Miten käsitellä aikapaineita työssä?

Työn intensiivisyys voi olla uuvuttavaa, joten meidän on opittava käsittelemään aikapaineita. Ylihuolehtiva määrä kiireellisiä tehtäviä ja määräaikoja tekee päätöksenteosta mahdotonta, koska kaikki tuntuu olevan yhtä tärkeää. Tämän seurauksena hautaudut tehtäviin entistä enemmän, ja tuottavuus sekä motivaatio laskevat. Kuulostaako tutulta? Jos näin on, ota syvään henkeä ja varaa 5 minuuttia lukeaksesi artikkelimme parantaaksesi paitsi työsi laatua myös elämääsi.

Melko lohduttava fakta on se, että et ole ainoa, joka kamppailee tämän ongelman kanssa – yksi kolmesta ihmisestä kokee aikapaineeseen liittyvää työstressiä. Yhdysvalloissa 41 % työntekijöistä myöntää, että stressi vaikuttaa negatiivisesti heidän tuottavuuteensa. Tämä data osoittaa, kuinka monet ihmiset ovat edelleen kykenemättömiä käsittelemään aikapaineita riittävällä tavalla. Miten siis käsittelet tätä näennäisesti tuttua ongelmaa?

Aikapaine työssä – sisällysluettelo:

1. Järjestä aikasi
2. Aseta prioriteetit
3. Älä viivyttele!
4. Oikea viestintä on avain menestykseen
5. Ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä – palautuminen

Järjestä aikasi

Ensinnäkin sinun on järjestettävä itsesi ja aikasi. Vaikka kaaos työpöydälläsi ei tarkoita maailmanloppua, tehtävien kaaos voi tehokkaasti estää meitä saavuttamasta vakaata ja selkeää työnkulkua.

Hallitaaksesi tehtävälistaa, joka usein muuttuu dynaamisesti, on syytä käyttää välineitä jotka auttavat tässä prosessissa. Nämä ovat yleensä sovelluksia, joissa on tehtävälistoja, kanban-tauluja ja kalentereita.

Firmbee on yksi työkalu, joka yhdistää kaikki nämä ominaisuudet ja mahdollistaa päivittäisten tehtäviesi helpon hallinnan. Järjestelmän läpinäkyvyys mahdollistaa sekä kaikkien tarvittavien toimintojen helpon suunnittelun että niiden ryhmittelyn erillisiin kategorioihin. Kiitos muistutusten emme unohda mitään, ja seuraavien tehtävien merkitseminen vaikuttaa varmasti positiivisesti mielialaamme.

Aseta prioriteetit

Toinen toiminta, joka auttaa meitä taistelussa aikapaineita vastaan, on prioriteettien asettaminen. Työskentelemällä tämän periaatteen mukaan voimme keskittyä tärkeimpiin tehtäviin, ja vähemmän tärkeät tai siirrettävät tehtävät eivät jää huomiotta, vaan tehdään prioriteettien jälkeen. Tässä tapauksessa kokeile tehtävien ryhmittelymenetelmää. Se koostuu velvollisuuksiesi jakamisesta tärkeyden ja tehtävien tyypin mukaan. Tämän jälkeen voit suorittaa saman tyyppisiä tehtäviä vaiheittain – tämä säästää aikaa, tuo tyytyväisyyttä, hallinnan tunnetta työssä ja vaikuttaa myönteisesti mielenterveyteemme.

Esimerkki on takaisinsoitto ja sähköposteihin vastaaminen – sähköpostilaatikkomme tarkistaminen joka kerta, kun viesti saapuu, on häiritsevää ja vie meidät pois nykyisistä aktiviteeteistamme. On parempi asettaa tietty aika päivän aikana, jolloin teemme tämän.

Älä viivyttele!

Tietenkin, se on helppo sanoa mutta vaikea toteuttaa. Kuitenkin, ei todellakaan kannata viivytellä. Se saa meidät keskittymään muihin tehtäviin sen kustannuksella, mikä on tällä hetkellä tärkeintä. Tehtävien suorittamatta jättäminen, mutta vain tietäminen tiettyjen vastuutehtävien tärkeydestä, saa meidät tuntemaan itsemme ylivoimaisiksi. Tämä voi johtaa viivyttelyyn, kiireiseen keskeneräisten tehtävien sekoittamiseen, mikä johtaa kyvyttömyyteemme tehdä työtämme tehokkaasti.

Kun lähestyt tehtäviä, jotka vaativat paljon työtä, älä käsittele niitä kokonaisuutena. Jakamalla ne vaiheisiin voit nähdä toimintasi tulokset nopeammin ja päästä eroon ylivoimaisuuden tunteesta. Erityisten vaiheiden näkeminen kokonaisen tehtävän sijaan tekee siitä hallittavampaa, joten et viivyttele. Tämän menetelmän lisäetuna voi olla huolellisuus toimissasi.

Oikea viestintä on avain menestykseen

Ei ole mitään pahempaa kuin huono tai olematon viestintä. Kyse ei ole jatkuvasta ohjauksesta kaikkien velvollisuuksien läpi, mutta on syytä selvittää esimiehen kanssa, mitä nyt tarvitaan ja mitä voi odottaa. Kun tätä puuttuu, voimme tuntea itsemme eksyneiksi jatkuvassa kasvavien tehtävien virrassa. Jos et tiedä, miten käsitellä jotain, sen sijaan että ajattelisit sitä ja käyttäisit aikaa, jota usein on hyvin vähän, kysy!

Viestintä työtovereiden välillä on myös ratkaisevan tärkeää. Jos vastuujen jakaminen on selkeää, on helpompaa puolustaa tarpeitamme ja konsultoida kyseistä henkilöä ongelmatilanteissa. Tämä voi myös toimia keskinäisenä motivoijana – kun teemme yhteistyötä ja näemme näiden toimien tulokset, tyytyväisyys kannustaa meitä jatkamaan työtä.

Aikapaine työssä? – muista palautuminen

Et voi unohtaa palautumista. Et saa energiaa vain työpaikalle tuoduista lounaslaatikoista. Jos tunnet, että stressi vaikuttaa sinuun huonosti ja aikapaine on sietämätöntä – se on merkki siitä, että sinun on levättävä. Ei, emme kehota sinua jättämään kaikkea äkillistä lomaa varten – pikemminkin kiinnitä huomiota päivittäisiin tapoihisi.

Riittävä uni on oikean toiminnan perusta – väsyneenä ja ilman 7-8 tuntia unta emme ole yhtä luovia ja tehokkaita kuin työpaikkamme vaatii. Toinen tekijä, jonka monet ihmiset unohtavat, on riittävä nesteytys ja ravinto. Tuntuuko siltä, että tarvitset 3 kahvia, eikä ole vielä edes lounasaika? Juoda vihreää teetä, täytä vesipullosi, ota pähkinöitä tai muuta ravitsevaa välipalaa.

Muista, että työ ei ole kaikki kaikessa. Viime aikoina on puhuttu paljon työ- ja yksityiselämän tasapainosta, ja vaikka on uskomus “tee sitä, mitä rakastat, niin et koskaan joudu työskentelemään enää“, on monia ihmisiä, jotka eivät ole samaa mieltä. Työelämässä eläminen voi helposti viedä ilon henkilökohtaisesta elämästä, sillä silloin korvaamme sen uralla. Tietenkin on joitakin ammatteja, joissa tämä periaate voi toimia, mutta jopa miellyttävin työ on silti työtä. Itsehoidon tulisi olla tärkeä osa elämää – myös mielenterveyden kontekstissa. Muista vaalia intohimojasi, suhteitasi rakkaisiisi ja itseesi.

Lue: Kuinka vähentää etätyöntekijöitä vaivaavaa digitaalista stressiä?!

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä!