Onko projektinhallintatyökalu todella tarpeellinen organisaatiossasi?

Toimiiko projektinhallintatyökalu minkä tahansa organisaation kanssa? Ehdottomasti, kyllä. Suurten organisaatioiden tapauksessa tällaisen ohjelmiston käyttö nopeuttaa merkittävästi kaikkia prosesseja, helpottaa tiedonvaihtoa ja varmistaa jatkuvan valvonnan suoritetuista tehtävistä. Toisaalta pienet tiimit, jotka toteuttavat pienimuotoisia projekteja, voivat saada käyttöönsä joukon hyödyllisiä työkaluja järjestelmässä – ei vain projektinhallintaan, vaan myös CRM:ään ja HR:ään – jotka parantavat eri osa-alueita yrityksen toiminnassa.

Projektinhallintatyökalu – sisällysluettelo:

1. Projektinhallintaohjelmisto – milloin se tulisi ottaa käyttöön?
2. Valvonnan puute tehtävien suorittamisessa
3. Oikeanlaisen viestinnän puute tiimin jäsenten välillä
4. Projektin viivästykset
5. Budjetin valvonnan puute
6. Yhteenveto
7. Tutustu kaikki yhdessä -projektinhallintajärjestelmäämme

Projektinhallintaohjelmisto – milloin se tulisi ottaa käyttöön?

Projektin aikana ongelmia syntyy usein sekä ulkoisten että sisäisten tilanteiden vuoksi. Vaikka ulkoiset tekijät ovat yleensä meidän hallintamme ulkopuolella, sisäiset tekijät voidaan poistaa – edellyttäen, että ymmärrämme, että ne ovat pysyviä eikä vain kertaluonteisia ongelmia. Alla on lueteltu 4 yleisintä esimerkkiä tilanteista, joilla on negatiivisia seurauksia koko projektille – joille sopivan työkalun käyttöönotto voisi olla ratkaisu.

Valvonnan puute tehtävien suorittamisessa

Muistatko, milloin alaisesi pitäisi suorittaa annettu tehtävä? Oletko kadottanut muistiinpanovihon, johon jaoit tehtävät projektin käynnissä olevaan vaiheeseen? Et tiedä, mitä työntekijäsi tekevät tällä hetkellä? Jos tunnet jollain tavalla, että et pysty ylläpitämään valvontaa projektin yli, sinun pitäisi ehdottomasti panostaa projektinhallintatyökalun käyttöönottoon.

Kaikkien tehtävien lisääminen vastuuhenkilöineen, niiden prioriteettien ja määräaikojen asettaminen, tilamuutokset (esim. tekemättä – tekemässä – valmis) – nämä ovat vain joitakin toimintoja, jotka auttavat sinua poistamaan valvonnan puutteeseen liittyvän ongelman. Jatkuva seuranta on lopulta paras tapa saavuttaa odotetut hyödyt.

Oikeanlaisen viestinnän puute tiimin jäsenten välillä

Huomaako, että muut tiimin jäsenet eivät tiedä, mitä heidän kollegansa tekee tällä hetkellä? Vaikka saattaisi tuntua, että jokaisen pitäisi olla vastuussa vain omista tehtävistään, tämä on väärä ajattelutapa, joka johtaa resurssien tehottomaan käyttöön – ja seurauksena virheisiin. Tiimissä työskentely yhteisessä projektissa tarkoittaa, että yksilöt riippuvat toisistaan, mikä tekee oikeanlaisen viestinnän välttämättömäksi. Kun kaikki tiedot ovat järjestelmässä ja kaikilla on pääsy niihin, voit tarkistaa muiden työn tilan milloin tahansa ja suunnitella omia toimiasi.

Lisäksi projektinhallintatyökalu mahdollistaa avun tarjoamisen (kun olet suorittanut omat tehtäväsi) henkilölle, joka todennäköisimmin ei onnistu täyttämään määräaikaansa. Mahdollisuus tallentaa kaikki asiakirjat yhteen paikkaan auttaa myös parantamaan viestintää eri tiimin jäsenten välillä. Pääsyn tarjoaminen kaikille henkilöille yhdessä järjestelmässä on helpoin tapa tehdä tehokasta yhteistyötä keskenään.

Projektin viivästykset

Viivästyksiä voi tapahtua monista syistä, ja missä tahansa toteutusvaiheessa – ja kaikkien prosessien valvonta ilman asianmukaista ohjelmistoa voi olla merkittävästi vaikeaa. Projektinhallintatyökalu auttaa sinua välttämään tällaisia tilanteita, jotka vaikuttavat toteutuksen lopputulokseen, tarjoamalla sinulle jatkuvan kyvyn valvoa pullonkauloja. Kun sinulla on kaikki tiedot yhdessä järjestelmässä, ja jokaisen tehtävän vieressä on valmistumisaika, odottamattomien viivästysten mahdollisuus minimoidaan.

Budjetin valvonnan puute

Rahoitus on usein projektin suurin kipupiste, ja jatkuvan valvonnan puute tuloista ja menoista voi johtaa katastrofaalisiin seurauksiin, mikä pahentaa yrityksen taloudellista tilannetta merkittävästi. Tietenkin projektin aikana voi tapahtua, että emme saavuta alkuperäisiä oletuksia (esimerkiksi merkittävien hintojen nousujen vuoksi tarvitsemillemme tavaroille), mutta pitämällä kirjaa kaikista tiedoista yhdessä järjestelmässä voimme havaita ongelman aikaisemmin ja reagoida sen mukaisesti. Jos olet koskaan kohdannut ongelmaa budjetin noudattamisessa, älä riski toistaa sellaista tilannetta.

Yhteenveto

Ajattele, ovatko yllä mainitut tilanteet koskaan ilmestyneet organisaatiossasi, ja oliko niiden esiintymistiheys tarpeeksi korkea, jotta ne estäisivät yrityksesi toimimasta sujuvasti. Jos vastaus on kyllä, tiedät tarkalleen, mitä seuraavaksi tehdä. Tehtävien helpompi aikatauluttaminen, tapaamisten järjestäminen, yhteistyökumppaneiden kanssa yhteydenpito, valvonnan harjoittaminen, tapahtumien seuraaminen kalenterissasi – jos tunnet, että tarvitset tällaisia ominaisuuksia, älä epäröi enää, vaan valitse paras projektinhallintatyökalu sinulle.

Lue myös:Paras online-kalenteri projektinhallintaan

Tutustu kaikki yhdessä -projektinhallintajärjestelmäämme:

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.