Mikä on Eisenhowerin matriisi ja miten sitä käytetään?

Kaikkialla läsnä oleva kiire yhdessä jatkuvien yritysten kanssa hyödyntää joka hetki saa meidät tuntemaan, että ennemmin tai myöhemmin menettämme hallinnan. Kuinka monta kertaa olet tuntenut, että tehtävälistasi on ylivoimainen, ja hyödyllisestä työkalusta on tullut painajainen? Miten hallita kaaosta tehokkaasti ja alkaa hallita tehtäviä? Mikä on Eisenhowerin matriisi ja miten sitä käytetään? Lue lisää.

Eisenhowerin matriisi – sisällysluettelo:

1. Miksi Eisenhoweria pidetään esikuvana?
2. Kiireellinen ei ole tärkeä, ja tärkeä ei ole kiireellinen
3. Eisenhowerin matriisi
4. Tärkeä ja kiireellinen
5. Tärkeä, mutta ei kiireellinen
6. Kiireellinen, mutta ei tärkeä
7. Ei tärkeä eikä kiireellinen
8. Miten käyttää Eisenhowerin matriisia?

Miksi Eisenhoweria pidetään esikuvana?

Dwight D. Eisenhower oli sotilasgeneraali ja Yhdysvaltojen 34. presidentti. Hänet tunnetaan kuitenkin muustakin kuin vain tärkeänä henkilönä. Häntä pidetään yhtenä historian tuottavimmista ihmisistä, ja hänen kuolemansa jälkeen hänen tuottavuutensa ja tehokkuutensa ovat olleet monien keskustelujen aiheena. Hänen kahden presidenttikauden aikana hän toteutti ja implementoi monia arvokkaita menettelyjä, jotka ovat muokanneet maailmaa sellaiseksi kuin se on tänään. Kiinnostavaa on, että Eisenhower onnistui pysymään tuottavana koko elämänsä ajan.

Siksi monet tutkijat, mukaan lukien Covey, jotka olivat viehättäneet hänen elämäänsä, yrittivät selvittää, mikä hänen salaisuutensa oli. Kirjassaan “7 tapaa erittäin tehokkaiksi ihmisiksi” hän muunsi Eisenhowerin idean yksinkertaiseksi työkaluksi, joka helpottaa priorisointia. Avain on erottaa kiireelliset ja tärkeät asiat toisistaan.

Kiireellinen ei ole tärkeä, ja tärkeä ei ole kiireellinen

Tämä on parafraasi ajatuksesta, joka ohjasi Eisenhoweria ja auttoi häntä saavuttamaan huipputuottavuuden. Miten erottaa tärkeät ja kiireelliset tehtävät toisistaan? Nämä kaksi sanaa toimivat usein synonyymeinä sanastossamme, mutta tässä tapauksessa ne ovat täysin erilaisia.

Kiireelliset tehtävät ovat niitä, jotka vaativat sinulta välitöntä reagointia. Ne ovat hätätilanteita, jotka odottavat toimintaa suunnitellun aikataulusi ulkopuolella. Kiireelliset tehtävät ovat kaaoksen syyllisiä päivittäisessä elämässäsi, annos stressiä ja turhautumista. Tärkeät tehtävät sen sijaan ovat pitkäaikaisia, suunniteltuja aktiviteetteja. Ne vaativat säännöllistä työtä, mutta johtavat merkittäviin muutoksiin. Ne ovat tärkeitä projekteja ja perustavanlaatuisia aktiviteetteja. Nämä ovat asioita, jotka saavat sinut tuntemaan, että olet proaktiivinen ja että toimintasi on järkevää.

Kiireellisten ja tärkeiden asioiden erottaminen on yksi suurimmista vaikeuksista. Tämä johtuu pääasiassa siitä, että ei ole selkeää menetelmää tai määritelmää, joka voisi määrittää, mitkä tehtävät ovat tärkeitä ja mitkä kiireellisiä. Tässä on tarpeen harjoitella ja ottaa hetki aikaa miettiä kyseistä aktiviteettia. Erojen ymmärtäminen ei ole aluksi niin ilmeistä ja voi aiheuttaa paljon ongelmia. Kuitenkin vain alussa. Pidemmän analyysin jälkeen tulet varmasti siihen johtopäätökseen, mitkä aktiviteeteista ovat kiireellisiä ja mitkä tärkeitä sinulle tai liiketoiminnallesi.

Eisenhowerin matriisi

Eisenhowerin matriisi on työkalu, jota sekä yritykset että yksilöt voivat menestyksekkäästi käyttää päivittäisten tehtävien suunnitteluun ja priorisointiin. Tämä tekee toteutuksen suunnittelusta ehdottomasti helpompaa ja arvioi, mikä todella on tärkeää ja mihin kannattaa keskittyä. Se on yksinkertainen työkalu, joka jakaa aktiviteetit neljään kategoriaan:

• Tärkeä ja kiireellinen – tehtävät, jotka on suoritettava heti
• Tärkeä, mutta ei kiireellinen – tehtävät, jotka on aikataulutettava myöhemmin
• Kiireellinen, mutta ei tärkeä – tehtävät, jotka voidaan delegoida muille
• Ei tärkeä eikä kiireellinen – tehtävät, jotka voidaan ohittaa, jättää huomiotta

Tärkeä ja kiireellinen

Nämä ovat tehtäviä, jotka vaativat sinulta välitöntä reagointia. Ne, jotka sinun tulisi saada valmiiksi mahdollisimman pian ja pystyä siirtymään eteenpäin. Nämä ovat tehtäviä, jotka ilmestyvät äkillisesti, mutta ne on tehtävä, sillä niiden laiminlyönti voi aiheuttaa häiriöitä muussa työssä. Oikealla suunnittelulla tämän neljänneksen tehtävälista ei ole pitkä ja se on todella lista kiireellisistä asioista.

Toisaalta, niille, jotka hallitsevat aikaansa huonosti ja eivät suunnittele työtään säännöllisesti, lista on paljon pidempi. Esimerkki? Jos olet aikatauluttanut säännölliset lääkärikäynnit, verikokeet ja huolehdit terveellisestä ruokavaliosta ja riittävästä liikunnasta joka päivä, sairaudet, jotka tekevät sinut kykenemättömäksi, ovat todella harvinaisia, ja useimmat ihmiset suojaavat itseään niiltä täysin ennaltaehkäisevillä toimenpiteillä.

Tärkeä, mutta ei kiireellinen

Tämä on paikka tärkeille tehtäville, joilla ei ole tiettyä määräaikaa. Ne liittyvät yleensä perheeseen, ammatillisiin tai itsensä kehittämisen tavoitteisiin. Itse asiassa ne ovat erittäin tärkeitä ja ajattelet niistä koko ajan, mutta ne eivät ole stressaavia ja odottavat kärsivällisesti toteutusta.

Kuitenkin tämä ei tarkoita, että niitä pitäisi aina lykätä. Suuremmassa kuvassa niiden toteuttaminen on se, mikä merkitsee eniten. Ne vaikuttavat elämämme laatuun, joten näihin tehtäviin kannattaa käyttää paljon aikaa. Niiden suorittaminen vaatii paljon itsensä kieltäytymistä. Se on vielä vaikeampaa, kun olet ylivoimainen päivittäisten asioiden kanssa, ja myös siksi, että et saa niistä välitöntä “palkkiota”. Pitkäaikaiset aktiviteetit vaativat suurta itsensä tuntemista.

Kiireellinen, mutta ei tärkeä

Nämä ovat tehtäviä, jotka odottavat vuoroaan valmistua. Kuitenkin ne eivät ole niin tärkeitä, että sinun täytyy suorittaa ne yksin. Tämä tarkoittaa, että voit menestyksekkäästi delegoida ne muille tiimin jäsenille, ja lopputulos on käytännössä sama. Vain tekemällä ylimääräistä aikaa, sinulla on kapasiteetti suorittaa prioriteetit ilman, että lykkäät muita tehtäviä.

Ei tärkeä eikä kiireellinen

Nämä ovat aktiviteetteja, jotka vievät aikaa ja edistävät lykkäämistä. Nämä ovat tehtäviä, joita tulisi jättää huomiotta. Jos niitä on elämässäsi liikaa, kun poistat ne, näet varmasti eron ja huomaat, että sinulla on enemmän aikaa. Tällaisia aktiviteetteja ovat sosiaalinen kanssakäyminen, kahvitauot tai internetin ja sosiaalisen median selaaminen.

Ovatko nämä aikasyöppöjä? Ehdottomasti. Kuitenkin se ei tarkoita, että niiden pitäisi täysin kadota elämästäsi. Ne ovat rentoutumisen hetkiä, jotka auttavat sinua rentoutumaan intensiivisen henkisen työn jälkeen ja ovat välttämättömiä terveellisen tasapainon ylläpitämiseksi. Mutta kun analysoit päivääsi ja näet, että ne vievät liian paljon aikaasi, se pitäisi olla selkeä signaali sinulle muutokseen.

Miten käyttää Eisenhowerin matriisia?

Tämä työkalu on loistava sekä yhden päivän työn suunnitteluun että pitkäaikaisiin projekteihin. Se on tehokas ajanhallintatyökalu, joka auttaa sinua järjestämään yksittäisiä tehtäviä. Tämän seurauksena on ehdottomasti helpompaa suorittaa tietty projekti. Kun olet luonut konkreettisen listan, voit myös käyttää muita tehtävien hallintamenetelmiä.

Vaikka tämä ei varmasti ole täydellinen menetelmä eikä se toimi kaikille, sillä on yksi valtava etu. Usein huomaat, että pelkästään kaikkien aktiviteettien kirjoittaminen auttaa sinua näkemään, mitkä niistä ovat todella epäolennaisia, ja mitkä voit menestyksekkäästi delegoida työkavereille. Maailmassa, jossa kaaos ympäröi meitä ja on yhä vaikeampaa pysyä täysin keskittyneenä, häiriöiden poistaminen on hyvä alku menestyksen tavoittelussa.

Olet juuri oppinut, mitä Eisenhowerin matriisi on. Lue myös: Miten aloittaa dropshipping Amazonissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.