Ulkoistettu valvonta tai sisäinen valvontatoiminto

Ulkoistaminen ja kontrollointi

Kontrollointi on tiiviisti yhteydessä liiketoiminnan johtamiseen yleisesti. Se muodostaa yrityksen toiminnan perustavan järjestelmän, ja se on vastuussa suunnittelusta, yksittäisten tavoitteiden asettamisesta, liittyvien tehtävien toteuttamisesta, kontrolloinnista, motivoimisesta, valvonnasta tai koordinoinnista, usein jopa näennäisesti epäyhteyksissä olevista liiketoimintatoiminnoista.

Hyvin harkittujen kontrollointitoimien toteuttaminen yrityksessä vaikuttaa epäilemättä myönteisesti sen kehitykseen tai päivittäisen työn organisointiin. On kuitenkin muistettava, että tämä on erittäin monimutkainen prosessi, jota ei voida vähentää pelkästään raportointiin tai hetkelliseen välttämättömien tietojen tarjoamiseen tietyllä hetkellä. Tärkein näkökohta on keskittyminen tietyn yrityksen organisatorisen decentralisaation syventämiseen, mikä lopulta tukee monidimensionaalisen tietojärjestelmän optimointia, joka on vastuussa alun perin määriteltyjen oletusten kontrolloinnista.

Kontrolloinnin ulkoistaminen perustuu yhteistyöhön ulkoisen yrityksen tai asiantuntijoiden kanssa, jotka ovat erikoistuneet tälle alalle, avustamaan keskeisten kontrollointitoimien tehostamisessa. Tällaiset toimet on tarkoitettu merkittävästi vähentämään kontrollointikustannuksia ja takaamaan ajan säästämisen, joka perinteisesti olisi käytettävä tämän alueen toimintojen toteuttamiseen.

Tämän seurauksena tällaisen ulkoistamisen avulla yrityksellä on mahdollisuus hyödyntää maksimaalisesti ja tehokkaasti kontrollointipalveluja, mikä myös näyttelee äärimmäisen tärkeää roolia yrityksen kehityksen suunnittelussa ja sen taloudellisen tilanteen ennustamisessa. Kontrollointi, joka on oikein säädetty yrityksen profiiliin, helpottaa lisäksi hätätilanteiden nopeaa ratkaisemista, mikä lisää eri tehtävissä toimivien ihmisten mukavuutta.

Rationaalisten kausibudjettien, sekä taloudellisten tai investointisuunnitelmien laatiminen ovat muita ulkoistamisen mahdollisuuksiin liittyviä etuja. Myös mahdollisten epäselvyyksien tapauksessa kehittyneet kontrollointirakenteet mahdollistavat omistajien tehokkaan ongelmanratkaisun, minimoiden merkittävien tappioiden syntymisen riskin.

Onko kontrollointiosasto tarpeellinen?

Monille yrittäjille kontrolloinnin ulkoistaminen, joka on niin keskeinen ja strategisesti tärkeä palvelu, herättää huolta. Peläten todellisen kontrollin menettämistä liiketoiminnasta, he ovat skeptisiä ajatusta kohtaan, että ulkoisille tahoille annettaisiin tietoa ydintoiminnoista, liikesalaisuuksista, taloudesta tai yleisestä toiminnasta. Onko yrityksillä perusteita välttää ulkoista kontrollointia, ja onko aina parasta kehittää sisäinen kontrollointiosasto?

Analysoidessaan kontrolloinnin työjärjestelyjä yrityksissä, jotkut yrittäjät kohtaavat myytin, jonka mukaan kontrollointia ei voida erottaa ulkoisesta organisaatiosta. Tällainen vääristynyt näkemys johtuu yleensä väärinkäsityksistä, jotka liittyvät johtamisen kontrollin menettämiseen, luottamuksellisten tietojen vuotamiseen tai siihen, että kontrollointi on liian räätälöity tietylle yritykselle, jotta se olisi mahdollista ulkoisesti.

Sen vuoksi, kun tarkastellaan sisäisen kontrollointiosaston perusteltavuutta, yritysten tulisi olla tietoisia siitä, että tämän alueen ulkoistaminen ei tarkoita päätöksentekoprosessien erottamista. Ulkoistaminen keskittyy ydintehtävien tukemiseen, luottaen ulkoiseen IT-infrastruktuuriin, mikä samalla ei sulje pois kontrolloinnin toteuttamista sisäisesti SaaS-mallissa.

Vaikka ulkoista apua hyödynnetään, kaikki päätökset tehdään silti organisaation sisällä sen perusteella, mitä tietoja sille on annettu. Erikoistuneet konsulttiyritykset tarjoavat palveluja luottamuksellisesti, mikä mahdollistaa jopa herkän taloudellisen tiedon pitämisen tiukassa valvonnassa. Näin ollen, siirtyessään pois omasta kontrollointiosastostaan, yrityksillä ei ole syytä pelätä tietovuotoja.

Ulkoistaminen ja kontrollointi vs. sisäinen kontrollointiosasto – yhteenveto

Monille yrittäjille, erityisesti niille, jotka ovat vastuussa dynaamisesti kasvavien pienten ja keskikokoisten yritysten johtamisesta, ulkoisten konsulttien valitseminen suunnitteluprosessissa on yhä houkuttelevampi vaihtoehto. Tällaiset toimet johtavat siihen, että ydintoimintojen parissa työskentelevät ihmiset jäävät pois suunnittelu- tai kontrollointimenettelyistä, mikä tehostaa koko organisaation toimintaa ja mahdollistaa työntekijöiden keskittymisen keskeisiin tehtäviin.

Tämän seurauksena yritykset, jotka toteuttavat kontrolloinnin ulkoistamista, voivat havaita huomattavan vähennyksen resurssitarpeessa yhdistettynä itse kustannusten minimointiin. Erikoistuneiden asiantuntijoiden hankkiminen auttaa skaalaamaan liiketoimintaa, mikä lisää tuloja nopeammin kuin siihen liittyvät kustannukset.

Yritysten ei enää tarvitse huolehtia usein ongelmallisten rekrytointiprosessien järjestämisestä. Uusien työntekijöiden palkkaamisen sijaan on parempi palkata jo asianmukaisesti koulutettuja ulkoisia asiantuntijoita, mikä samalla merkittävästi vähentää epäkelvon henkilön palkkaamisen riskiä. Tällä tavoin yrittäjät säästävät myös aikaa, jota ei enää tarvitse käyttää henkilöstöhallinnan tai laajojen prosessien suoran hallinnan ja kontrolloinnin hoitamiseen.

Toinen ulkoisen kontrolloinnin etu on se, että IT-infrastruktuurin, kuten palvelimien, ohjelmistojen tai verkkolaitteiden kehittämistä ei tarvita. Ulkoinen yritys, joka keskittyy tiukasti kontrollointipalveluihin, käyttää moderneja ohjelmistoja, mikä mahdollistaa toimintojen toteuttamisen tällä alueella viimeisimpien lainsäädännöllisten vaatimusten mukaisesti. Laajat IT-tilat tehostavat tiedonkulkua, tukien itse päätöksentekoprosessia, myös kriisitilanteissa.

Kuitenkin lähestymistapa kontrolloinnin ulkoistamiseen näyttää hieman erilaiselta suhteellisen suurille yrityksille, jotka käyttävät kirjanpidosta saatua tietoa enemmän saatavien ajantasaisessa maksamisessa kuin budjettien tai yleisen taloudellisen tilanteen säännöllisessä analysoinnissa. Kontrollointiyksikön erottaminen mahdollistaa kustannuskurin vahvistamisen sekä tehtävien, resurssien ja vastuuden tarkkojen linkkien luomisen, mikä vakauttaa koko yksikön tuloksia.

Organisaatiot eivät useimmiten välitä kausittaisista raporteista, jotka mahdollistaisivat liiketoimintansa muutosten trendien seuraamisen, toimintojen optimoinnin tai likviditeetin paremman kontrolloinnin. Samalla, usein stereotypisten uskomusten motivoimina, ulkoisiin kontrollereihin kohdistuva luottamuksen puute tulee lopulliseksi motivoivaksi tekijäksi yrittäjille, jotta he jatkavat oman kontrollointiosastonsa toimintaa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.