Aikarajaus – miksi sinun pitäisi käyttää sitä?

Tuntuuko sinusta koskaan siltä, että on päiviä, jolloin tehtävät ja velvollisuudet murskaavat sinut taistelussasi aikaa vastaan, kun yrität pitää keskittymisen yllä, kun se haihtuu aamukahvin potkun myötä? Meillä on ratkaisu tähän, jota kutsutaan aikarajoitukseksi. Ja ei, älä huoli, sinun ei tarvitse taistella kellon viisarien kanssa, no, ei kirjaimellisesti. Kaikki mitä tarvitset, on tämä lyhyt artikkeli, joten jos tunnet tarvitsevasi neuvoja ajanhallinnassa ja olet valmis oppimaan tekniikan nimeltä aikarajoitus, älä etsi enää.

Aikarajoitus – sisällysluettelo:

1. Mitä aikarajoitus tarkoittaa?
2. Kuinka aikarajoitus toimii?
3. Keskittyminen on avain
4. Ei kannata hukata aikaasi
5. Ota takaisin kontrolli
6. Itsekuria – se voidaan oppia
7. Milloin on paras aika käyttää tätä menetelmää?

Mitä aikarajoitus tarkoittaa?

Aikarajoitus on IT-alan kehittämä tekniikka ajanhallinnan parantamiseksi ja työtehokkuuden lisäämiseksi. Jos tämä on se, missä kamppailet, tulet huomaamaan tämän tavan hyödylliseksi. Idea on saada mahdollisimman paljon aikaan ennalta määritellyssä aikarajassa, ja silti mahdollisimman vähän – jotta tuottavuus pysyy korkeana.

Kuinka aikarajoitus toimii?

Ensinnäkin, kyse on tietyn päivämäärän asettamisesta projektin päättämiselle ja sen toteuttamisesta tuona aikana. Jos et onnistu saamaan valmiiksi, jätä tehtävä ja siirry seuraavaan. Palaa siihen eri päivänä tai myöhemmin, asettaen uuden realistisen määräajan, jonka voit saavuttaa.

Esimerkiksi, jos meillä on kolme tehtävää tehtävänä työssä, arvioimme, kuinka paljon aikaa tarvitsemme niiden suorittamiseen ja tämän perusteella asetamme aikarajat. Jos emme onnistu saamaan tehtävää A valmiiksi annetussa ajassa, emme jatka sen parissa, vaan siirrymme tehtävään B oletuksen mukaan. Tehtävä A laitetaan ‘tehtävälistalle’ ja palaamme siihen, kun sykli on ohi.

Keskittyminen on avain

Kuinka se tekee työstä tehokkaampaa? Tärkein taito, joka on hallittava, on olla häiriintymättä käsillä olevista tehtävistä. Kun meillä on ennalta määrätty määrä aikaa, emme käytä sitä pieniin asioihin, kuten sähköpostin tarkistamiseen, kollegalle viestin kirjoittamiseen viereisestä huoneesta tai kurkistamiseen sosiaaliseen mediaan. Jokainen pieni yksityiskohta voi häiritä päätehtävää, kun taas aikarajojen asettaminen auttaa meitä välttämään nämä ansat ja keskittymään työhömme.

Ei kannata hukata aikaasi

Toinen etu on ettei hukata liikaa aikaa tiettyyn tehtävään. On päiviä, jolloin emme ole parhaimmillamme, vähemmän luovia kuin tavallisesti tai vain huonoina päivinä. Käytämme usein esimerkiksi tunnin johonkin, mikä normaalisti veisi meiltä 15 minuuttia. Tämä on tehotonta, eikä harvoin tällaisista toimista syntyvä tulos tyydytä meitä. Silloin aikarajoitus tulee pelastamaan.

Et saanut tehtävääsi valmiiksi 40 minuutissa, jonka asetit? Ei hätää, sama määrä aikaa (tai vähemmän, jos aloitit projektin) voidaan omistaa sille seuraavana päivänä – olet todennäköisesti paremmassa kunnossa silloin ja ongelma, jonka kanssa kamppailit tänään, on huomenna lastenleikkiä.

Ota takaisin kontrolli

Aikarajoitusmenetelmällä olet paremmin varustautunut hallitsemaan suurempia projekteja. Tiedät todennäköisesti tunteen, kun työskentelet suuren tehtävän parissa ja alat keskittyä yksityiskohtiin, mahdollisesti jopa liikaa. Menemällä niin syvälle projektiin etäisyyttä itseäsi liikaa, jotta voit nähdä projektin suuremman kuvan, menettäen yleiskuvan tehtävästäsi.

Tässä ei ole vaikeuksia, jos teet jotain, jonka olet itse suunnitellut – sinulla on oikeus muuttaa suunnitelmaasi ja poiketa alkuperäisestä suunnitelmasta. Huolia syntyy, kun esimerkiksi valmistelet jotain toimeksiannosta asiakkaalle, jolla on tietty idea tietystä projektista. Silloin on todennäköisyys, että luot jotain, jonka asiakkaasi hylkää.

Miksi hukata aikaa tehdä jotain kahteen kertaan, kun voit välttää sen? Työskentelemällä aikarajoitusmenetelmän mukaan toteutamme jokaisen projektin vaiheen alusta alkaen, mikä saa meidät pysymään alkuperäisissä oletuksissa ja säilyttämään silti yleiskuvan käsillä olevasta tehtävästä.

Itsekuria – se voidaan oppia

Tällä tekniikalla, lisäksi aiemmin mainituista eduista, on yksi käytännöllinen bonus jokapäiväisessä elämässä. Tämä johtuu siitä, että se ei ainoastaan paranna tehokkuuttamme, vaan myös opettaa itsekuria ja oikeaa ajanhallintaa, mikä estää meitä hukkaamasta aikaa tarpeettomiin tai epäolennaisiin asioihin, jos emme halua.

Milloin on paras aika käyttää tätä menetelmää?

Aikarajoitus toimii parhaiten monivaiheisissa projekteissa tai tehtävissä, jotka vievät vähän aikaa ja voit sovittaa ne samaan aikarajaan. On myös syytä toteuttaa se velvollisuuksissa, joilla on ennakoitavissa olevat aikarajat.

Kuitenkin on muistettava, että pelkkä teknologian tuntemus ei riitä. Kokemuksesta, jonka sain tätä artikkelia varten, voin kirjoittaa, että ilman oikeaa keskittymistä et pysty pitämään aikarajaa. Sinun on huolehdittava oikeasta keskittymisestä etkä anna itsesi häiriintyä ulkoisista tekijöistä, kuten puhelimen ilmoituksesta, kahvikutsusta työkaverilta tai nopeasta sähköpostin tarkistamisesta. Nautinnot ja muut pienet asiat voidaan hoitaa aikarajan täyttämisen jälkeen – tyytyväisyys taattu (ja vahvistettu empiirisesti tämän tekstin kirjoittajan toimesta)!

Jos haluat pysyä yhteydessä, liity Facebook-yhteisöömme.