Projektin odotukset ja miten ne täytetään

Projektin toteuttamisen tehtävä kantaa raskasta vastuuta. Olitpa sitten projektipäällikkö tai freelancer, sinun on täytettävä useita määriteltyjä ja korkeita projektivaatimuksia. Monilla kerroilla, johtuen puutteellisesta viestinnästä, nämä vaatimukset ymmärretään väärin ja tulkitaan väärin. Tiimi menettää moraalia, kun aikaa käytetään projektin järjestämiseen vähemmän kaoottiseksi sen sijaan, että edettäisiin eteenpäin. Miten saada projekti täyttämään kaikki odotukset? Tämän päivän artikkelissa haluaisimme antaa sinulle ohjeita, jotka käytännössä varmistavat, että projektisi toteutetaan moitteettomasti ja vaivattomasti.

Projektin odotukset – sisällysluettelo:

1. Projektin odotukset – miksi ne usein johtavat pettymyksiin
2. Projektin odotusten hallinnan 5 elementtiä:
3. Tulevaisuutta varten

Projektin odotukset – miksi ne usein johtavat pettymyksiin

On todennäköisesti käynyt niin, että asiakkaasi ei ollut tyytyväinen työsi tulokseen. Jatkoit miettimistä, miksi visiosi eivät kohdanneet ja kuinka paljon se teki koko agendasta epäselvän. Kun lopulta ymmärrät, on jo liian myöhäistä, joskus jopa pahempaa – koko projekti on päättynyt. Silti pähkäilet – mikä meni pieleen? Vastaus on tässä tapauksessa lähes aina viestintä ja molempien osapuolten odotusten asianmukainen ilmaiseminen. Onneksi on tapa estää tällaiset katastrofit.

Odotukset eivät ole mitään muuta kuin vahvoja uskomuksia siitä, että mielessämme oleva asia on tietyllä tavalla, muodossa, kankaassa jne., ja että asiat tapahtuvat niin kuin kuvittelemme. Nämä asiat ovat usein vaikeita määritellä hyvin, mikä voi olla ongelmallista erityisesti liiketoiminnan näkökulmasta. Se myös hämärtää sekä projektin tavoitteet että sen onnistumisen mittaamisen tavat.

Lisäksi ongelma voi olla määriteltyjen prioriteettien ja aikarajojen puute tietylle tehtävälle tai liiallinen huomion kiinnittäminen väärille vaiheille. Lopulta jäljelle jää hukattu aika, matala moraali ja heikentynyt työteho. Tällainen organisatorinen kaaos aiheuttaa sitoutumisen puutetta tiimissä, mutta mikä tärkeämpää, vakavan luottamuksen menetyksen asiakkaan ja projektissa työskentelevien ihmisten, mukaan lukien sinun, välillä.

Projektin odotusten hallinnan 5 elementtiä:

Kuten näet, odotusten asianmukainen hallinta voi auttaa sinua välttämään monia tarpeettomia ongelmia ja johtamaan koko projektin toteutuksen alusta loppuun asiakkaan tarkoittamalla tavalla. Projektin odotusten hallinnassa on 5 peruselementtiä:

1. Projektin suunnittelu

Usein käy niin, että projektista kiinnostuneilla osapuolilla on tietty valmiiksi mietitty visio jo ennen kuin he luovat suunnitelman tietylle hankkeelle. Tämän vuoksi on hyvä idea osallistuttaa asiakas jo alkuvaiheessa, eli suunnittelussa. Yhdessä asiakkaan ja työtovereiden kanssa määrittele toimintojen laajuus, prioriteetit ja tavoitteet, tunnista tehtävien väliset suhteet. Jos jokin on epäselvää – älä epäröi kysyä. Älä myöskään unohda laatia riskinarviointisuunnitelmaa varautuaksesi ennakoimattomiin olosuhteisiin.

Molempien osapuolten odotukset eivät aina välttämättä kohtaa – tämä menetelmä selkeyttää kaikki oletukset tietylle projektille ja sitouttaa koko tiimin enemmän.

2. Projektin toteuttaminen

Projektin suunnittelu on tärkeää, mutta ei niin ratkaisevaa kuin sen toteuttaminen. Tätä varten sinun on pidettävä kokouksia asiakkaan ja tiimin kanssa määrittääksesi kuinka toteuttaa ja seurata hankkeesi kehitystä.

Kokouksissa tiimisi kanssa varmista, että kaikki ymmärtävät roolinsa ja tietävät, mitä heidän on tarkoitus tehdä. Määrittele roolit, tehtävät, niihin käytettävä aika, viestintäplan ja tapa, jolla seurataan virstanpylväitä. On parasta, jos sisällytät myös KPIt heti, samoin kuin seuraavat aikataulutetut kokoukset, jolloin teet päivityksen.

Viestintä on tässä vaiheessa olennaista – huolehdi siitä, esimerkiksi ottamalla käyttöön sopiva viestintäalusta. Firmbee on yksi tällaisista työkaluista, joka mahdollistaa työtovereiden kanssa viestimisen lisäksi monia muita projektinhallintaan ja työhön liittyviä hyödyllisiä toimintoja. Se on yksi harvoista projektinhallinta-alustoista, joiden ansiosta useiden ohjelmien integroiminen ei ole tarpeen, ja niin sanottu tekninen väsymys lakkaa vaivaamasta meitä.

3. Viestintä

Kuten näet, suurin osa tehokkaasta työskentelyprosessista ja siten odotusten täyttämisestä liittyy kykyyn viesti selkeästi. Tämä tulisi pitää mielessä koko projektin eri vaiheissa, jotta vältetään tarpeettomat väärinkäsitykset ja siten ajan ja motivaation menetys.

Ennen kaikkea käytä yksinkertaista ja selkeää kieltä, jota kaikki ymmärtävät. Epäselvyyksiä tai epäilyksiä ei pitäisi olla. Lisäksi on parasta tiivistää kaikki kokoukset nopealla palautteella.

Voit myös laatia viestintäsuunnitelman, joka sisältää:

• viestintätavan (sähköpostit, viestit, viestintätyökalut),
• viestinnän tiheyden,
• tietyn henkilön, joka on vastuussa tietystä tehtävästä,
• riskinarvioinnin ja mahdolliset viestintäongelmat.

Se varmistaa, että osalliset tietävät, mitä odottaa, ja että jopa pahimmat skenaariot ovat jälkiajattelua eivätkä epämiellyttävä yllätys. Huonojen uutisten piilottaminen ei auta ja voi johtaa tiimin luottamuksen ja sitoutumisen menetykseen.

4. Alhaiset lupaukset ja ylisuorittaminen

Kirjaimellisesti alhaiset lupaukset tarkoittavat lupauksien vähättelyä hankkeen alussa, ja toisaalta ylisuorittaminen tarkoittaa odotusten ylittämistä toimituksen yhteydessä.

Ei ole vaikeaa innostua ja luvata jotain suunnitteluprosessin alussa, mikä ajan myötä ja innostuksen laannuttua voi osoittautua vaikeaksi tai jopa mahdottomaksi toteuttaa. Koska tilanne on jo päätetty eikä sitä voi peruuttaa, mitä sitten? Luultavasti edessä on stressiä. Temppu on estää tämän tilanteen syntyminen ensinnäkin. Miten?

Meidän tulisi ehdottaa hieman vähemmän kuin voimme toimittaa. Tällä tavoin asiakas tuntee itsensä tyytyväiseksi, kun projekti päättyy ja onnistuimme ylittämään hänen odotuksensa. Ennakoimattomien hankalien olosuhteiden sattuessa, jotka repivät osia suunnitelmasta, asiakas on silti iloinen, koska toivottavasti onnistuimme pitämään sanamme. Kuitenkin, jotta pysyisimme rauhallisina koko prosessin ajan, meidän on huolellisesti asetettava tavoitteet ja virstanpylväät mahdollisimman realistisesti kalibroidaksemme alhaisten ja korkeiden lupauksien strategiamme.

5. Henkilökohtaiset odotukset

Ihmiset eivät voi lukea ajatuksia. He eivät arvaa, mitä tarkoitat, oletat tai ennakoit, jos emme ilmaise asioita selkeästi ja nimenomaisesti. Näin pääsemme viimeiseen, mutta ei suinkaan vähäisimpään elementtiin – odotustemme ilmaisemiseen. Transparenssi ja selkeys aikomuksistamme, toimistamme ja odotuksistamme mahdollistavat kollegoiden ja potentiaalisten asiakkaiden ymmärtää ja hahmottaa projektin kokonaiskuva, jota toteutamme.

Tulevaisuutta varten

Odotukset ovat olennainen osa elämäämme, mukaan lukien sen ammatillinen puoli. Proaktiivinen niiden hallinta voi virtaviivaistaa työskentelyprosessia ja johtaa sitoutuneempaan tiimiin, tyytyväisiin asiakkaisiin ja lopulta henkilökohtaiseen menestykseen! Pidä tämä mielessä työskennellessäsi projekteissasi ja yritä laittaa nämä muutamat periaatteet käytäntöön – huomaat eron nopeasti.

Lue: Mitä uusia projektinhallintataitoja sinun tulisi hallita vuonna 2021 ja 2022.

Jos haluat pysyä yhteydessä, liity Facebook-yhteisöömme.