6 loistavaa menetelmää käsitellä kadonneita, virheellisiä tai puutteellisia laskuja

Kadonneet, virheelliset ja puutteelliset laskut ovat jokaisen kirjanpitäjän ja yritysomistajan painajainen. Saatat myydä parhaita tuotteita tai tarjota loistavia palveluja, mutta jos laskuissasi on virheitä, et ehkä saa rahojasi ajoissa. Virheellisten laskujen lähettäminen pidentää ja monimutkaistaa maksuprosessia. Et saa maksua, jos laskusi on kadonnut. Miten voit välttää tällaiset ongelmat? Miten käsitellä kadonneita, virheellisiä tai puutteellisia laskuja. Lue artikkeli saadaksesi lisätietoja.

Kadonneet, virheelliset, puutteelliset laskut – sisällysluettelo:

1. Kadonnut lasku – seuraukset
2. Miten välttää laskujen katoamista
3. Mitä tapahtuu, kun asiakkaasi saa virheellisen laskun?
4. Miten välttää virheellisten laskujen lähettäminen?
5. Puutteellinen lasku – mitä ongelmia odottaa?
6. Miten välttää puutteellisten laskujen lähettäminen?

Kadonnut lasku – seuraukset

Mikä on kadonnut lasku? Se on asiakirja, joka ei ole koskaan saavuttanut asiakasta. Tällaiselle tilanteelle voi olla monia eri syitä. Yleisimmät syyt ovat:

• Virheelliset osoitetiedot
• Laskun lähettäminen väärälle asiakkaalle
• Laskua ei ole laadittu
• Kirje on kadonnut postiyritykselle

Kadonneen laskun seuraus on maksun puute asiakkaalta. Asiakas, joka ei ole saanut asiakirjoja sinulta, ei maksa. On vaikeaa selvittää, että laskuasi ei ole vielä maksettu – ainoa tapa on kerätä vahvistuksia asiakkailtasi jatkuvasti, muuten ainoa merkki maksamattomasta laskusta on maksun puute tililläsi. Tällaisessa tilanteessa joudut lähettämään kadonneen asiakirjan uudelleen uuden maksupäivämäärän kanssa. Tämä tarkoittaa, että joudut odottamaan rahojasi pitkään.

Miten välttää laskujen katoamista

Jos käytät perinteistä postitustapaa, yritä valita kirjattu posti tai posti, jossa on vastaanottokuittaus. Tämä varmistaa, että asiakirjasi ovat saavuttaneet määränpäänsä. Tarkista huolellisesti asiakkaasi osoite ennen postittamista varmistaaksesi, että lasku toimitetaan hänelle. Sähkölaskut ovat parempi vaihtoehto, voit lähettää ne sähköpostitse ja ratkaisu on paljon nopeampi kuin perinteinen posti. Sähköpostijärjestelmässä on vastaanottovaihtoehto, joka mahdollistaa postituksesi vahvistuksen saamisen. Tällaisilla vaihtoehdoilla opit nopeasti, että laskusi on saavuttanut oikean henkilön.

Kuinka välttää virheitä sähköpostiosoitteessa? Laskutusohjelmisto on erittäin hyödyllinen tällaisissa tilanteissa. Sinun on syötettävä asiakkaan oikeat tiedot vain kerran varmistaaksesi, että osoite on aina oikea. Laskutusohjelmisto auttaa sinua toistuvien laskujen laatimisessa ja yleisesti auttaa sinua asiakirjojesi paremmassa järjestämisessä.

Mitä tapahtuu, kun asiakkaasi saa virheellisen laskun?

Jokaisessa laskussa tulisi selkeästi ilmoittaa, mikä on liiketoimen pääkohde. Ostajalla ei tulisi olla epäselvyyksiä siitä, mihin lasku liittyy. Epätarkka liiketoimen kohteen määrittely voi pidentää maksuprosessia. Saatat ymmärtää kaikki asiakirjassasi käytetyt termit ja lauseet, mutta asiakkaasi eivät välttämättä ymmärrä niitä, erityisesti jos käytät ammattikieltä tai epätarkkaa sanastoa.

Ilmaus “palvelu nro 5” on ymmärrettävä vain sinulle, mutta yritykselle, joka tekee tilauksia kymmenistä tai sadoista tuotteista, on valtava ongelma tunnistaa tuote tai palvelu laskusta. Tällainen sanamuoto voi aiheuttaa monia epäilyksiä – tässä ei ole edes selvää, kuvaako numero 5 myyjää vai ostajaa. Tietoa palvelun kohteesta ei myöskään ole.

Samanlaista on ilmaus “tuotteet tilauksen nro 5 mukaan”, joka on epäselvä. Emme tiedä paljon tuotteista, niiden määrästä, tyypistä, lähetyksestä tai hinnasta. Tällainen lasku kiertää ostajan yrityksen osastojen välillä, etkä saa maksua ennen kuin kaikki asiat on ratkaistu.

Joissakin virheissä voi esiintyä sanamuotoon liittyviä virheitä maksusäännöissä. Älä käytä lauseita: vastaanottamisen jälkeen, kuukauden lopussa, viimeisenä työpäivänä – tämä voi johtaa virheisiin. Asiakkaasi voi ymmärtää tällaiset ilmaisut omalla tavallaan. Epätarkka tieto maksuehdoista voi aiheuttaa maksun viivästymisen – et saa rahojasi odotetusti.

Miten välttää virheellisten laskujen lähettäminen?

Ainoa ratkaisu on tarkka, oikea sanamuoto. Ymmärrettävät laskut nopeuttavat maksuprosessia. Laskussasi käytä samaa sanamuotoa, joka on asiakkaan tilauksissa. Samoin, jos sinulla on sopimus asiakkaasi kanssa, käytä sopimuksessa olevaa sanamuotoa. Tämän ansiosta asiakkaasi ei joudu miettimään kahta kertaa laskun kohteita.

Entä jos sinulla ei ole tilausta eikä sopimusta? Yritä käyttää EAN (Euroopan tuotenumero) tai GTIN (Globaali kauppatavaramerkki) numeroa – nämä numerot tunnistavat myydyt tuotteet yksiselitteisesti. Entä palvelut – kuvaile niitä tarkasti, anna palvelun päivämäärä.

Jos laadit osittaisia laskuja, liitä mukaan lisätietoja. Tämä auttaa asiakastasi tarkistamaan laskun oikeellisuuden. Se voi olla yksityiskohtainen lista suoritetuista tehtävistä. Hyvä käytäntö on liittää mukaan joitakin sopimuksen ehtoja. Mitä läpinäkyvämpi ja ymmärrettävämpi asiakirja on, sitä nopeammin se päätyy maksuosastolle.

Maksupäivämäärän asettaminen antaa tarkan päivän, jolloin laskusi erääntyy. Ilmoita alennuksista aikaisista maksuista, jos käytät niitä. Ilmoita viivästysmaksuista. Asiakkaidesi on tiedettävä etukäteen, mitä odottaa – se auttaa heitä hallitsemaan maksuaikatauluaan. Tällainen huolellinen laskujen hallinta tuo monia etuja sekä asiakkaille että sinulle – laskujen sovittaminen on varmasti paljon helpompaa.

Puutteellinen lasku – mitä ongelmia odottaa?

Puutteellinen lasku hidastaa laskutusprosessia, koska tietojen täydentäminen vie aikaa. Puutteelliset laskut siirretään yleensä maksujonon loppuun. On erittäin epätodennäköistä, että puutteellinen lasku maksetaan asiakkaan toimesta. Puuttuvat tiedot on löydettävä ja selvitettävä. Jonkun on käsiteltävä tämä asia. Asiakkaat eivät pidä arvokkaan aikansa tuhlaamisesta tällaisten asioiden kanssa. Yleisesti ottaen, jos laskusi on kerran puutteellinen, se ei ole ongelma, mutta toistuvat virheet voivat kannustaa asiakastasi lopettamaan yhteistyön kanssasi. Puutteelliset laskut antavat huonon kuvan hallintasi tilasta. Virheet asiakirjoissa, joilla on niin suuri arvo ja merkitys kuin laskuilla, herättävät epäilyksiä ja kysymyksiä asiakkaille. Et voi pitää järjestystä laskuissa, joten ei ole järjestystä muuallakaan yrityksessäsi.

Miten välttää puutteellisten laskujen lähettäminen?

Ennen laskusi lähettämistä tarkista vielä kerran kaikki tärkeät tiedot. Kiinnitä erityistä huomiota maksupäivämäärään ja -menetelmään. Puutteelliset tiedot johtavat maksun puutteeseen asetettuna päivänä. On parempi välttää tällaisia epämiellyttäviä tilanteita. Käytä valmiita malleja laskujesi laatimiseen. Hyvän arvoisen mallin tulisi sisältää kaikki lain mukaan vaadittavat elementit. On hyödyllistä käyttää laskutusohjelmistoa, jossa on asiantuntijoiden ammattimaisesti laatimia malleja. Tällaisilla malleilla laskusi tulisi olla siistejä, järjestyksessä ja täydellisiä. Laskutusprosessin on oltava hyvin organisoitu, ja laskujesi tulisi olla virheettömiä ja moitteettomia.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.