Miksi aktiivinen kuuntelu on tärkeää työpaikalla?

Hyvä viestintä tiimissä on perusta resurssien tehokkaalle käytölle ja ystävällisen ilmapiirin rakentamiselle työpaikalla. Tilastojen mukaan jopa 86 % työntekijöistä mainitsee viestinnän ja yhteistyön puutteen pääasiallisena epäonnistumisen syynä. Mitä toimenpiteitä tulisi tehdä tämän välttämiseksi? Miten aktiivinen kuuntelu työpaikalla voi lisätä tiimin tuottavuutta? Lue lisää saadaksesi lisätietoja.

Miksi aktiivinen kuuntelu on tärkeää työpaikalla? – sisällysluettelo:

1. Mitä on aktiivinen kuuntelu?
2. Aktiivisen kuuntelun merkit
3. Aktiivinen kuuntelu työpaikalla
4. Aktiivinen kuuntelu etäympäristössä
5. Yhteenveto

Mitä on aktiivinen kuuntelu?

Aktiivinen kuuntelu tapahtuu, kun keskitymme tietoisesti siihen, mitä toinen henkilö sanoo. Passiivisen kuuntelun sijaan kiinnitämme huomiota toisen henkilön sanoihin sen sijaan, että keskittyisimme ympäristöömme tai omiin ajatuksiimme.

Tämän termin määritelmä löytyy vuoden 1987 julkaisusta nimeltä “Aktiivinen kuuntelu.” Kirjoittajat Carl R. Rogers ja Richard E. Farson antavat seuraavan selityksen käsitteelle:

“Aktiivinen kuuntelu on tärkeä tapa saada aikaan muutoksia ihmisissä. Huolimatta yleisestä käsityksestä, että kuuntelu on passiivinen lähestymistapa, kliiniset ja tutkimustulokset osoittavat selvästi, että herkkä kuuntelu on erittäin tehokas keino yksilön persoonallisuuden muutokseen ja ryhmäkehitykseen. Kuuntelu saa aikaan muutoksia ihmisten asenteissa itseään ja muita kohtaan; se tuo myös muutoksia heidän perusarvoihinsa ja henkilökohtaiseen filosofiaansa. Ihmiset, joita on kuunneltu tällä uudella ja erityisellä tavalla, tulevat emotionaalisesti kypsimmiksi, avoimemmiksi kokemuksilleen, vähemmän puolustautuviksi, demokraattisemmiksi ja vähemmän autoritäärisiksi.”

Tämän määritelmän mukaan aktiivinen kuuntelu parantaa viestintää. Toinen henkilö tuntee itsensä kuulluksi, mikä rakentaa parempaa suhdetta ja luo luottamuksen ja arvostuksen tunnetta. Lisäksi aktiivinen kuuntelu mahdollistaa keskustelun maksimaalisen hyödyntämisen. Keskittymällä toisen henkilön sanoihin voimme muistaa enemmän tietoa ja välttää häiriötekijöitä.

Aktiivisen kuuntelun merkit

Kuinka toinen henkilö tietää, että kuuntelet aktiivisesti sitä, mitä he sanovat? He lukevat sanallisia ja sanattomia vihjeitäsi. Aktiivisen kuuntelun sanallisia merkkejä ovat:

• Oikeiden kysymysten esittäminen – esittämällä avoimia kysymyksiä kannustamme toista henkilöä jatkamaan keskustelua ja osoitamme, että kuuntelemme todella sitä, mitä he sanovat. On kuitenkin tärkeää, ettei nosteta esiin asioita, jotka eivät ole relevantteja käsiteltävälle aiheelle tai joihin on jo annettu vastaus – muuten vain kiistämme olevamme aktiivisia kuuntelijoita.
• Parafraasi ja yhteenveto – toinen henkilö huomaa osallistumisesi, jos parafraasit heidän sanojaan, eli muotoilet uudelleen sen, mitä toinen osapuoli sanoi, tai jos päätät tiivistää aiheen muutamaan keskeiseen kohtaan.

Muita aktiivisen kuuntelun sanallisia merkkejä ovat lyhyiden lauseiden keskeyttäminen, kuten “kyllä”, “olet oikeassa”. On kuitenkin suositeltavaa, ettei niitä käytetä liian usein, sillä reaktioidemme tulisi olla luonnollisia, ei pakotettuja.

Aktiivisesti kuunnellessasi älä keskeytä puhujaa, vaihda aihetta tai arvioi ja kyseenalaista heidän lausuntojaan – tämä estää heitä jatkamasta keskustelua ja saa heidät tuntemaan itsensä väheksytyiksi.

Tietenkin molempien osapuolten näkemykset voivat erota, joten avoimen mielen pitäminen ja toisen henkilön näkökannan ymmärtäminen on olennaista. On myös suositeltavaa mykistää puhelin ennen keskustelua ja muistaa sen henkilön nimi, jonka kanssa puhut.

Sanattomat signaalit ovat joskus helpompia näyttää, ja niihin kuuluvat:

• Silmäkontakti – silmäkontaktin välttäminen toisen henkilön kanssa voi hämmentää heitä ja saada heidät miettimään, kuunteletko todella. Sen sijaan yritä katsoa heitä ystävällisesti ja luoda heidän kanssaan side.
• Päätään nyökkääminen ja hymyileminen – pelkkä silmäkontakti voi olla hieman kiusallista ja häiritsevää toiselle osapuolelle. Siksi on myös syytä hymyillä ja nyökkäillä – nämä ovat luonnollisia, pakottamattomia reaktioita, jotka osoittavat, että olemme tyytyväisiä keskusteluun. Tällä tavoin osoitamme, että haluamme toisen henkilön jatkavan puhumista.
• Asento – se, miten käyttäydyt keskustelun aikana, kertoo paljon sitoutumisestasi. Paikoillaan seisominen tai liiallinen levottomuus voi viitata siihen, että olet tylsistynyt. Toisaalta, hieman eteenpäin nojaaminen osoittaa, että keskityt siihen, mitä he sanovat.

Aktiivinen kuuntelu työpaikalla

Tehokas viestintä voi lisätä tiimin tuottavuutta jopa 25 %. Aktiivinen kuuntelu työpaikalla voi myös tuoda muita etuja, kuten:

• Luottamuksen rakentaminen – työntekijät jakavat todennäköisemmin ideoitaan, havaintojaan tai ongelmiaan henkilön kanssa, joka kuuntelee heitä eikä arvioi tai keskeytä heidän puhettaan. Luottamus kääntyy myös keskinäiseksi kunnioitukseksi ja paremmiksi suhteiksi. Työskentely tällaisessa ympäristössä saa työntekijät tuntemaan itsensä motivoituneemmiksi ja tietoisemmiksi tavoitteistaan.
• Liiketoimintatarpeiden ymmärtäminen – työntekijöiden kuunteleminen ja heidän tarpeidensa ymmärtäminen auttaa johtoa tekemään tarvittavat muutokset ja tunnistamaan parannuskohteet, mikä johtaa suurempaan tiimin tuottavuuteen ja liiketoiminnan kasvuun. Ne voivat joskus olla organisatorisia tarpeita, ja joskus ne voivat koskea tiettyä työntekijää (esim. heidän lisäkoulutustaan valitussa alueessa).
• Väärinkäsitysten välttäminen – aktiivinen kuuntelu vaatii avointa mieltä muita kohtaan, vaikka heillä olisi erilaisia mielipiteitä tai näkökulmia. Tämä auttaa meitä välttämään väärinkäsityksiä toisen henkilön aikomuksista tai sanomasta jotain, mitä emme todella tarkoittaneet. Tilanteen kokonaiskuva antaa sinun tehdä viisaita päätöksiä.

Aktiivinen kuuntelu etäympäristössä

Olla osa virtuaalista tiimiä ei ole enää yllättävää. Etä- ja hybridityö hallitsevat liiketoimintaympäristössä, jonka kanssa eivät vain henkilöstöhallintoyksiköt ja projektipäälliköt, vaan myös itse työntekijät joutuvat tekemisiin. Suuri etu ovat omistetut alustat, kuten Firmbee, jotka mahdollistavat projektin edistymisen seuraamisen, tehtävien jakamisen yksittäisille tiimin jäsenille, kuitin ja kulujen hallinnan sekä tarvittavien asiakirjojen tallentamisen yhteen paikkaan.

Kuitenkin pelkkä tehtävien delegointi ei riitä, jotta työntekijät tuntisivat itsensä osaksi yritystä. On tarpeen varmistaa hyvä viestintä, jota usein puuttuu virtuaalisessa ympäristössä. Siksi on tärkeää hyödyntää aktiivisen kuuntelun etuja joka kerta, kun siihen on mahdollisuus. Miten se tehdään?

• Suunnittele videokokouksia – pyydä kaikkia pitämään verkkokamerat päällä kokouksen aikana, jotta osallistujat voivat nähdä työkavereidensa sanattomat vihjeet.
• Vähennä häiriötekijöitä – pyydä osallistujia mykistämään laitteet, jotka voisivat häiritä keskustelua, ja olemaan vastaamatta viesteihin (sähköposti, tekstiviesti jne.) kokouksen aikana.
• Pyydä, ettei sinua keskeytetä puhuessasi – jonkun keskeyttäminen voi tarkoittaa paitsi kunnioituksen puutetta toista henkilöä kohtaan, myös erityisesti verkkokokouksissa se voi johtaa hämmennykseen. Vältääksesi tätä, pyydä kollegoitasi pidättäytymään kommenteista, kunnes osallistuja on lopettanut puhumisen.
• Tehdä nopea yhteenveto – tiivistä kaikki, mitä olet oppinut kollegoiltasi. Tällä tavoin todistat, että olet kuunnellut heitä aktiivisesti ja että olet avoin heidän ideoilleen, ehdotuksilleen ja valmis auttamaan heitä kaikissa ongelmissa.

Yhteenveto

Aktiivinen kuuntelu työpaikalla on erittäin tärkeää, sillä se edistää keskinäistä kunnioitusta ja rakentaa luottamusta. Tällainen ilmapiiri kannustaa työntekijöitä sitoutumaan enemmän tehtäviinsä ja olemaan tuottavampia. Aktiivisella kuuntelulla on suora vaikutus paremman viestinnän luomiseen, jonka ansiosta on helpompi havaita riskejä, ongelmia ja tehdä parempia päätöksiä.

Lue myös: Mitä on asynkroninen viestintä?

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.