8 Parasta Ryhmäkeskustelutyökalua

Pandemian myötä verkkoryhmäkeskusteluista on tullut jokapäiväinen todellisuus meille kaikille. Riippumatta siitä, onko kyseessä työ, opiskelu, viihde tai sosiaalinen kanssakäyminen verkossa, virtuaaliset keskustelut ovat välttämättömiä viestintätyökaluja, joiden avulla on mahdollista luoda erilaisia projekteja, jotka vaativat olennaisesti useamman kuin yhden henkilön yhteistyötä. Onneksi markkinoilla saatavilla oleva ohjelmisto tekee tästä ratkaisusta saavutettavan ja usein täysin ilmaisen. Tässä artikkelissa esittelemme parhaat ryhmäkeskustelutyökalut, joiden avulla mikään olosuhde ei estä tiimitavoitteiden saavuttamista.

Ryhmäkeskustelutyökalut – sisällysluettelo:

1. Ryhmäkeskustelutyökalut – mitä ne ovat ja kenelle ne palvelevat?
2. 8 Parasta Ryhmäkeskustelutyökalua
3. Yhteenveto
4. Keskeiset kysymykset

Ryhmäkeskustelutyökalut – mitä ne ovat ja kenelle ne palvelevat?

Ryhmäkeskusteluiden ydin on kyky keskustella ryhmässä, joten useamman kuin kahden keskustelijan kesken (vaikka saatavilla olevat ratkaisut eivät sulje tätä keskustelumuotoa pois). Modernit viestintävälineet tarjoavat tekstin, äänen tai audiovisuaaliset muodot, tiedostojen vaihtamisen mahdollisuuden, niiden yhteisluomisen, aihekohtaiset keskusteluketjut, tehtävien jakamisen, “valmiiden” tehtävien poistamisen, projektin edistymisen seuraamisen, korjausten tekemisen jne. Kaikki reaaliajassa ilman viiveitä. Tämän seurauksena ryhmäkeskustelu on muuttunut kattavaksi työkaluksi etätyöhön, riippumatta siitä, missä se toteutetaan.

Verkkoryhmäkeskustelut säästävät paljon aikaa, joka liittyy matkustamiseen yhteiseen tapaamispaikkaan (puhumattakaan tilanteista, jolloin tällainen mahdollisuus on suljettu – esim. etätyö karanteenissa). Lisäksi saatavilla olevat tiedonvaihtomuodot minimoivat eroja, jotka johtuvat työtovereiden fyysisen läsnäolon puutteesta, ja joskus jopa ylittävät perinteiset ratkaisut organisaation osalta (esim. edistyneiden toimintojen ansiosta, jotka järjestävät tiettyjen työvaiheiden tuloksia yhteen paikkaan, samalla kun kaikki ryhmän jäsenet näkevät ne).

Tämä tekee ryhmäkeskusteluista erittäin houkuttelevia niille, jotka suosivat etätyötä kotoa, samalla kun ne tarjoavat vaihtoehdon perinteisille oppimis- ja projektitiimikokouksille. Näin ollen esittelemme listan vuoden 2021/2022 8 parhaasta ryhmäkeskustelutyökalusta.

8 Parasta Ryhmäkeskustelutyökalua

1. Microsoft Teams

Tämän työkalun ilmainen versio voi yhdistää jopa 300 käyttäjää (ilman vierailijoita). Saatavilla olevien viestintämuotojen määrä on äärimmäisen laaja ja sisältää tekstin, grafiikan, äänen ja audiovisuaaliset muodot. Vuorovaikutus voi tapahtua yksittäisten tai ryhmäyhteyksien kautta. Myös näistä yhteyksistä riippumatta yhteistyötoimintoja reaaliaikaiseen tiedostojen luomiseen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) voi tapahtua yleisessä foorumissa tai ryhmähuoneessa. Tämä työkalu on myös täydellinen esitysten antamiseen, jakamiseen ja vastaanottamiseen.

2. Skype

Skype tarjoaa tekstin, äänen ja ääni-videopuheluja, mahdollisuuden siirtyä nopeasti näiden tilojen välillä. Käyttäjien arvostamien ominaisuuksien joukossa on syytä huomata: keskustelujen tallentaminen, taustan sumentaminen videopuhelun aikana ja viestiminen ihmisten kanssa, jotka eivät käytä sovellusta (tässä tapauksessa kuitenkin maksut tulevat kuvaan). Skype mahdollistaa etätyön käytännössä kaikilla moderneilla laitteilla – perinteisten tietokoneiden, kannettavien tietokoneiden ja puhelimien lisäksi myös Xbox One -konsoleilla, tableteilla, Amazon Alexalla ja Kindle Fire HD:llä.

3. Messenger

Ryhmäkeskustelut Facebookissa ovat mahdollisia Messengerin avulla, joka on kaikille tuttu. Se mahdollistaa tekstin ja grafiikan viestinnän, ääni- ja ääni-videoyhteyden. Se on myös väline tiedostojen siirtoon. Uusin uutinen, joka on lisätty Messengerin toiminnallisuuksiin, on Messenger Huoneet, joissa voit luoda puheluja/kokouksia, joihin osallistuu jopa 50 henkilöä, ei rajoittuen vain sovelluksen käyttäjiin.

4. WhatsApp

Suora vaihtoehto Messengerille on vakiinnuttanut asemansa aloittamalla tekstiviestinnästä; jokin aika sitten se laajensi palveluitaan videopuheluihin. Se on myös alusta, jonka kautta voit vaihtaa tiedostoja ja jakaa sijaintiasi.

5. Discord

Discord on alusta, joka on ollut erityisen suosittu “peliyhteisössä”; kuitenkin se on kasvanut tarpeeksi saadakseen suosiota myös yleisön keskuudessa. Se mahdollistaa tekstin, äänen ja ääni-videoviestinnän, tiedostojen siirron mahdollisuuden. Sen etuja ovat intuitiivinen käyttö, tehokkuus, yhteensopivuus muiden alustojen ja ohjelmistojen (Windows, Android, macOS, iOS ja Linux) kanssa. Discord toimii myös selainversiossa.

6. Viber

Se on sovellus, joka mahdollistaa ryhmäkeskustelut laajalla valikoimalla keinoja – tekstin, äänen, ääni-videon, tiedostojen siirron ja multimedia. Viberin tarjoamista hyödyllisistä ominaisuuksista on syytä mainita synkronointi tallennettujen kontaktien kanssa ja mahdollisuus yhdistää ihmisiin, jotka eivät käytä sovellusta (maksua vastaan).

7. TeamSpeak

Tämä ratkaisu luotiin mahdollistamaan ryhmäpuhe- ja tekstikeskusteluja online-moninpelissä. Kuitenkin luojien lisäämät lisätoiminnot, kuten tiedostojen siirto-ominaisuus tai pikaviestimen personointi, tekevät TeamSpeakista hyödyllisen niille, jotka arvostavat minimalismia ja yksinkertaisuutta.

8. Signal

Signal arvostaa erityisesti niitä, jotka pitävät yksityisyydestään. Tämä johtuu siitä, että Signal ei tallenna tietoja kontakteista eikä jaa niitä eteenpäin, luottaen päätepisteestä päätepisteeseen -salaukseen. Lisäksi yhteyden metatietoja ei kerätä tässä tapauksessa, ja itse pikaviestin on rikastettu mahdollisuudella automaattisesti poistaa jo luetut viestit.

Yhteenveto

Ryhmäkeskustelutyökalujen puutteesta ei voi valittaa, ja yksittäisten valinta on tarpeiden ja mieltymysten kysymys. Päätettäessä tietystä ratkaisusta on otettava huomioon seuraavat tekijät:

• yrityksen tarpeet, eli mitä ominaisuuksia ja kykyjä työpaikalla tarvitaan,
• taloudelliset resurssit, eli kuinka paljon yrityksen budjetista voidaan kohdistaa työkalun hankintaan,
• työntekijöiden mieltymykset, sillä he käyttävät ratkaisua joka päivä, joten sen on oltava toiminnallinen ja helppokäyttöinen.

Nämä työkalut ovat jo olennainen osa todellisuuttamme, joka todennäköisesti tulee olemaan vielä enemmän tulevaisuudessa. Joten on syytä hyödyntää saatavilla olevia ratkaisuja – varsinkin kun monet niistä ovat ilmaisia.

Haluatko tietää muista hyödyllisistä työkaluista? Lue myös: Top 5 Ohjelmaa Laskeutumissivujen Luomiseen!

Jos haluat pysyä yhteydessä, liity Facebook-yhteisöömme!