Kuinka toteuttaa freelancer-hallintajärjestelmä yrityksessä?

Freelance-hallintajärjestelmän toteuttaminen yrityksessä ei ole lainkaan vaikeaa. Etsi vain Googlesta oikea järjestelmä, selaa saatavilla olevia tarjouksia ja valitse se, joka kiinnostaa sinua eniten. Ei mitään yksinkertaisempaa, vain muutama klikkaus. Kikka on kuitenkin FMS:n tehokas toteuttaminen. Miten se tehdään? Seuraa vain alla olevia vaiheita.

Kuinka toteuttaa Freelance-hallintajärjestelmä yrityksessä? – sisällysluettelo:

1. Johtaja oikeassa paikassa
2. Tehokas viestintä freelancerien kanssa
3. Aikatauluta käyttöönotto
4. Tiimin valmistelu
5. Parannusten käyttöönotto
6. Viestintä järjestelmän ylläpitäjän kanssa

Johtaja oikeassa paikassa

Jotta Freelance-hallintajärjestelmä voitaisiin toteuttaa hyvin, yrityksen tulisi ensin huolehtia siitä, että paikan päällä, eli yrityksessä, on johtaja/projektipäällikkö. Tämä henkilö on vastuussa organisaation edistymisen seuraamisesta järjestelmän toteuttamisen aikana ja varmistaa myös jatkuvan yhteyden valitun FMS-toimittajan kanssa.

Projektijohtajan tai -päällikön tulisi olla pysyvä yhteyspiste toimittajan ja asiakkaan välillä Freelance-hallintajärjestelmän käyttöönotosta, asiaankuuluvien muutosten esittelyyn ja järjestelmän täydelliseen toteuttamiseen. Tämä on myös henkilö, joka saa ensimmäisenä uutiset tai tiedot uusista ominaisuuksista myöhemmin.

Tehokas viestintä freelancerien kanssa

Tehokas viestintä on välttämätöntä paitsi henkilökohtaisessa elämässä myös ammatillisessa elämässä. Meidän tapauksessamme pääasiassa freelancerien kanssa. Sääntö on, että uusien teknologioiden käyttöönoton yhteydessä tulee paljon uutta tietoa kerralla, mikä luo viestintämelua. Lisäksi freelancerit ovat ihmisiä, jotka työskentelevät pääasiassa etänä eivätkä ole jatkuvasti yhteydessä siihen, mitä yrityksessä tapahtuu.

Sen vuoksi freelancerien ennakoiva tiedottaminen tulevista muutoksista sekä uusien järjestelmien käyttöönottoon liittyvistä yksityiskohdista on erittäin tärkeä osa freelancerien hallintajärjestelmän toteuttamista yrityksessä. Sinun tulisi sisällyttää, miten heidän tulisi ylläpitää ja hallita profiilejaan, jotta organisaatio säästää aikaa jokaisen asian erikseen selittämiseen.

Aikatauluta käyttöönotto

Voit perustaa Freelance-hallintajärjestelmän yrityksessä erittäin nopeasti. Kuitenkin ilman asianmukaista käyttöönottoaikataulun organisointia voit kohdata useita esteitä, kuten tarpeettoman paluun aikaisempiin käyttöönoton vaiheisiin jatkuvasti esiin nousevien ratkaisemattomien ongelmien vuoksi. Suunnittelemalla käyttöönottoaikataulun etukäteen voit välttää turhautumista projektissa mukana olevien keskuudessa.

FMS-toimittajan konsultin avulla voit järjestää työaikataulun vastaamaan organisaation ja sen työntekijöiden kykyjä. On hyvä idea dokumentoida jokainen aikataulun vaihe ja tehdä se saataville järjestelmän toteuttamiseen osallistuville henkilöille, jotta he tietävät, missä vaiheessa he ovat.

Tiimin valmistelu

FMS-toimittajan kanssa käytävien aloituskeskustelujen aikana varmista varhaisessa vaiheessa, että järjestelmää käyttävät henkilöt ovat tietoisia tulevista muutoksista ja sitoutuneita niihin. Lisäksi freelancerien hallintajärjestelmän toteuttamisen ensimmäisissä vaiheissa olisi suositeltavaa järjestää perehdytyskoulutus projektin valvojan ja järjestelmätoimittajan puolelta sekä kaikkien vastaanottavan yrityksen osapuolten kesken. Tällaisen koulutuksen tulisi valmistaa kaikki, jotka tulevat olemaan yhteydessä uuteen järjestelmään, jotta he tietävät, miten sitä käytetään ja ennen kaikkea, miten työskennellä tehokkaasti sen parissa.

Parannusten käyttöönotto

Kun toteutus on saatu päätökseen, järjestelmän toimintaa tulisi seurata jatkuvasti ja kerätä palautetta sen käyttäjiltä. Sekä niiltä, jotka työskentelevät paikan päällä organisaatiossa että niiltä, jotka työskentelevät etänä. Tällaiset toimet tähtäävät jatkuvien korjausten tai parannusten tekemiseen järjestelmään sen kykyjen maksimoimiseksi. Ottaen huomioon tulevaisuuden suunnitelmat yritykselleen, FMS-käyttäjät voivat myös esittää ideoita järjestelmän toiminnan laajentamiseksi. Tällä tavoin se on vielä tehokkaampaa ja voit ylittää osaston tai projektin, jota tällä hetkellä toteutetaan organisaatiossa.

Viestintä järjestelmän ylläpitäjän kanssa

Hyvän Freelance-hallintajärjestelmän toimittajan tulisi delegoida omistettu järjestelmän ylläpitäjä auttamaan vastaanottavaa yritystä. Järjestelmän ylläpitäjän tulisi toimia ei vain FMS:n toteuttamisen aikana asiakkaan organisaatiossa, vaan olla myös saatavilla myöhemmin sen toiminnan aikana. Tämä tarjoaa FMS-asiakkaalle jatkuvaa apua mahdollisissa odottamattomissa tilanteissa. Tämä henkilö toimii myös jatkuvana yhteyshenkilönä toimittajan ja asiakkaan välillä varmistaen, että kaikki palaute kerätään ja välitetään kehittäjille.

Tällä tavoin voit tehdä kaikki korjaukset tai parannukset FMS:ään jatkuvasti. Saattaa käydä ilmi, että ylläpitäjää ei tarvita lainkaan järjestelmän toteuttamisen jälkeen, mutta on hyvä tunnustaa, että on olemassa omistettu henkilö, johon voit kääntyä järjestelmän käytön myöhemmissä vaiheissa.

Lue myös: Freelance-hallintajärjestelmän keskeiset elementit

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.