4 vaihetta arvioida tehtävien aikaa tarkemmin

Ajan arvioiminen tietyn toiminnan suorittamiseen on yksi elintärkeistä elementeistä elämämme paremman organisoinnin kannalta – sekä työssä että kotona (esim. kotitöissä). Monet ihmiset suhtautuvat tähän tekniikkaan varauksella, sillä he uskovat, että useimmissa tapauksissa on yksinkertaisesti mahdotonta arvioida tarkasti tarvittavaa aikaa liian monista ulkoisista tekijöistä johtuvan riippuvuuden vuoksi. Kuitenkin on olemassa tapoja, joilla voimme paremmin toteuttaa tätä prosessia, mikä voi olla ratkaisevaa esimerkiksi projektin aikataulua laadittaessa. Esittelemme ne teille alla.

4 vaihetta ajan arvioimiseen – sisällysluettelo:

1. Vaihe 1: Listaa kaikki tarvittavat toiminnot
2. Vaihe 2: Muista aiemmat kokemukset
3. Vaihe 3: Ennakoiminen
4. Vaihe 4: Seuraa edistymistäsi
5. Yhteenveto

Vaihe 1: Listaa kaikki tarvittavat toiminnot

Jotta työaika voitaisiin arvioida oikein, ei riitä, että kirjoitat vain tehtävälistan ja määrität niiden suorittamiseen tarvittavien tuntien määrän. On tärkeää ilmoittaa jokaiselle tehtävälle kattava lista toiminnoista, jotka suoritetaan sen loppuunsaattamisen yhteydessä.

Sitten huomaat, mitkä toiminnot voit tehdä itse, milloin sinun on konsultoitava muita ihmisiä (ja sopeuduttava heidän aikatauluihinsa tai odotettava heidän hyväksyntäänsä) ja mikä toiminta vaatii sinulta enemmän aikaa (esimerkiksi luovat tehtävät). Näin ollen projektiaikataulua laadittaessa on otettava huomioon sekä omat että muiden aikarajat.

Vaihe 2: Muista aiemmat kokemukset

On aina hyvä oppia virheistä – sekä omista että muiden – joten seuraavana askeleena, kysy itseltäsi, oletko aiemmin suorittanut samanlaisia toimintoja ja kuinka paljon aikaa niiden tekeminen vei, ja tee sitten johtopäätöksiä. Jos et ole itse käsitellyt tällaista tehtävää, kysy tiimisi jäseniltä – tiimissäsi saattaa olla joku, joka on tehnyt tämän tyyppistä toimintaa aiemmin ja voi antaa sinulle vihjeen siitä, kuinka kauan sen suorittaminen pitäisi kestää. Muista, että on aina parempi kysyä kuin katua, että et ottanut neuvoa vastaan.

Projektiaikataulua valmistellessasi on hyvä idea järjestää kaikkien tiimin jäsenten kokous ja tehdä arvioita yhdessä. Eri taitojen ja kokemusten yhdistelmä mahdollistaa varmasti parempien tulosten saavuttamisen.

Vaihe 3: Ennakoiminen

Oletko arvioinut aikaa, joka tarvitaan kaikkien vaiheiden suorittamiseen yhdestä tehtävästä? Hienoa – nyt pidennä tätä aikaa esimerkiksi 10-20% (riippuen tehtävän tyypistä) varataksesi tilaa odottamattomille asioille (erityisesti jos tiedät ensimmäisen vaiheen jälkeen, että tulet riippumaan muista ihmisistä).

Sairauslomat, aikataulutetut ja aikatauluttamattomat lomat, toimitusten viivästykset, konsultoinnit tai testit ovat vain perusesimerkkejä tilanteista, jotka voivat vaikuttaa toimintaamme ja merkittävästi pidentää niiden suorittamista. Ne ovat kuitenkin muuttumaton osa liiketoimintaa, joten sinun on oltava niihin valmistautunut ennakoimalla tarvittava aika. Jos mitään ei tapahdu, suoritat tehtävän yksinkertaisesti aikaisemmin kuin odotit – ja kaikki ovat siitä tyytyväisiä.

Vaihe 4: Seuraa edistymistäsi

Viimeksi mainittu vaihe on tärkeä, koska se antaa sinulle täyden hallinnan tilanteeseen, vähentäen pullonkaulojen ja kyvyttömyyden reagoida niihin riskiä. Tämän vuoksi, kun olet tehnyt arvion tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavasta ajasta, sinun tulisi säännöllisesti verrata todellista aikataulua etukäteen valmisteltuihin ennusteisiin.

Tällä tavoin saatat löytää syitä siihen, miksi arviot eivät vastaa todellisuutta ja tehdä johtopäätöksiä, joita voit käyttää seuraavassa tehtävässäsi. Voit seurata projektin edistymistä esimerkiksi käyttämällä erityisiä aikamittausohjelmia tai projektinhallintaohjelmistoja – kuten Firmbee.

Yhteenveto

Oikea arviointi tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavasta ajasta on elintärkeää maksimoidaksesi jokaisen työntekijän tuottavuuden, mutta myös varmistaaksesi, että projekti valmistuu sovitun aikataulun mukaan. Edellä esitettyjen menetelmien käyttö yhdessä jatkuvan toteutettavien toimintojen seurannan kanssa (tavoitteiden noudattamisen seuraaminen, pullonkaulojen tarkistaminen ja tarvittaessa muutosten tekeminen) on edellytys projektin onnistumiselle.

Lue myös:Onko projektinhallintatyökalu todella tarpeellinen organisaatiossasi?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.