2 minuutin sääntö tuottavuuden lisäämiseksi

Tehtävälista sisältää yleensä suhteellisen yksinkertaisia tehtäviä, mutta useiden tehtävien yhdistelmä luo joskus esteitä, joita on vaikea ylittää. Tiedät, miltä tuntuu olla ylivoimainen, kun jopa tyypillinen tehtävä, kuten sähköpostin laatiminen, tapaamisen sopiminen tai tavaroiden tilaaminen, on yli kykyjesi. Jos sinulla on ongelmia jatkuvasti kasvavan tehtävälistan kanssa, ja huomaat, että viivyttelystä tulee ongelma, kokeile 2 minuutin sääntöä.

2 minuutin sääntö – sisällysluettelo:

1. Mikä on 2 minuutin sääntö?
2. Pienet projektit jakautuvat pieniin askeliin
3. 2 minuutin sääntö käytännössä
4. 2 minuutin sääntö viestintään
5. 2 minuutin säännön hyödyt
6. 2 minuutin sääntö ja tapojen rakentaminen
7. Aikablokit
8. Yhteenveto

Mikä on 2 minuutin sääntö?

2 minuutin sääntö on tehokkaan ajankäytön menetelmä, joka kuvattiin David Allenin kirjassa: Getting Things Done. Se on yksi hänen metodologiansa osista, mutta tarpeeksi yksinkertainen, jotta sitä voidaan soveltaa ilman ennakkovalmisteluja. Yksinkertaisuus on tämän menetelmän ilmiön taustalla.

Ehkä aluksi menetelmä vaikuttaa liian yksinkertaiselta. Totuus on, että ulkonäöstä huolimatta pienet tehtävät, eivät valtavat projektit, voivat häiritä ja tehdä keskittymisen mahdottomaksi. Tämän säännön käyttöönotto voi auttaa sinua harjoittelemaan asioiden tekemistä välittömästi. Kiitos tämän, tehtävät eivät kasaannu listalle ja luo uskomattoman kokoisia kasoja.

Yksinkertainen tehtävä, joka tehdään heti, ei vie paljon energiaamme, mutta se voi lisätä tyytyväisyyden tasoa, jonka jokainen valmis ja ruksattu tehtävä tuo. Lisäksi se vapauttaa mielemme ajatuksista ja mahdollistaa keskittymisen tärkeisiin projekteihin.

Jos alat laittaa pieniä, yksinkertaisia tehtäviä syrjään ja viivytellä niiden kanssa, saatat saavuttaa pisteen, jossa niitä on liian monta tehtäväksi, ja saatat jopa alkaa tuntea pelkoa ennen kuin yrität tehdä niitä. Ratkaisu tähän ongelmaan on helppo. Tee kaikki yksinkertaiset, pienet tehtävät heti.

On syytä muistaa, että itse kirjoittaja korostaa tämän menetelmän joustavuutta. 2 minuuttia eivät välttämättä tarkoita, että sinun on mitattava tehtäviä ajastin kädessäsi. 2 minuuttia, jotka tarvitaan tehtävään, muistuttavat sinua siitä, että monet yksinkertaiset tehtävät voivat viedä vain muutaman minuutin. Ei ole väliä, onko se 2 vai 5 minuuttia.

Pienet projektit jakautuvat pieniin askeliin

2 minuutin sääntö voidaan käyttää monin tavoin. On paljon puhetta säännön hyödyntämisestä lyhyiden ja yksinkertaisten tehtävien, kuten sähköpostin laatimisen ja puheluiden, suorittamiseen, mutta sääntöä voidaan soveltaa myös kunnianhimoisempiin projekteihin. Miten? Jokainen valtava tehtävä voidaan jakaa pienempiin askeliin. Kiitos tämän, vaativa, pelottava projekti muuttuu luetteloksi konkreettisista, käsinkosketeltavista ja yksinkertaisista tehtävistä. Tällainen muutos voi auttaa sinua aloittamaan projektin ilman ylivoimaisuuden tunnetta.

2 minuutin sääntö käytännössä

Ei ole väliä, vietätkö päiväsi toimistossa vai kotona, päiväsi on lista tehtävistä. Alla esittelemme useita esimerkkejä aktiviteeteista, joihin 2 minuutin sääntö voidaan soveltaa. Nämä ovat vain esimerkkejä, mutta ne voivat auttaa sinua tunnistamaan jokapäiväisiä tehtäviäsi.

Joita tehtäviä siirretään eteenpäin eri syistä. Näitä aktiviteetteja ei voida välttää pitkällä aikavälillä. ennemmin tai myöhemmin jonkun on tehtävä ne. On parempi tehdä ne heti. Yksi näistä tehtävistä on astioiden peseminen. Ja on parempi pestä astiat heti aterian jälkeen. Sama pätee roskien viemiseen, koiran ulkoiluttamiseen tai muihin yksinkertaisiin kotitöihin. 2 minuutin sääntö auttaa sinua säästämään aikaa ja vapauttamaan energiaa tärkeämpiin tehtäviin.

2 minuutin sääntö viestintään

Kun työsi aikana saat sähköpostin, avaat ja luet sen yleensä heti. Sitten tämä on kaikki, mitä teet, koska muistutat itseäsi tärkeästä, ajankohtaisesta tehtävästä, ja päätät vastata myöhemmin. Ei ole parempaa aikaa kuin nyt, joten jos tiedät sähköpostin sisällön ja olet käyttänyt aikasi sen lukemiseen – vastaa heti. Älä odota, varsinkaan jos viesti on helppo eikä vaadi suurempaa vaivannäköä.

Kiitos tämän, voit olla varma, ettet unohda sitä. Samankaltainen tilanne on puheluiden ja viestien kanssa, jotka on välitettävä kollegoillesi. Tämän säännön käyttöönotto on loistava ratkaisu ihmisille, jotka eivät pidä puhelimessa puhumisesta. Viivyttely ja lykkääminen eivät koskaan auta. On parempi tehdä asiat heti.

2 minuutin säännön hyödyt

Monilla tekniikoilla on sama tavoite – parempi ajanhallinta. Suurin etu 2 minuutin säännössä on se, että järjestelmää ei ole mukana. Sinun ei tarvitse valmistautua, sinun ei tarvitse omistaa mitään järjestelmää tai sovellusta. Sääntö on yksinkertainen – toimi heti.

Yksi 2 minuutin tehtävä ei ole ongelma, mutta koko lista pieniä tehtäviä luo raskaan tunteen, jota on vaikea taistella vastaan. Lisäksi päivän aikana listat pitenevät yhä uusilla tehtävillä, aktiviteeteilla ja velvoitteilla. Tämä vie energiaa ja estää keskittymistä.

2 minuutin säännön käyttö ei ainoastaan vähennä stressitasoja, vaan lisää tyytyväisyyttä. Jopa yksinkertaisimman tehtävän toteuttaminen antaa sinulle toimijuuden tunteen ja tuo energiaa seuraavan tehtävän toteuttamiseen.

2 minuutin sääntö ja tapojen rakentaminen

Menetelmän käyttäminen ei ainoastaan auta sinua muodostamaan tapaa suorittaa aktiviteetti heti, vaan se voi olla hyvä menetelmä uusien, tehokkaiden tapojen käyttöönottoon. On hetkiä, jolloin haluamme tehdä jotain itsellemme: aloittaa uusi kielikurssi, ottaa käyttöön kirjan lukurutiini tai aloittaa liikunta, mutta tuntuu siltä, että meillä ei ole tarpeeksi aikaa tähän.

2 minuuttia päivässä ei kuulosta pahalta, eikö? Ehkä se on hyvä askel aloittaa uusi matka ja rakentaa uusi tapa. Saattaa käydä ilmi, että ajan myötä laajennat aikaa uudelle käytännöllesi, mutta 2 minuutin sääntö on täällä auttamassa sinua eteenpäin alussa ja voittamaan viivyttelyn.

Aikablokit

Lyhyt tehtävä, joka vie vain 2 minuuttia, on yleensä helppo tehdä. Ne voivat viedä paljon aikaasi, jos niitä on paljon. Entä jos on valtava, tärkeä projekti, joka on saatava valmiiksi ajallaan ja vaatii erityistä huomiotasi? Kaikkia aktiviteettejasi ei voida jakaa pieniin osiin tai askeliin.

Jotkut velvoitteet vaativat syvää keskittymistä ja huomiota. Jos käsittelet tällaista projektia, yritä estää aikasi. Aikablokkaus mahdollistaa keskittymisen yhteen tehtävään koko määrätyn ajan. Älä lopeta työskentelyä ennen kuin työ on valmis. Toistuvat tauot prosessissa heikentävät keskittymiskykyä ja tekevät työstäsi vähemmän tehokasta.

Yhteenveto

2 minuutin sääntö on hyödyllinen, kun työskentelet aktiviteettien parissa, jotka vaativat paljon keskittymistä ja huomiota. Sen sijaan, että yrittäisit tehdä kaiken kerralla, sääntö kannustaa ihmisiä jakamaan sen pienempiin osiin, mikä voi auttaa heitä saavuttamaan enemmän vähemmässä ajassa. Tätä sääntöä voidaan soveltaa mihin tahansa tehtävään tai aktiviteettiin, jonka sinun on tehtävä.

Esimerkiksi, jos sinulla on paljon sähköposteja kirjoitettavana, olisi parempi aloittaa sähköposteista, jotka vaativat vähemmän aikaa ja vaivannäköä. Tällä tavalla et väsy ja päädy viivyttelemään vaikeampien tehtävien kanssa myöhemmin. 2 minuutin sääntö on tuottavuusvinkki, jota voidaan käyttää varmistamaan, että et tuhlaa aikaa tehtäviin, joita sinun ei tarvitse tehdä. Se on työkalu itsesäätelyyn.

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.