Keskeiset toiminnot hallinnassa

Mitä on kontrollointi?

Tavoitteena ymmärtää kontrolloinnin olemus, tätä välinettä voidaan määritellä yrityksen yhteistyösolujen hyväksymäksi yhtenäiseksi ajattelun ja toiminnan menetelmäksi, joka helpottaa koko organisaation tehokasta hallintaa ja parantaa edelleen johdon rationaalista päätöksentekoa. Näin ollen kontrollointi on perusjärjestelmä, joka vastaa yrityksen hallinnan tukemisesta kokonaisuutena.

Moniulotteinen kontrollointi tulee mahdolliseksi integroimalla organisaation sisäiset mekanismit uusimpiin teknologioihin, jotka helpottavat keskeisten tietojen keräämistä, kokoamista ja käsittelyä. Lisäksi kontrollointi luo suotuisat olosuhteet hieman laajemman näkökulman omaksumiselle, keskittyen tulevaisuuteen suuntautuvaan toiminnan analysointiin, joka lopulta, yrityksen asianmukaisia resursseja hyödyntäen, vie lähemmäksi haluttujen tavoitteiden saavuttamista.

Kontrollointi sisältää neljä toimintoa – suunnittelu, valvonta, ohjaus ja koordinointi. Niiden eriytymisen vuoksi jokaisen näistä alueista kehittäminen tarjoaa mahdollisuuden toteuttaa kattavia liiketoimintatoimia, jotka lisäävät tietoisuutta yksittäisten toimintojen mahdollisuuksista ja riskeistä.

Kontrolloinnin toiminnot

• Suunnittelu – yksi kontrolloinnin perus tehtävistä on asettaa yritykselle erityiset tavoitteet, mikä liittyy tiiviisti itse suunnittelutoimintaan, sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Asetetut tavoitteet ottavat usein muodon KPI:stä, mikä helpottaa niiden toteutumisen asteen tarkistamista myöhemmissä vaiheissa. Tämän seurauksena on mahdollista luoda selkeä visio yrityksen kehityksestä, joka on ymmärrettävä kaikille työntekijöille. Samalla, lisäksi haluttujen tulosten selkeän määrittelyn ohella, suunnittelutoiminta vastaa myös keinojen ja aikarajan määrittelystä niiden saavuttamiseksi.
• Kontrollointi – edustaa kaikkein ilmeisintä kaikista kontrolloinnin toiminnoista. Tässä vaiheessa tärkein elementti on tehdä luotettava vertailu yrityksen aitojen tulosten ja jo kehitetyn suunnitelman välillä. Tällainen asetettujen tavoitteiden toteutumisen valvonta luo perustan monipuoliselle poikkeamien analyysille niiden esiintymisen alkuperän löytämiseksi. Seuraava askel on tehdä tarvittavat säädöt, jotta yritys voi maksimoida toimintansa tehokkuuden tulevaisuudessa.
• Valvonta – tämän alueen ensisijaiset toiminnot keskittyvät tärkeiden päätösten tekemiseen, jotka liittyvät aikaisemmin asetettujen oletusten tai tavoitteiden korjaamiseen, kuten alkuperäisten kustannusten uudelleenlaskentaan tai hyväksyttyjen budjettien päivittämiseen. Nämä toiminnot on suunniteltu auttamaan yritystä pääsemään haluttuun asemaan liiketoimintamaailmassa mahdollisimman nopeasti. Samalla valvonnan olemus yhdistyy edelleen todellisen tilan seurantaan, keskittyen kaikkein kriittisimpien tehtävien toteuttamiseen huolimatta rekisteröidyistä poikkeamista.
• Koordinointi – tämä toiminto vastaa koko hallintojärjestelmän tehokkuuden lisäämisestä, tuoden sen tilaan, jossa koordinoinnin hyödyt ylittävät sen toteuttamisen kustannukset. Toimintojen koordinoinnin varmistaminen lisää työn mukavuutta ja tehokkuutta, varmistaen, että yksittäisillä yksiköillä on oikea aste yhteensopivuutta ja että ne saavuttavat omat tavoitteensa yrityksen kokonaisetuja silmällä pitäen.

Kontrollointi – esimerkit

INCO Group

Yritykselle on ominaista monipuoliset toiminnot, jotka liittyvät kotitalouskemikaalien, lääkkeiden, kosmetiikan, muovipakkausten tai jopa kustannustoiminnan ja kiinteistökaupan tuotantoon. Joka vuosi tavaroiden vienti Euroopan unioniin ja Itä-Euroopan maihin kasvaa huomattavasti. Kuitenkin sen laajentuessa yritys kohtasi ongelman tehokkaasta kirjanpidosta niin laajalle budjetille. Oli tarpeen ottaa käyttöön erikoistunut tietojärjestelmä, joka mahdollistaisi niin suuren tietopaketin optimaalisen käsittelyn.

INCO Group päätti siksi investoida erikoistuneeseen kontrollointivälineeseen – Eureca-järjestelmään, joka tietovarastoteknologian avulla mahdollisti monipuolisen budjetin luomisen. Kontrolloinnin parannusten käyttöönoton myötä yritys onnistui saamaan alun perin liian monimutkaisen budjetin hallintaan, kiinnittäen huomiota osastokohtaisten kustannusten ja tuotantoon liittyvien suorien kustannusten vaiheittaiseen budjetointiin. Lisäetuna tuli myös mahdollisuus syöttää suunnitelmia sekä kuukausittaisia myyntiennusteita tai optimoida kiinteitä ja muuttuvia kustannuksia.

Kontrollointiratkaisujen käyttöönotto on virtaviivaistanut tarvittavaa suunnitteluprosessia, joka aiemmin, niin monipuolisten liiketoiminta-alueiden kanssa, oli äärimmäisen monimutkainen. Samalla kehitetty tietokanta on integroitu kenttäjärjestelmään, jotta kaikilla organisaation tasoilla työskentelevillä työntekijöillä on välitön pääsy keskeisiin tietoihin.

Infinite

Infinite on yksi nopeimmin kasvavista yrityksistä, jotka tarjoavat IT-ratkaisuja erilaisille yrityksille sekä Euroopassa että MENA-alueen ulkopuolella. Teollisuuden erityispiirteet ja sen eksponentiaalinen laajentuminen saivat brändin uskomaan vahvasti, että sen toimintaan oli sisällytettävä kattava ratkaisu, joka helpottaisi tulosten konsolidointia ja raportointia, mikä samalla täyttäisi yhä kasvavan tiedon tarpeen kontrolloinnin alueella.

Vaikka brändillä oli jo Excel-pohjainen kontrollointi, käsillä olevien tehtävien dynamiikka vaati työkalun käyttöönottoa, joka mahdollistaisi nopeamman työn useammilla parametreilla. Siksi Infinite päätti ottaa käyttöön tehokkaamman Eureca-järjestelmän, joka varmistaa mahdollisuuden joustavasti kehittää koko raportointijärjestelmää ja analysoida jopa erityisen monimuotoisia tietoja tehokkaasti.

LS Airport Services

LS Airport Services kuvataan yhdeksi Puolan suurimmista niin sanotuista “handling” -yrityksistä, joka tällä hetkellä palvelee yli 50 lentoyhtiötä ympäri maailmaa. Ajan myötä tällaisen menestyvän brändin johto päätti ottaa käyttöön työkalun tärkeän hallintokontrollin tukemiseksi. Pääasialliseksi motivoivaksi tekijäksi tuli mahdollisuus poistaa esteitä, jotka haittasivat yrityksen edelleen kehittämistä, mikä johtui raporttien laatimisen aikaa vievästä luonteesta.

Etsien kattavaa työkalua, joka auttaisi optimoimaan tietojen integroinnin, budjetoinnin, suunnittelun, raportoinnin, analyysin ja ennustamisen alueita, yritys päätti ottaa käyttöön Eureca-järjestelmän vuonna 2020.

Edistyneemmän kontrollointivälineen käyttöönoton myötä budjetoinnin, analyysin tai raportointiprosessien automatisointi tuli mahdolliseksi, mikä johti kontrolloinnin kokonaisarvon kasvuun koko yrityksessä. Lisäksi johtajien tietoisuus todellisista kustannusvaikutuksista on myös vahvistunut, mikä on lisännyt heidän sitoutumistaan nykyiseen liiketoimintatilanteeseen.

Kontrolloinnin toiminnot – yhteenveto

Oikein toteutettu kontrollointi, jota tukevat lisäksi modernit työkalut ja IT-järjestelmät, lisää koko yrityksen toiminnan tehokkuutta, mahdollistaen realististen liiketoimintatavoitteiden tarkan määrittelyn. Riippumatta teollisuuden erityispiirteistä, joissa yksittäiset yritykset päivittäin toimivat, harkittu kontrolloinnin potentiaalin hyödyntäminen, jopa lyhyellä aikavälillä, voi nopeuttaa prosessia kerätä, käsitellä, analysoida sekä tulkita liiketoiminnan kehityksen kannalta keskeisiä tietoja.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.