Mitä on nopeutettu eteneminen projektinhallinnassa? Keskeiset hyödyt ja haitat

Mitä on nopeuttaminen?

Nopeuttaminen on projektinhallintatekniikka, joka sisältää projektin keston lyhentämisen työskentelemällä tietyillä tehtävillä rinnakkain. Käytännössä tämä tarkoittaa, että loogisesti toisiinsa liittymättömiä tehtäviä suoritetaan samanaikaisesti. Tämä on vastakohta perinteiselle lähestymistavalle, jossa tehtävät suoritetaan peräkkäin – yksi tehtävä alkaa vasta edellisen valmistuttua. Tämän menetelmän tavoitteena on nopeuttaa projektitavoitteiden saavuttamista poistamalla tai vähentämällä viivästyksiä, joita peräkkäinen suorittaminen aiheuttaa. Voit nopeuttaa projektia kahdella tavalla:

• aloittamalla tehtävän juuri ennen edellisen siihen liittyvän tehtävän valmistumista,
• lisäämällä resursseja tai ihmisten määrää, jotka työskentelevät tehtävän parissa nopeuttaakseen toteutusta.

Nopeuttamisen hyödyt

Yksi tämän tekniikan pääeduista on epäilemättä projektin keston lyhentäminen, mikä on erityisen hyödyllistä, kun projektille on tiukka aikaraja. Tämä menetelmä varmistaa myös paremman resurssien käytön – joidenkin tehtävien suorittaminen samanaikaisesti vähentää tarvetta odottaa muiden valmistumista. Lisäksi nopeuttaminen mahdollistaa avainprojektitoimitusten nopeamman saavuttamisen, mikä voi olla tärkeää, kun näitä toimituksia tarvitaan muiden liiketoimintatavoitteiden täyttämiseksi. Tätä menetelmää voidaan soveltaa projekteihin eri teollisuudenaloilla tai kentillä (mukaan lukien rakentaminen, markkinointi, IT jne.).

Onko nopeuttamisella haittoja?

Vaikka nopeuttamisella on monia etuja, siihen voi liittyä myös riskejä, kuten ristiriitoja tiimin jäsenten välillä tai hallintoon liittyviä vaikeuksia, jotka voivat syntyä, kun tehtäviä suoritetaan samanaikaisesti. Tämän seurauksena projektin kustannukset voivat kasvaa, esimerkiksi uusien ihmisten palkkaamisen tai resurssien lisäämisen tarpeen vuoksi. Myös virheiden määrä voi lisääntyä, mikä vaikuttaa kehitetyn tuotteen tai palvelun laatuun. Samalla tämä menetelmä vähentää joustavuutta projektin suunnittelussa ja toteuttamisessa – tehtävien samanaikainen suorittaminen voi jättää vain vähän mahdollisuuksia mukautua muutoksiin projektin aikana.

Kuinka käyttää nopeuttamista?

Nopeuttaminen voi olla tehokas strategia, kun sinulla on kiire tai kun sinun on lyhennettävä projektin aikataulua (esimerkiksi rakennusprojekteissa, joissa viivästykset aiheuttavat suuria kustannuksia). Kuitenkin muutamia keskeisiä periaatteita tulisi noudattaa varmistaaksesi, että tämä projektinhallintatekniikka tuottaa toivottuja tuloksia. Tärkeimmät niistä on esitetty alla.

• Tehtävien valinta – ei kaikkia tehtäviä voida suorittaa tämän tekniikan avulla. Tämän vuoksi on tarpeen ymmärtää perusteellisesti eri tehtävien ja projektin vaiheiden väliset riippuvuudet ja poistaa ne, jotka tarvitsevat odottaa muiden valmistumista.
• Riskinarviointi – edellä mainituista syistä on tarpeen suorittaa huolellinen riskianalyysi ja määrittää, onko tämän tekniikan käyttäminen täysin perusteltua.
• Seuranta ja hallinta – on tarpeen seurata projektin edistymistä ja kommunikoida projektitiimin kanssa varmistaaksesi, että samanaikaisesti suoritettavat toiminnot eivät aiheuta ei-toivottuja ristiriitoja tai viivästyksiä.

Yhteenveto

Projekteissa, joissa aika on keskeinen tekijä, nopeuttaminen voi osoittautua arvokkaaksi strategiaksi, joka nopeuttaa suunnitellun tuloksen toimituspäivää, mikä varmasti tyydyttää kohdeyleisön. Kuitenkin sitä tulisi käyttää varovaisesti, jotta vältetään ensinnäkin kustannusten nousu ja toiseksi projektin laadun heikkeneminen. Tämän vuoksi ennen tämän tekniikan soveltamista päätä, mitkä tehtävät voidaan suorittaa samanaikaisesti. Suunnittele ne sitten sen mukaisesti ja seuraa jatkuvasti niiden edistymistä minimoidaksesi mahdolliset negatiiviset seuraukset.

Riippumatta siitä, päätätkö käyttää nopeuttamismenetelmää vai peräkkäistä lähestymistapaa, Firmbee tukee sinua koko matkan ajan. Järjestelmä tarjoaa lukuisia ominaisuuksia, kuten Kanban-tauluja, tehtävälistoja, kontaktitietokantoja, kalentereita ja paljon muuta. Kokeile Firmbeetä ilmaiseksi!

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.