Keräämättömien laskujen periminen 5 helpolla askeleella

Kun pyörität omaa liiketoimintaasi, ennemmin tai myöhemmin kohtaat tilanteen, jossa asiakkaasi ei maksa sinulle ajallaan. Tällöin mielessäsi saattaa pyöriä monia kysymyksiä. Mitä vaiheita sinun tulisi ottaa saadaksesi maksun? Tarvitsetko asianajajan apua? Tai onko jotain, mitä voit tehdä itse? Ei hätää. Seuraavassa artikkelissa vastaamme näihin kysymyksiin. Lue, kuinka kerätä maksamattomia laskuja 5 helpolla askeleella.

Maksamattomien laskujen kerääminen – sisällysluettelo:

1. Tarkista laskusi tiedot
2. Lähetä ystävällinen muistutus
3. Lähetä maksupyyntö
4. Lähetä lopullinen maksupyyntö
5. Ota yhteyttä laillisesti

Tarkista laskusi tiedot

Ennen kuin ryhdyt toimiin maksamattomien laskujen keräämiseksi, varmista, ettet ole tehnyt virheitä. Olemme vain ihmisiä, ja kaikki tekevät virheitä. Tarkista siis, oletko laatinut laskun oikein. Typo pankkitilitiedoissa saattaa estää asiakastasi, huolimatta heidän vilpittömistä aikomuksistaan, maksamasta laskua.

Se ei ole ainoa asia, jonka sinun on tarkistettava. On tärkeää varmistaa, että lasku on laadittu tilauksen mukaisesti. Jos laskun summa on suurempi kuin sopimuksessa, ei ole ihme, että asiakkaasi ei halua maksaa sitä. Tässä tapauksessa sinun on laadittava hyvityslasku.

Samankaltainen tilanne syntyy, kun asiakkaasi ei hyväksy tehtyä työtä. Tässä tapauksessa sinun on tehtävä korjauksia. Tarkista myös, oletko laittanut oikeat asiakastiedot laskulle ja onko se lähetetty oikeaan osoitteeseen. Kiinnitä huomiota laskun päivämäärään ja maksutapaan. Jos olet varma, että tämän laskun tiedot ovat täydelliset ja oikeat, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Lähetä ystävällinen muistutus

Maksun puute voi olla vain valitettava huolimattomuus ja yksinkertainen väärinkäsitys. Se voi tapahtua kenelle tahansa. Siksi ensimmäisen maksumuistutuksen tulisi olla ystävällinen. Älä kutsu suuria aseita heti paikalle. Huolehdi hyvistä suhteista urakoitsijaasi.

Mitä sinun tulisi sisällyttää tällaiseen muistutukseen? Anna siinä selkeää ja faktapohjaista tietoa. Esitä faktat kohteliaasti, mutta päättäväisesti. Kirjoita, mitä työtä on tehty tai mitä tavaroita olet myynyt asiakkaallesi. Voit myös liittää laskun kopion muistutukseen, sillä asiakkaasi saattaa olla kadottanut sen. Ilmoita, milloin maksuaika päättyi, mutta älä vielä aseta uutta aikarajaa. Lisäksi voit sisällyttää maksettavan kokonaismäärän. Odota asiakkaasi reaktiota muutaman päivän ajan, ja lähetä sitten seuraava muistutus.

Kuinka lähettää tällaisia tietoja? On parasta lähettää se sähköpostitse, sillä se on nopein ja tehokkain tapa ottaa yhteyttä asiakkaisiisi. Pyydä asiakastasi ystävällisesti vahvistamaan sähköpostisi vastaanottaminen. Tämä voi olla hyödyllistä myöhemmin. Entä jos asiakkaasi ei vahvista viestisi vastaanottamista? Voit soittaa heille ja kysyä asiasta suoraan. Jos se ei toimi, siirry seuraavaan vaiheeseen.

Lähetä maksupyyntö

Maksupyynnön tulisi sisältää faktoja, sillä siitä voi myöhemmin tulla todiste oikeudessa. Tämän vuoksi jopa pienet epätarkkuudet voivat kääntyä sinua vastaan. Varmista, että valmistelet sen tarkasti. Tällaisen asiakirjan tulisi olla kirjoitettu rauhallisella sävyllä, erityisesti kun asiakkaasi ei ole maksanut laskua ensimmäistä kertaa. Ole kohtelias ja suora, mutta älä yli-reagoi, jotta et menettäisi asiakastasi.

Koska se on virallinen asiakirja, sinun tulisi lähettää maksupyyntö kirjattuna kirjeenä. Voit myös käyttää vastaanottovahvistusta. Et tarvitse oikeudellisia palveluja tässä vaiheessa. Vaikka asianajotoimiston kirjeellä saattaisi olla enemmän vaikutusta asiakkaasi, oikeudelliset palvelut ovat melko kalliita. Siksi sinun tulisi ensin yrittää kirjoittaa maksupyyntö itse.

Lähetä lopullinen maksupyyntö

Tämä on viimeinen askel ennen kuin pakotat asian. Viimeinen pyyntösi asettaa ja viestii odotuksesi. Vaikka käytettävissä ei ole mallikirjettä, lopullisen maksupyynnön tulisi esittää kaikki faktat ja tiedot maksamattomasta laskusta.

Muista sisällyttää kaikki tarvittavat tiedot, kuten laskun numero, erääntynyt summa ja eräpäivä. Hyvin kirjoitettu maksupyyntökirje osoittaa asiakkaallesi, että otat asian melko vakavasti, ja se on heille selkeä signaali, että saatat ryhtyä oikeustoimiin pian.

On myönnettävä, että oikeudelliset asiat voivat olla kalliita ja aikaa vieviä. Siksi asiakirja, jonka olet lähettämässä, on viimeinen oikeudellinen ulkopuolinen menetelmä asian ratkaisemiseksi. Ilmoita kohtuullinen päivämäärä maksulle. Tyypillisesti standardimaksuaika on 14 päivää.

Voit myös liittää asiakirjoja, jotka vahvistavat asiakkaan velan. Se voi olla esimerkiksi tavaran vastaanottokuitti tai sopimus, jonka olet allekirjoittanut asiakkaasi kanssa. Muista, että sähköpostitse lähetetty sopimus on yhtä sitova kuin sen paperiversio.

Lopuksi voit lisätä huomautuksen, että jos maksua ei suoriteta yllä mainitussa ajassa, viet asian oikeuteen, mikä tuottaa asiakkaallesi ylimääräisiä kustannuksia.

Ilmaisella laskutusohjelmalla voit asettaa muistutuksia tulevista maksuista ja yhdellä napsautuksella tarkistaa erääntyvän summan ja eräpäivät.

Ota yhteyttä laillisesti

Jos asiakkaasi edelleen välttelee maksua, ainoa vaihtoehto on ryhtyä oikeustoimiin. Tässä vaiheessa on parasta käyttää asianajajan apua, erityisesti jos erääntynyt summa on suuri. Jopa pienet virheet menettelykirjeessä voivat saada tuomioistuimen hylkäämään kanteen.

Entä jos laskun summa on pieni? Asianajajan palkkaamiseen liittyvät kustannukset voivat olla suhteettomat velkaan nähden. Tällöin voit hyödyntää yksinkertaistettua menettelyä, joka on vähemmän kustannuksia aiheuttavaa eikä vaadi asianajajan osallistumista.

Olet juuri lukenut maksamattomien laskujen keräämisestä. Tutustu muihin artikkeleihimme: 5 yleisintä laskutusvirhettä

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.