Kuinka parantaa laskutusprosessia? 8 loistavaa ideaa paremman laskutuksen tueksi

Tiedätkö, miten laskutusprosessia voi parantaa? Onko sen pakko olla niin aikaa vievää ja työlästä? Laskutusprosessi vaikuttaa olevan vaikeaa, erityisesti jos sinulla ei ole aiempaa kosketusta aiheeseen. Kuitenkin käy ilmi, että koko prosessia voidaan huomattavasti helpottaa työkaluilla, jotka mahdollistavat itsenäisen laskujen laatimisen. Tällaisilla työkaluilla saat enemmän aikaa, ja mikä tärkeämpää, nopeutat taloudellisten virtojen prosesseja. Miten voit parantaa laskutusprosessia? Selvitäksesi se, lue artikkeli ja käytä kehittämäämme tarkistuslistaa.

Kuinka parantaa laskutusprosessia? – sisällysluettelo:

1. Aseta omat ehtosi
2. Kerää kaikki tiedot
3. Lähetä lasku työn valmistuttua
4. Käytä valmiita malleja
5. Korjaa mahdolliset virheet
6. Automatisoi laskutusprosessi
7. Pidä silmällä maksuaikatauluja
8. Käytä sovellusta laskutusprosessin optimoimiseksi

Aseta omat ehtosi

Se saattaa yllättää sinut, mutta jopa pieni vaivannäkö tarjousten lähettämisen vaiheessa asiakkaille voi merkittävästi helpottaa laskutusprosessia. Miten se on mahdollista? Selkeä ja läpinäkyvä esitys taloudellisista asioista alusta alkaen auttaa välttämään tarpeettomia väärinkäsityksiä myöhemmin. Asiakkaan tulisi tietää tarkalleen, kuinka paljon ja milloin hänen on maksettava tarjouksesi hyväksymisen hetkellä.

Päätä, teetkö selvityksesi työtuntien perusteella vai koko projektin perusteella, ja määritä maksuaikataulu. Jos myönnät alennuksia aikaisista maksuista, sinun on tiedotettava asiakkaitasi alussa. Varota asiakkaitasi myöhästyneiden maksujen korkoista. Kerro heille, milloin on laskujen lähettämispäiväsi. Mitä enemmän tietoa maksuista on saatavilla yhteistyön alussa, sitä vähemmän epäselvyyksiä asiakkaallasi on maksamisen aikana.

Muista pitää kirjallinen muoto kaikista sopimuksista. Mikä tahansa kirjallinen muoto, jopa sähköposti tai viesti pikaviestimestä, riittää. Entä jos olet unohtanut asettaa ehtosi selkeästi – tee se ennen laskun lähettämistä. Tällä tavoin vältät tarpeettomat kysymykset laskun lähettämisen jälkeen. Kaikkien väärinkäsitysten selittäminen vie aikaa, mikä tarkoittaa, että saat maksusi vasta sen jälkeen, kun olet käsitellyt kaikki asiaan liittyvät kysymykset.

Kerää kaikki tiedot

Ennen laskun lähettämistä tarkista, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot tätä prosessia varten. On tietoja, jotka on sisällytettävä jokaiseen laskuun. Yhtään kohtaa ei saa puuttua. Tarvitset:

• Asiakkaan nimi ja sukunimi (yrityksen nimi on valinnainen)
• Asiakkaan osoite (sekä fyysinen että sähköpostiosoite)
• Asiakkaan puhelinnumero (se ei ole välttämätöntä, mutta helpottaa yhteydenpitoa)
• Asiakkaan verotunnusnumero
• Valittu maksutapa
• Laskun lähettämispäivämäärä
• Laskun summa
• Kuvauksen kohta laskussa
• Muut tärkeät tiedot asiakkaalle

Kun sinulla on tällainen tietopaketti kerättynä, laskutusprosessi ei pitäisi viedä paljon aikaa. Miksi on hyödyllistä kerätä kaikki tiedot ennen laskutusprosessia? Kun sinulla on kaikki tiedot käsillä, sinun ei tarvitse etsiä niitä laskutuksen aikana, mikä tarkoittaa, että voit pysyä prosessissa mukana.

Lähetä lasku työn valmistuttua

Juuri kun työsi on valmis, muistat vielä kaikki toimeksiannon yksityiskohdat. Tiedät tarkalleen, mitä tilauksissa tai sopimuksessa oli. Tämä mahdollistaa tarkan kuvauksen laatimisen laskulle. Vaikka sinulla olisi erittäin hyvä muisti, ei ole hyvä idea lykätä laskutusprosessia myöhemmäksi.

Laskutuksen tulisi olla nopeaa, muuten asiakkaasi saattaa ajatella, että et välttämättä odota nopeaa maksua. Lisäksi viivästykset laskutuksessa voivat tehdä koko prosessista vaikeampaa asiakirjojen kasaantumisen vuoksi – sinun on käytettävä koko päivä niiden käsittelyyn.

Asiakirjojen käsittely jatkuvasti ei ainoastaan mahdollista työkuorman tasapainoista jakamista, vaan vähentää myös riskiä, että jokin lasku jää huomaamatta. Sähkölaskut ovat monella tapaa ylivoimaisia – voit lähettää niitä milloin tahansa, jopa viikonloppuna, ja lähettää ne heti urakoitsijasi sähköpostiin. Paperiversiot laskuista on tulostettava ja lähetettävä kirjeinä perinteisessä postissa työpäivän aikana.

Käytä valmiita malleja

Osa prosesseista on toistuvia. Laskujen käsittely on yksi niistä. Laskujen muoto on säädetty laissa, joten suurin osa laskun elementeistä pysyy muuttumattomana. Sen sijaan, että miettisit laskujesi elementtejä, käytä valmiita malleja.

Jokaisen valmiin laskumallin tulisi sisältää tila kaikille tarvittaville tiedoille – mitään ei saa kadota. Täytä vain tyhjät kohdat, ja laskusi on valmis. Tässä prosessin vaiheessa tietokanta tarvittavista tiedoista on erityisen hyödyllinen. Yleensä malli voidaan mukauttaa toiminnan luonteeseen. Valittavana on monenlaisia malleja. Osa niistä on hyvin perinteisiä ja virallisia, toiset esittävät mielenkiintoista muotoilua tai niiden muoto on keskittynyt läpinäkyvyyteen. Mukauttaaksesi mallin omiin tarpeisiisi voit lisätä yrityksesi logon tai käyttää värejä, jotka liittyvät brändiisi.

Korjaa mahdolliset virheet

Mallien käyttö auttaa välttämään suurimman osan mahdollisista virheistä. Mallit sisältävät yleensä kaikki laskun tarvittavat elementit. Silti virheitä voi tapahtua milloin tahansa. Ennen kuin lähetät asiakirjan asiakkaalle, tarkista se huolellisesti ja muista verrata laskuasi tilaukseen tai sopimukseen. On parempi tarkistaa kaikki yksityiskohdat ennen laskun lähettämistä asiakkaalle kuin tehdä korjaavia laskuja, mikä johtaa pidempään odotukseen maksun saamiseksi.

Automatisoi laskutusprosessi

Useimmat toiminnot voidaan tehdä tietokoneohjelmiston avulla. Tietokone voi auttaa myös laskujen käsittelyssä. Voit luoda oman asiakastietokannan – sinun tarvitsee syöttää tiedot järjestelmään vain kerran, jotta voit käyttää niitä myöhemmin yhä uudelleen. Hyvä laskutusohjelmisto auttaa välttämään virheitä laskutusprosessin aikana.

Laskutusprosessin automatisointi on erityisen hyödyllistä toistuvissa laskuissa. Miksi? Sinulla on samat asiakastiedot, summa ja kuvaus, kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on asettaa maksupäivämäärä tai -taajuus, ja ohjelma hoitaa loput. Se on vielä helpompaa sähköisten laskujen tapauksessa – ohjelmisto voi laatia ja lähettää laskun asiakkaalle. Tämä on valtava parannus laskujen käsittelyssä.

Pidä silmällä maksuaikatauluja

Laskutusprosessi sisältää paitsi laskun laatimisen ja sen lähettämisen asiakkaalle myös sen varmistamisen, että maksu tehdään ajallaan. Se on viimeinen toimenpide koko laskutusprosessissa, mutta silti ei vähäisin. On erittäin hyödyllistä pitää silmällä kaikkien maksujen aikarajoja jatkuvasti.

Joskus maksupäivän jälkeen sinulla ei silti ole rahaa tililläsi. Voit lähettää asiakkaalle ystävällisen muistutuksen – taktiikka ja kohteliaisuus ovat tässä erittäin tärkeitä. Asiakkaalla on oikeus maksaa viime hetkellä, eikä edes pieni myöhästyminen voi olla syynä tiukkaan nuhteluun. On parempi pitää hyvät suhteet asiakkaisiin, vaikka sinun täytyykin vahvistaa omia etujasi.

Käytä sovellusta laskutusprosessin optimoimiseksi

Optimoidaksesi laskutusprosessia käytä laskutusohjelmaa – se auttaa pitämään yllä kaikkia edellä mainittuja käytäntöjä. Yleensä sovelluksessa on toimintoja, kuten valmiita malleja, asiakastietokanta ja osoitusmoduuli.

Laskutussovellus auttaa välttämään numeerisia virheitä laskentojen automatisoinnin ansiosta. Lisätoiminnot mahdollistavat toistuvan laskutuksen, muistutusten lähettämisen ja maksustatusten seurannan tai jopa maksukehotusten lähettämisen velallisille.

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.