapa saada parempi kontrolli projekteista ja nopeuttaa raportointiprosessia. On kuitenkin olennaista, että yritys määrittelee selkeästi ehdot, jotka on täytettävä, jotta projekti saa vihreän, keltaisen tai punaisen statuksen. Yleinen sanonta “parempi varovainen kuin pahoillaan” viittaa siihen, että on hyvä käytäntö antaa huonompi status epävarmuuden vallitessa. Kuitenkin et voi aina olla varma, että johtajat noudattavat tätä, joten on tarpeen huolehtia siitä yksilöllisesti.

Lue myös: Kuinka käsitellä suuria ongelmia projektinhallinnassa?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.