Kuka tarvitsee FMS:ää? 5 merkkiä siitä, että organisaatiossasi tarvitaan freelancerien hallintajärjestelmää.

Olemme jo kirjoittaneet freelancer-hallintajärjestelmän eduista artikkelissa “Miten freelancer-hallintajärjestelmä auttaa sinua työssä?” Mutta miten tunnistaa, tarvitseeko yrityksesi FMS:ää? Mitkä ovat merkit, jotka viittaavat siihen, että tämä järjestelmä ei vain helpottaisi freelancerien hallintaa, vaan myös parantaisi organisaatiossasi käytettäviä perinteisiä liiketoimintamalleja? Tänään käymme läpi joitakin hälyttäviä vihjeitä, jotka viittaavat siihen, että yrityksen on siirryttävä moderniin freelancer-hallintajärjestelmään.

5 merkkiä siitä, että tarvitset FMS:n – sisällysluettelo:

1. Viivästyneet määräajat
2. Työ, joka katoaa sähköpostiin
3. Ei mahdollisuutta seurata edistymistä
4. Ideat, jotka häipyvät
5. Odottamattomat ja toistuvat väärinkäsitykset

Viivästyneet määräajat

Luultavasti kaikki meistä ovat uransa aikana kohdanneet tilanteen, jossa jotkin tehtävät jatkuvasti viivästyvät. Tämä ei koske ennakoimattomia olosuhteita, kuten sairautta tai äkillisiä perhesuhteita. Ne voivat tapahtua kenelle tahansa. Puhumme myöhästyneistä määräajoista, jotka liittyvät tilanteisiin, joissa freelancerilla on useita projekteja suoritettavanaan, eikä hän tiedä, miten organisoida itsensä niiden ajallista suorittamista varten.

Työ, joka katoaa sähköpostiin

Freelancereiden käyttäminen, jotka työskentelevät useissa paikoissa ympäri maailmaa ja siten useissa aikavyöhykkeissä, tuo mukanaan monia etuja. Suuri este tällaiselle monivyöhykkeiselle yhteistyölle on sopivan alustan puute viestintään ja työn edistymisen tarkistamiseen. Tässä freelancer-hallintajärjestelmät voivat olla hyödyllisiä, sillä ne toimivat tällaisena alustana. Myös se, mikä vaikuttaa voimakkaasti nopeaan viestintään yrityksen ja urakoitsijoiden välillä, ovat aikaviiveet. Esimerkiksi Itä-Euroopassa työskentelevä freelancer lukee Yhdysvalloista kirjoitetun sähköpostin seuraavana päivänä. Näin viivästykset syntyvät, mikä pidentää projektin määräaikaa.

Ei mahdollisuutta seurata edistymistä

Yksi freelancerien palveluiden käytön eduista on se, että he voivat työskennellä kotoa käsin, mikä tarkoittaa alhaisempia kustannuksia yritykselle vähentämällä sähkölaskuja tai erillisen toimiston vuokraamista. Kuitenkin suuri haitta, erityisesti uusien freelancerien keskuudessa, on kontrollin puute heidän työstään. Yhtenä päivänä he voivat motivoida itseään vastaamalla säännöllisesti sähköposteihin ja laatimalla raportteja, seuraavana päivänä heidän työnsä ei ole yhtä järjestelmällistä kuin edellisenä päivänä. FMS antaa mahdollisuuden seurata jatkuvasti tilauksia ja edistymisen tarkistaminen motivoi freelanceria työskentelemään järjestelmällisesti.

Ideat, jotka häipyvät

Yksi ainoa alusta freelancerien hallintaan on todellakin virtuaalisen toimiston puute. Toimisto, jossa ei vain kuulla pomoa, vaan myös kokoontumispaikka, jossa kaikki keskustelevat ongelmallisista asioista ja työntekijät jakavat ajatuksiaan ja ideoitaan. Kuinka usein on tapahtunut, että kokouksissa ja suunnittelussa ei ole syntynyt uusia ideoita tai parannusehdotuksia yrityksen työhön liittyen?

Olemalla kunnollinen freelancer-hallintajärjestelmä, voit seurata annettujen projektien edistymistä ja excel-palkkeja tai kaavioita yhdessä paikassa sekä olla virtuaalinen kokoontumispaikka. Paikka, jossa voit jakaa ideoita ja ajatuksia. Jos huomaat, että yrityksessäsi työskenteleviltä ihmisiltä puuttuu uusia ideoita, sinun pitäisi miettiä, onko se aiheutunut asiantuntijoiden hajautumisesta, jotka työskentelevät siellä.

Odottamattomat ja toistuvat väärinkäsitykset

Digitaalisen viestinnän aikakaudella, joka ylittää etäisyydet ja aikavyöhykkeet, on erittäin helppoa syntyä väärinkäsityksiä. Kuinka monta kertaa on tapahtunut, että tekstiviestejä tai sähköposteja lähetettäessä joku on jättänyt huomiotta monimutkaisia yksityiskohtia ja saanut paljon kysymyksiä sen jälkeen, mikä johti väärinkäsityksiin ja joskus jopa vihaan? Kuinka monta kertaa olet oikeasti tajunnut, että jos olisit sanonut saman asian jollekin kasvotusten tai videopuhelun kautta, tällaiset tilanteet olisi voitu välttää? Hyvä FMS auttaa välttämään tällaisia tilanteita luomalla paikan, jossa kaikki voivat selventää kaikki asiat reaaliajassa, eikä tieto jää vastaanottajan sähköpostilaatikkoon.

Jos jokin varoitusmerkki koskee liiketoimintaasi, tai vielä pahempaa, huomaat useimpien niistä, on oikea aika harkita FMS:n käyttöönottoa. Vakuutamme kuitenkin, että se ei ole niin vaikea tehtävä kuin saatat ajatella. Todistaaksemme sen sinulle, olemme valmistelleet erillisen artikkelin kuinka tehokkaasti ottaa FMS käyttöön yrityksessäsi.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.