Kuinka käyttää kirjanpito-ohjelmistoa laskutuksen ja maksujen hyväksymisen automatisoimiseen?

Laskut ovat yleisimmät asiakirjat, jotka vahvistavat tavaroiden toimituksen tai palveluiden suorittamisen yrityksiltä. Myynti- ja talous-/kirjanpito-osastot käsittelevät yleensä tällaisten asiakirjojen laatimista. Moderni ratkaisu, joka tukee laskujen laatimista ja saatavien seurantaa monissa yrityksissä, on yhä integroidumpien talous- ja kirjanpitojärjestelmien, sovellusten ja monitasoisten ERP (Enterprise Resource Planning) -järjestelmien käyttö. Onko näiden työkalujen käyttöönotto yrityksessäsi sen arvoista? Mitä etuja se tuo mukanaan?

Kirjanpito-ohjelmisto laskutuksen ja maksujen hyväksymisen automatisoimiseksi – sisällysluettelo:

1. Kenelle ammatillinen kirjanpito-ohjelmisto voi olla hyödyksi?
2. Toimintakustannusten optimointi
3. Kuinka hallita laskutusta itse?
4. Älykäs tapa hoitaa maksusi
5. Jatkuva pääsy laskuihisi ja talouteesi

Kenelle ammatillinen kirjanpito-ohjelmisto voi olla hyödyksi?

Viime aikoihin asti kehittyneet kirjanpito-ohjelmistot tai hallintojärjestelmät olivat suurten yksiköiden alue, joilla oli vakaa asema markkinoilla. Mikä oli syynä tähän? Nämä olivat innovatiivisia työkaluja, joten niiden käyttöönoton kustannukset ylittivät usein pienempien toimijoiden taloudelliset mahdollisuudet. Kuitenkin nopean kehityksen ja digitalisaation aikakaudella tällaiset järjestelmät ja sovellukset ovat yhä useamman saatavilla, mukaan lukien freelancerit.

Nämä järjestelmät käyttöönoton ja käytön prosessi ei nykyään ylitä edes mikroyritysten taloudellisia ja laitteistovaatimuksia. Ottaen huomioon vastaanottajaryhmän laajentumisen, ohjelmistoja on saatavilla eri versioina. Tämän ansiosta se sopii paremmin yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin sen koon, toimialan tai verotustavan mukaan. Kun päätetään toteuttaa tällaisia parannuksia suuressa yrityksessä, on syytä konsultoida alan asiantuntijaa parhaan ratkaisun ehdottamiseksi. Pienen yrityksen tai itsenäisen ammatinharjoittajan tapauksessa voit helposti löytää sinulle sopivan ohjelmiston tai sovelluksen.

Toimintakustannusten optimointi

Ensimmäinen ja usein tärkein asia liiketoiminnan harjoittamisessa on kustannusten optimointi. Tämä koskee lähes kaikkia, freelancereista pieniin perheyrityksiin ja suuriin kansainvälisiin yrityksiin. Kirjanpitojärjestelmien avulla voit automatisoida useita toistuvia tehtäviä, kuten toistuvien laskujen laatimista. Tämä säästää aikaa ja rahaa. Laaditut laskut voidaan automaattisesti kirjata ja samalla lähettää sähköisessä muodossa urakoitsijalle. Sinun ei tarvitse tulostaa niitä. Tämä säästää paperia, mustetta, sähköä, toimistotilaa ja mahdollisia henkilöstökustannuksia, jotka ovat usein suurimpia liiketoiminnan kustannuksia. Jos palkkaat kirjanpitäjän, hän ei enää tuhlaa aikaa tietojen syöttämiseen, vaan keskittyy vastuullisempiin tehtäviin.

Kuinka hallita laskutusta itse?

Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja, niin sovellusten ja kirjanpito-ohjelmiston tuen ansiosta sinun ei tarvitse käyttää kirjanpitotoimiston palveluja. Selviät laskujen laatimisesta ja kirjaamisesta, jopa verojen ja maksujen selvittämisestä. Tämä on sinulle valtava säästö. Intuitiiviset työkalut auttavat sinua hallitsemaan laskutusta ilman, että se vie liikaa aikaasi. Erityisissä sovelluksissa ja järjestelmissä laskuja laatiessasi on erittäin hyödyllistä käyttää saatavilla olevia laskupohjia ja niiden automaattista generointia esimerkiksi kulujen perusteella.

Saatavilla olevat laskupohjat voidaan helposti mukauttaa tarpeisiisi. Kun tiedot on kerran syötetty, niitä käytetään uusien asiakirjojen luomiseen. Tietenkin, tarvittaessa, voit helposti muuttaa tai päivittää niitä milloin tahansa. Voit myös luoda täysin uuden asiakirjan – yksilöllisen ja räätälöidyn liiketoimintasi tyypin mukaan. Jos teet ulkomaisia liiketoimia, sinun ei tarvitse huolehtia mistään. Voit helposti laatia laskuja eri valuutoissa ja eri verokannoilla sekä erilaisilla eräpäivillä ja maksutavoilla.

Älykäs tapa hoitaa maksusi

Laskutuksen lisäksi saatavilla oleva ohjelmisto helpottaa maksujen hyväksymistä ja selvittämistä. Näiden työkalujen avulla voit nopeasti yhdistää varojen saapumisen pankkitilille oikeaan laskuun. Tämä estää sinua tuhlaamasta aikaa tylsään maksujen etsimiseen paperilaskelmasta. Lisäksi sinun ei tarvitse manuaalisesti merkitä, mikä lasku on jo maksettu ja mikä ei.

Kaikki tämä voidaan tehdä sähköisesti sovelluksen kautta älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Tällaiset järjestelmät antavat sinun seurata, mikä urakoitsija on maksamatta, mutta myös luoda ja lähettää maksupyyntöjä ja korkomerkintöjä. Tämä on merkittävä aika- ja rahansäästö.

Jatkuva pääsy laskuihisi ja talouteesi

Erityisten kirjanpito-ohjelmien ja sovellusten ansiosta voit päästä käsiksi laatimiisi laskuihin milloin tahansa ja missä tahansa. Voit helposti tarkistaa, kenelle ja tarkalleen mihin lasku on laadittu. Voit tarkistaa päivämäärän, maksutavan ja laskun summan. Voit myös tarkistaa, onko se maksettu vai ei. Laskujen tarkastelun lisäksi voit hallita talouttasi jatkuvasti. Voit seurata maksuja ja erääntymisiä. Tällaiset tiedot auttavat sinua arvioimaan, mitkä urakoitsijat ovat yhteistyön arvoisia ja mitkä ovat syytä välttää.

Sen ansiosta pidät taloudellisen vakauden ja vältät riskialttiita hankkeita. Kaikki nämä tiedot antavat sinulle jatkuvan näkymän nykyiseen taloudelliseen tilanteeseesi. Tällöin yrityksen hallinta, uusien toimeksiantojen tai lisäinvestointien ja ostojen tekeminen on helpompaa. Kaikki tämä tarkoittaa, että taloushallintaohjelman käyttö tuo sinulle lukuisia etuja.

Tarkista uusi ilmainen laskutusohjelma ja laskutusohjelmisto laskujen laatimiseen.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.