Raportti: Koronaviruksen vaikutus tiimityöhön

Mikä oli koronaviruksen vaikutus tiimityöhön? Maailman terveysjärjestön julistuksen myötä koronavirus COVID-19 muuttui globaaliksi pandemiaksi 11. maaliskuuta 2020. Paikalle asetettiin erilaisia rajoituksia, mutta se, joka muutti työntekijöiden elämää, oli rajoitus työmatkoista kotoa toimistoon. Tämä synnytti etätyön ytimen ja määritteli toimiston tulevaisuuden hybridimallien kautta.

Uudet trendit etätyön yhteistyössä ja työ- ja yksityiselämän tasapainossa COVID-19-aikana

Tässä raportissa käsitellään koronaviruksen vaikutusta tiimityöhön ja erilaisia trendejä, jotka ovat nousseet etätyön seurauksena.

Tärkeimmät havainnot:

• Etätyössä on nähty suuri kasvu ympäri maailmaa, ja Yhdysvallat, Kanada, Japani ja Iso-Britannia ovat olleet eturintamassa.
• Etätyön osalta sidosryhmillä on erilaisia mielipiteitä. Vaikka suurin osa työnantajista on onnistuneesti hallinnut siirtymisen, he ovat vähemmän halukkaita jatkamaan täysipäiväistä etätyötrendia.
• Vaikka työntekijät arvostivat etätyössä tarjottua aikataulun joustavuutta, he ovat varovaisia, etteivät jää paitsi toimistoympäristön ainutlaatuisista resursseista.
• Vaikka tiimityö ja yhteistyö säilyvät digitaalisten tuotteiden kautta, ei jokainen yritys ole menestynyt, ja on tarpeen oppia niiltä, jotka johtavat muutosta.
• Työ- ja yksityiselämän tasapainon tilastot osoittivat myös sekavia trendejä työntekijöiden keskuudessa.
• Hybridimalli on suosittu suurimman osan sidosryhmistä keskuudessa ja voidaan nähdä normina post-COVID-maailmassa.

Koronavirus ja etätyö

Etätyö oli termi, jota käyttivät pääasiassa digitaaliset kenttätyöntekijät, jotka eivät olleet sidottuja perinteiseen toimistoympäristöön. Konsepti laajeni kattamaan satoja muita sektoreita COVID-19:n myötä.

COVID-19 teki etätyöstä ainoan vaihtoehdon, jos ihmiset halusivat pelastaa henkensä. Pelkästään Yhdysvalloissa etätyöntekijöiden osuus nousi 17 prosentista 44 prosenttiin, jotka työskentelivät kotoa 5 päivää tai enemmän viikossa.

Yhdysvaltain työtilastotoimiston mukaan satunnaisten etätyöntekijöiden osuus nousi myös, joka oli vain 25 % vuosina 2018-2019.

Etätyön trendit Yhdysvalloissa ennen ja jälkeen COVID-19:n (Statista)

Taloudet Yhdysvaltojen ulkopuolella

COVID-19:n myötä maailma pysähtyi. Kuten Yhdysvalloissa, monet kehittyneet taloudet toteuttivat myös etätyötä COVID-19:n esiintymisen vähentämiseksi.

Japani

Japani on yksi niistä talouksista, jotka eivät vain toteuttaneet etätyötä ja ylläpitäneet sitä, vaan myös päättivät etätyön tulevaisuudesta jossain määrin. Kesäkuuhun 2020 mennessä 56,4 % liikeyrityksistä Japanissa siirtyi etätyöhön. Näistä 35,4 % otti käyttöön täysin etätyön Japanissa.

Iso-Britannia

Iso-Britanniassa on myös nähty etätyön kasvua. Ennen COVID-19:ää vain 9 % aikuisista työskenteli kotoa. Pandemian myötä luku nousi 69 %:iin niistä, jotka työskentelivät 5 päivää tai vähemmän kotoa. Numerot osoittavat myös, että valtava määrä, lähes kaksi kolmasosaa, ei aio luopua etätyöstä tai siirtyä takaisin toimistotyöhön.

Kanada

Kanadassa etätyöhön liittyvät tunteet eivät ole erilaisia. Vuonna 2021 kanadalaisten työntekijöiden keskuudessa tehdyn tutkimuksen mukaan hyvin harvat työntekijät halusivat palata täysin toimistotyöhön COVID-19-pandemian jälkeen. Vain yhdeksän prosenttia kanadalaisista työntekijöistä ilmoitti olevansa halukkaita työskentelemään kaikki tunnit kotoa. Suurin työntekijäryhmä (40,8 prosenttia) halusi työskennellä puolet tunneista kotoa ja puolet toimistolla. Toisaalta noin 15 prosenttia etätyöntekijöistä halusi työskennellä kaikki tunnit kotoa koronaviruspandemian jälkeen.

Etätyön nykytila ja tulevaisuus (sidosryhmien näkemykset)

Monet kokeilut etätyön omaksumiseksi epäonnistuivat aiemmin. Kuitenkin COVID-19:n aikana se oli elämän ja kuoleman kysymys. Riippumatta siitä, ovatko sidosryhmät etätyön puolesta vai vastaan, heillä ei ollut paljon valtaa. Siksi monet asiantuntijat näkevät COVID-19:n aikaiset etätyöolosuhteet mahdollisuutena muuttaa työympäristöä kerralla ja ikuisesti.

69 % etätyöntekijöistä, jotka osallistuivat kyselyyn vuonna 2014, osoittivat vähemmän poissaoloja kuin tavalliset toimistotyöntekijät, mikä on lupaava havainto etätyön puolustajille.

Silti tilastot osoittavat sekavaa reaktiota etätyöhön. Firmbee otti huomioon erilaisia etätyön näkökohtia ja löysi seuraavat trendit:

PWC:n kysely osoitti, että kesäkuussa 2020 73 % johtajista siirtyi onnistuneesti etätyöympäristöön, kun taas joulukuussa 2020 prosentti nousi 83 %:iin. Heistä yli puolet (52 %) sanoo, että keskimääräinen tuottavuus on kasvanut, kun työntekijät siirtyivät etätyörutiineihin.

Kun puhutaan täydellisestä siirtymisestä etätyöhön pandemian jälkeen, luvut eivät ole yhtä lupaavia sekä työnantajien että työntekijöiden puolelta. Vain 13 % johtajista on samaa mieltä siitä, että toimistoympäristöstä luovutaan täysin pandemian jälkeen.

Työntekijöiden osalta 13 % on etätyön kannalla, kun taas 87 %:lle toimistoympäristö on välttämätön heidän oppimiselleen ja kasvulleen.

Toinen tärkeä seikka, joka vaikuttaa työntekijöiden asenteisiin etätyöhön, on heidän kokemuksensa. Vähiten kokeneet työntekijät kokevat olevansa vähemmän tuottavia etätyössä ja tarvitsevat toimistoympäristön oppiakseen ja sitoutuakseen.

Tiimiviestintä

PWC tarjosi näkemyksen toimiston tarkoituksesta ja havaitsi, että työntekijät jakavat toimiston tarkoituksen neljään osaan:

• Toimisto auttaa lisäämään henkilöstön tuottavuutta
• Se tarjoaa tehokkaan tilan asiakassuhteiden hoitamiseen
• Toimisto mahdollistaa henkilöstön yhteistyön
• Se myös varmistaa yrityskulttuurin ja arvojen ylläpitämisen

Kaikki nämä ulottuvuudet ovat tärkeitä. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi toimistohenkilöstö muodostaa tehokkaita tiimejä ja työskentelee yhdessä saavuttaakseen tehokkuutta työssä. Pandemian myötä tämä yhteistyö ja tiimityö siirtyivät digitaalisiin keinoihin, ja monia oivalluksia esitettiin positiivisista kehityksistä, tiimityöstä ja muista haasteista etätyössä.

Negatiiviset kehitykset

Sosiaalisuus ja yhteistyö tiiminä

Sosiaalisuus on tärkeä osa toimistoympäristöä. Tämä sosiaalinen vuorovaikutus on välttämätöntä merkityksellisten työ suhteiden rakentamiseksi ja uusien asioiden oppimiseksi muiden kokemusten kautta. Etätyössä työntekijät ovat nähneet suuren muutoksen sosiaalisuudessa. Tietenkään ei ole mahdollista käydä kasvokkain vuorovaikutuksessa työskennellessä 9-5 -työssä, ja tehtävät on jaettu suoritettavaksi erikseen. Siksi 63 % työntekijöistä valitti vähemmästä yhteistyöstä ja kehotti työnantajiaan löytämään uusia tapoja tiimityöhön ja yhteistyöhön sekä lisäämään sosiaalista vuorovaikutusta.

Tiimikulttuuri

Tiimikulttuuria ylläpidetään työntekijöiden toimesta heidän saamien tehtävien mukaan. Vaikka etätyö on tullut normiksi, työntekijät eivät ole tyytyväisiä siihen, miten yritykset sivuuttavat tiimikulttuurin arvon. Ilman todellista motivaatiota ei ole mahdollista kehittää sitä, mitä tiiminä halutaan. Luvut osoittavat myös, että 35 % yrityksistä, jotka omaksuivat etätyökulttuurin, ovat epäonnistuneet järjestämään tapahtumaa virtuaalisen tiimikulttuurin edistämiseksi. Työnantajien vähäisen tuen vuoksi työntekijät ovat oman ponnistelunsa armoilla tehdä niin paljon kuin pystyvät.

Positiiviset kehitykset

Huippujohtamisen saatavuus

Tämä on harvoin mahdollista toimistoympäristössä, jossa toimitusjohtajat ovat ainoa silta työntekijöiden ja johdon välillä. COVID-19:n aikana suurin osa johtajista on edelleen toimistolla, kun taas huippujohto on mukavasti vuorovaikutuksessa eri tasoilla työskentelevien kanssa. 52 % työntekijöistä on arvostanut tätä kehitystä, joka ylläpitää hierarkkista rakennetta digitaalisten keinojen avulla.

Viestintäteknologia

COVID-19:n myötä tärkein kehitys on viestintäteknologioiden laaja käyttö. Microsoft ja Zoom ovat edelleen kärjessä auttaen sekä koulutus- että liiketoimintasektoreita. 26 % yrityksistä on antanut työntekijöilleen enemmän pääsyä teknologisiin resursseihin ja auttanut viestinnän ja tiimityön edistämisessä.

Työ- ja yksityiselämän tasapaino

Etätyö on tuonut monia muutoksia työntekijöiden elämään. Toisaalta on todisteita korkeasta tuottavuudesta ja matalasta stressistä, toisaalta on tunne lisääntyneestä yksinäisyydestä ja huonosta yhteistyöstä. Mutta suuri muutos odottaa työ- ja yksityiselämän tasapainossa.

Tilanne ennen COVID-19:ää

Yli 50 % työntekijöistä on tyytymättömiä työ- ja yksityiselämän tasapainoon ja valittavat yritystensä huomiotta jättämisestä, tärkeiden tapahtumien missaamisesta sekä motivaation ja moraalin vähenemisestä.

Tilanne COVID-19:n aikana

Yli 50 % raportoi, että heidän työ- ja yksityiselämän tasapainonsa heikkenee, ja 68 % valittaa, että heidän on pakko työskennellä pidempään COVID-19:n aikana. Vaihtoehtoisesti toinen 50 % uskoo, että heidän työ- ja yksityiselämän tasapainonsa parani etätyön myötä aikataulun joustavuuden, työmatkojen puuttumisen ja enemmän aikaa perheen kanssa viettämisen vuoksi.

Ratkaisut

COVID-19:n aikana on luonnollista löytää ratkaisuja, jotka ovat toteuttamiskelpoisia ja käytännöllisiä. Yritykset käyttävät monia digitaalisia tuotteita saavuttaakseen toimistoympäristössä asetetut tavoitteet. Näitä tulisi omaksua niiden, jotka kohtaavat vaikeuksia tiimityön kehittämisessä.

Verkkokonferenssi Skypen avulla

Skype on jo tuttu ja hyvin kehittynyt sovellus, joka auttoi siirtymisessä toimistosta kotiympäristöön. Kuitenkin suurinta osaa sen ominaisuuksista käytettiin COVID-19:n aikana, kuten kyselyt/äänestykset, kysymys/vastaus-toiminto ja valkotaulu. Yritykset kehittivät nopean oppaan Skypen verkkokonferenssin omaksumiseksi tehokkaaseen työskentelyyn. Yritys osoitti 70 %:n kasvua käyttäjissään pandemian ensimmäisen kuukauden aikana.

Microsoft Teams ja yhteistyö

Hyvä projektinhallinta- ja tiimiyhteistyöjärjestelmä, kuten Firmbee , voi auttaa hallitsemaan kaikkia yrityksen asioita etätyönä. Se tarjoaa tiimiyhteistyötyökalun etuja, kuten tehtävien jakamista tai ajan seurantaa. Mutta taika tapahtuu, kun käytät kaikkia sen ominaisuuksia: budjetointi, rahoitus- ja laskutushallinta, rekrytointi, CRM ja paljon muuta. Kiitos sen erittäin muokattavuuden, lähes minkä tahansa tyyppinen yritys voi löytää tavan käyttää sitä tuottavuuden lisäämiseksi, tehtävien järjestämiseksi ja kollektiivisen tiedon hallitsemiseksi.

ZOOMin nousu

ZOOMista tuli kotitalousnimi pandemian aikana. Sitä käytettiin ennen, mutta rajoitetusti muutamilla sektoreilla. COVID-19:n myötä yritykset huomasivat olemassa olevien ratkaisujen olevan riittämättömiä työntekijöidensä sitouttamiseksi. ZOOM on valittu palvelemaan tiimejä, jotka koostuvat jopa 500 henkilöstä. Siksi se on hyödyllinen ei vain äänestämiseen, valkotauluihin tai keskusteluhuoneisiin, vaan myös suurten online-tapahtumien järjestämiseen. Sovellus on nähnyt 485 %:n kasvun asiakaskunnassaan pandemian aikana.

Muut ohjelmistoratkaisut

MURAL tarjoaa työpajojen ja laboratorioiden ominaisuuksia, jotta nämä aktiviteetit voidaan toistaa edistyneillä digitaalisilla ominaisuuksilla. Sen ominaisuuksiin kuuluvat valkotaulut, tarralaput, mallit, ajanhallintatyökalut ja äänestysresurssit. Sen käyttäjät ovat myös saavuttaneet miljoonia pandemian aikana. Toinen ohjelmisto, MIRO, auttaa työntekijöitä luomaan tarinoita, tunnelmakarttoja, virtuaalista ideointia, tutkimusta ja suunnittelua, aivoriihiä, kaavioita ja kartoitusta tukemaan ketterää työnkulkua.

Hybridimallin työ

Vaikka ihmiset on pakotettu työskentelemään etänä, täydellinen siirtyminen kotoa työskentelyyn ei ole toteutumassa. Suurin osa toimistotyöntekijöistä ei halua mennä toimistoon ja on halukas jatkamaan työskentelyä kotoa. 12 % korostaa kuitenkin, että toimistoympäristö on välttämätön työlle. Kolmas kategoria (72 %) haluaa kuitenkin käyttää hybridimallia säilyttääkseen keskitien ja toivon, ettei arvokasta toimistoympäristöä sekä kodin mukavuutta menetetä.

Hybridimallin edut

Tuottavuuden nousu COVID-19:n aikana on positiivinen kehitys etätyön kannattajille. Kuitenkin työntekijät ja työnantajat yhdessä määrittivät tietyt alueet, joissa toimistoympäristö on välttämätön. Alla on lyhyt idea etätyöhön liittyvistä haasteista.

Jopa kodin mukavuudessa tällaiset vaikeudet tekevät vuorovaikutuksesta ja yhteistyöyrityksistä digitaalisten keinojen kautta turhia. Nämä vaikeudet käännettiin myös merkityksellisten sosiaalisten suhteiden puutteeksi, edistyneiden tehtävien monimutkaisuudeksi ja mielenterveyden ja hyvinvoinnin vähenemiseksi.

Ottaen huomioon nämä faktat, organisaatiot tarjoavat hybridimallin, jossa tehtävät tasapainotetaan etätyön ja toimistotyön välillä.

Huomio on myös hedelmällinen niille, jotka työskentelevät sektoreilla, joissa etätyö ei ole mahdollista, kuten liikenteessä ja vieraanvaraisuudessa (60 %), ja heidän elinkeinonsa riippuvat niistä, jotka käyvät päivittäin toimistotyössä (40 %).

Jakautunut tai hybridityöpaikka käyttää kotia, toimistoa ja satelliittitoimistoa tarjotakseen valinnan työntekijöilleen ja tasapainottaakseen toimistossa ja toimiston ulkopuolella olevat tarpeet.

Lähteet:

Statista; PWC; Fingerprint For Success; Emerald; Deloitte; Harvard Business Review; McKinsey; The Japan Times