Julkisten suhteiden käsittelyyn on monia mielenkiintoisia ja monipuolisia työkaluja. Yksi niistä on usein aliarvioitu, nimittäin tapahtumamarkkinointi. Mutta miten valmistautua tapahtumaan? Näytämme sinulle tien tehokkaaseen tapahtumien PR-strategiaan.

Tehokas tapahtumien PR-strategia – sisällysluettelo:

  1. Mitä on PR?
  2. Mitä on TAPAHTUMA?
  3. Mitä minun pitäisi valmistella ennen tapahtumaa? – Tapahtumien PR-strategia
  4. Mikä rooli tapahtumalla on PR:ssä ja viestinnässä?
  5. Tapahtumien tyypit
  6. Keskeiset kysymykset

Mitä on PR?

Julkisista suhteista on monia määritelmiä, ja jokainen niistä tuo uuden version käsitteestä. Lyhyesti sanottuna, PR pyrkii muokkaamaan toimijan sosiaalisia suhteita ympäristöönsä. Se on joukko tietoisia, suunniteltuja ja pitkäaikaisia toimia ja aktiviteetteja, joiden tarkoituksena on esitellä brändi parhaimmillaan huolehtimalla organisaation tai henkilön hyvästä imagosta.

Mitä on TAPAHTUMA?

Englanniksi tapahtuma tarkoittaa tilaisuutta. Teoreettisesta näkökulmasta tapahtumamarkkinointia käsitellään muun muassa viestintä- ja mediascienceissa, taloustieteessä ja johtamisessa, matkailussa sekä psykologisissa tieteissä, jotka liittyvät ihmisten käyttäytymiseen massatapahtumissa. Käytännössä tapahtumamarkkinointi toimii yhtenä työkaluna PR-markkinointistrategioissa. Se sisältää erilaisten tapahtumien jatkuvan järjestämisen, joiden tarkoituksena on vaikuttaa suoraan asetettujen tavoitteiden toteuttamiseen yrityksissä.

Event_PR_Strategy

Mitä minun pitäisi valmistella ennen tapahtumaa? – Tapahtumien PR-strategia

Tapahtumaa suunniteltaessa on syytä ottaa huomioon useita tärkeitä seikkoja, jotka tukevat työtämme ja mahdollistavat erilaisten tilanteiden hallinnan kokouksen aikana. Näitä ovat:

  1. Hätälistan laatiminen – tarkistuslista, joka on laajennettu sisältämään menettelytavat hätätilanteiden käsittelyyn.
  2. Valmiin lausunnon laatiminen – malli lausunnosta tai lehdistötiedotteesta, joka on kirjoitettu etukäteen ja esittää tärkeimmät tiedot ja vastauksen kriisiin.
  3. Yhteystietojen ja mediakontaktien listaaminen – tämän listan tulisi sisältää kaikki tiedot median edustajien kontaktoimiseksi (esim. nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
  4. Oikeanlaisen median edustajien nimeäminen.
  5. Viestinnän varmistaminen – lisäksi pelastustoimen ja palontorjuntavälineiden merkitseminen sekä erillinen huone tapahtuman turvaamisesta vastaaville palveluille jne.
  6. Median alueen nimeäminen – eri sisäänkäyntiaika ja erillinen alue muista osallistujista.
  7. Valmistella kopioita kaikista tarvittavista asiakirjoista.

MUISTA!

Menestyksekkään tapahtuman valmisteluun ja järjestämiseen tarvitaan ennen kaikkea tervettä järkeä, yksityiskohtainen aikataulu, turvallisuus kaikilla tasoilla kyberavaruudesta vakuutuksiin, paljon kärsivällisyyttä ja päivittäistä jatkuvaa vaivannäköä.

Mikä rooli tapahtumalla on PR:ssä ja viestinnässä?

Tapahtumat voivat keskittyä erilaisiin erityisiin puoliin yrityksen vahvistamisessa, kuten imagoon, hyväntekeväisyyteen tai myyntiin. Ne voivat edistää tiettyjä tuotteita, brändejä, palveluja tai jopa ideoita. Tapahtumapäällikölle “5W” -sääntö on hyödyllinen, joka tapahtuman järjestämisessä voi ottaa seuraavien kysymysten muodon:

  • Mitä – mitä järjestämme?
  • Kuka – kenelle tapahtuma on?
  • Missä – missä järjestämme sen?
  • Milloin – mikä on tapahtuman aika ja päivämäärä?
  • Miksi – mihin tarkoitukseen järjestämme tapahtuman?
Event_pr_Strategy

Kysymällä itseltämme nämä 5 peruskysymystä tuemme merkittävästi ideaa ja realistisia oletuksia järjestetystä tapahtumasta.

Tapahtumaa järjestettäessä älä unohda määrittää, mitä markkinointitoimenpiteitä toteutetaan ja kuinka viesti kanavoidaan:

  • ATL (Above the line) – markkinointitoimenpiteiden strategia, joka toteutetaan perinteisessä mediassa (radio, televisio, lehdistö, julisteet, ulkomainonta),
  • BTL (Below the line) – markkinointitoimenpiteet, jotka on suunnattu kuluttajille, eivätkä ole mainontaa massamediassa.

Tapahtumien tyypit

Tapahtumat voidaan myös jakaa eri tyyppeihin riippuen tavoitteesta ja luonteesta:

  • Yritys- ja liiketapahtumat
  • Kauppamessut ja näyttelyt
  • Vapaa-ajan ja viihdetapahtumat
  • Kansalais- ja hallitustapahtumat
  • Markkinointitapahtumat
  • Konferenssit ja kokoukset
  • Sosiaalitapahtumat
  • Urheilutapahtumat

Tapahtuma on täydellinen lisä monitasoiseen PR- tai markkinointikampanjaan, esim. verkkomyynnille. Se on myös täydellinen tilaisuus vuorovaikutukseen ja suoraan keskusteluun asiakkaan ja median kanssa. Tapahtumat keskittyvät viestintään ja tietyn vastaanottajan kohtaamiseen. Ne rakentavat suhteita sekä tukevat kumppani- ja työntekijäkontakteja, integroiden ja yhdistäen.

Tarkista Vuoden 2021 parhaat PR-kampanjat.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.

Zofia Lipska

Yli 10 vuoden kokemuksella digitaalisesta markkinoinnista Sophia ei ainoastaan tunne tämän alan sääntöjä, vaan ennen kaikkea tietää, miten niitä rikotaan erinomaisen ja luovan tuloksen saavuttamiseksi.

View all posts →

The most important questions

  1. Onko järjestetyn tapahtuman tyypillä merkitystä?

    Kyllä. Lopullinen määrittäjä on kohderyhmä. Eri tyypit sopivat eri kohteisiin. Esimerkiksi tapahtuma varakkaista esikaupungeista tuleville tuoreille aviopareille olisi erilainen kuin tapahtuma maaseudun vanhuksille. Vielä parempi esimerkki on, että jouluparty työntekijöille ei muistuta lainkaan uuden tuotteen lanseeraustapahtumaa julkkiksille ja medialle, ja niin edelleen.

  2. Miten tiedät, oliko tapahtuma tehokas?

    Määrittämällä osallistujien määrä, jaetut esitteet tai mainosmateriaalit/tuotteet, mediakatsaus (lehdistötiedotteet ja mediakattavuus) sekä osallistujilta saatu palaute (kerätty tapahtuman aikana tai sen jälkeen).