Kuinka luoda täydellinen tehtävälista? 9 mahtavaa vinkkiä

Tehtävälista on paras tapa pysyä työsi tasalla. Se ei vain auta sinua muistamaan, mitä tehtäviä sinun on suoritettava, vaan se auttaa myös priorisoimaan, mitä on tehtävä ensin. Tämä artikkeli näyttää sinulle, kuinka luoda tehtävälista ja varmistaa, että kaikki on järjestyksessä. Lue lisää saadaksesi lisätietoja.

Kuinka luoda tehtävälista? – sisällysluettelo:

1. Kirjoita tehtäväsi ylös
2. Priorisoi
3. Ryhmittele tehtäväsi
4. Aseta aikaraja
5. Käytä oikeita työkaluja
6. Ole joustava
7. Vähemmän on enemmän
8. Luo osatehtäviä
9. Delegoi
10. Yhteenveto
11. Tutustu siihen, kuinka hallita työkuormaasi tehtävälistan avulla

Kirjoita tehtäväsi ylös

On monia erilaisia tapoja luoda tehtävälista. Jotkut ihmiset pitävät luettelopisteistä, kun taas toiset suosivat lineaarisempaa muotoa. Kirjoita ylös kaikki tehtävät, jotka on suoritettava, ja varmista, että listan kohteet ovat tarkkoja ja mitattavissa.

Priorisoi

Priorisoi tehtävät niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Korkean prioriteetin tehtävät tulisi hoitaa heti, ennen kuin niistä tulee hätätilanteita. Keskikorkeat ja matalan prioriteetin tehtävät voivat odottaa myöhemmin päivällä tai viikolla, jos tarpeen.

Ryhmittele tehtäväsi

Seuraavaksi haluat tunnistaa tavoitteesi ja luokitella ne eri osioihin. Ryhmittely ei vain auta sinua saavuttamaan enemmän, vaan se myös lisää tuottavuuttasi. Joka kerta, kun vaihdat tehtävien välillä tai aloitat uuden projektin, aivosi tarvitsevat hetken aikaa sopeutua. Tutkimukset vahvistavat, että ihmismieli ei ole suunniteltu multitaskaukseen, joten mitä enemmän asioita onnistut ryhmittelemään, sitä helpommin aivosi pystyvät käsittelemään niitä.

Aseta aikaraja

Aseta aikaraja jokaiselle tehtävälle listallasi, jotta voit pysyä sitoutuneena ja keskittyneenä tavoitteisiisi. Aikarajat motivoivat ihmisiä toimimaan ajallaan, luovat kiireellisyyden tunnetta ja auttavat siten suunnittelemaan etukäteen.

Käytä oikeita työkaluja

Tehtävälista tulisi kirjoittaa ylös paikkaan, jossa se ei unohdu helposti. Esimerkiksi jääkaappiisi tai suunnittelijasi. Mitä enemmän muistutuksia sinulla on, sitä paremmin muistat asiat. Kuitenkin suunnittelu irtonaisille paperille, jotka usein katoavat, voi olla epäkäytännöllinen ratkaisu. On olemassa monia sovelluksia, jotka helpottavat suunnittelua. On tärkeää löytää sellainen, joka parhaiten vastaa tarpeitasi.

Ole joustava

On syytä käsitellä tehtävälistoja hyödyllisinä työkaluna, eikä ainoana pätevänä suunnitelmana, jota ei pitäisi muuttaa missään olosuhteissa. Muuta listaasi matkan varrella, muokkaa toimintojen järjestystä ja ylitä tehtävät, jotka osoittautuvat tarpeettomiksi.

Vähemmän on enemmän

On tärkeää arvioida kykyjäsi realistisesti. Liian monta kohdetta listalla voi olla demotivointia ja ylivoimaista. Pidä tehtävälistasi lyhyenä ja yksinkertaisena.

Luo osatehtäviä

Jaa tehtävät hallittaviin osatehtäviin. On helpompaa arvioida useiden pienten tehtävien kestoa kuin monimutkaisen. Kun sinulla on lista tehtävistä, jotka on jaettu saavutettaviin osiin, näet heti, mistä aloittaa.

Delegoi

Voi käydä ilmi, että nykyinen tehtävä ei ole osa osaamistasi, tai on yksinkertaisesti joku, joka voi tehdä sen paremmin. Tällöin delegoi tehtävä toiselle henkilölle. Tehtävien tehokas delegointi nopeuttaa päätöksentekoprosesseja ja lyhentää työaikoja.

Yhteenveto

Tehtävälistat ovat tehokkaita sekä yksilöille että yrityksille. Ne auttavat ihmisiä ja organisaatioita ylläpitämään järjestyksen ja hallinnan tunnetta. Tehtävälistat auttavat sinua hallitsemaan aikaasi tehokkaammin ja pitävät sinut oikealla tiellä. Ne voivat myös antaa onnistumisen tunnetta, kun pystyt ylittämään tehtäviä listalta. Tehtävälistoja voidaan käyttää monin eri tavoin: niitä voidaan käyttää henkilökohtaisena tehtävälistana, työtehtävälistana tai jopa organisaatiotyökaluna, jossa on määritellyt tehtävät ja aikarajat.

Olet juuri oppinut, kuinka luoda tehtävälista. Lue myös: 9 loistavaa vinkkiä tuottavuuteen.

Tutustu siihen, kuinka hallita työkuormaasi tehtävälistan avulla:

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.