Caroline Becker
Tuottavuus voi olla, voisi sanoa hyvin hymyillen, hyvin “nestemäistä”. Luultavasti jopa ahkerimmat työn kannattajat ovat ainakin kerran elämässään eksyneet ja laiskistuneet jättämällä velvollisuudet viime tippaan. Tänään artikkelissa tarkastelemme tarkemmin Parkinsonin lakia.
Parkinsonin laki ja tuottavuus – sisällysluettelo:
Mitä on Parkinsonin laki?
Nimi “Parkinsonin laki” tulee, arvasit oikein, Cyril Northcote Parkinsonilta, brittiläiseltä historioitsijalta. Tutkija esitti väitteen havaittuaan outoa ilmiötä. Hän näki jatkuvasti kasvavan määrän virkamiehiä, jotka olivat työskennelleet julkisessa hallinnossa riippumatta siitä, millaista työtä oli tehtävä ja kuinka monta tehtävää oli suoritettava tietyn ajan kuluessa.
Väite, otettuna kirjaimellisesti, oli “Työ laajenee täyttämään sen suorittamiseen käytettävissä olevan ajan.” Väitettä kehitti myöhemmin sen laatija. Se oli alun perin tarkoitettu vitsiksi, byrokratian pilkaksi. Se näytti vääristyneessä peilissä “paperityön” laajentumisen syyt ja seuraukset. Teoria ja vitsit sivuun, kuinka Parkinsonin laki kääntyy käytännössä lisääntyneeksi tuottavuudeksi?
Ajanhallinta
Menestyksen avain on, sanotaanpa näin, tietoisesti ja tiukasti “haaskata” aikaa, joka kuluu tiettyyn tehtävään. Yleisesti väitetään, että tietäminen siitä, kuinka paljon aikaa on de facto haaskattu, osoittautuu erittäin hyödylliseksi.
Kun olet analysoinut, mitkä toiminnot ovat tarpeettomia ja turhaan aikaa vieviä, voit keskittyä aikatauluttamaan vain ne toiminnot, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä. Joten ennen kuin aloitat tietyn projektin, on hyvä idea miettiä mahdollisia “ajan syöjiä“, jotka voit poistaa heti.
Työn jakaminen vaiheisiin
Työn peräkkäisistä vaiheista kolme on syytä erottaa:
- Tarkat aikarajat – näin kaikki projektiin osallistuvat tietävät, kuinka paljon (enemmän tai vähemmän) aikaa he tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseen.
- Motivoida itsesi oikein – ilman motivaatiota tarkoitetut tulokset eivät toteudu. On vaikeaa vaatia henkilöltä, joka ei tunne itseään riittävän motivoituneeksi, työskentelemään tehokkaasti.
- Lepo – huolimatta Parkinsonin väitteen ironisista sävyistä, olemme kaikki samaa mieltä siitä, että työntekijällä tulisi olla aikaa levätä. Mahdollisuus ottaa edes hetkellinen tauko tehtävien välillä tuntuu palkitsemiselta, mikä on varmasti hyväksi positiiviselle tiimihengelle.
Viivyttely
Toistuva tehtävien siirtäminen “myöhemmäksi” voi laukaista noidankehän. Työntekijä siirtää tehtävän aikaa tai jopa päivämäärää, kunnes hänellä ei lopulta ole aikaa tehdä sitä. Siirretyt tehtävät kasaantuvat siihen pisteeseen, että – yhteenvetona – niitä ei tehdä lainkaan tai viime hetkellä, nopeasti, huolettomasti.
Yhteenveto
Edellä mainitut menetelmät ovat vain jäävuoren huippu tarpeista, jotka syntyvät työskennellessä eri projektien parissa. On syytä pitää ne mielessä ja pyrkiä parantamaan analysoimalla tällaisia kysymyksiä.
Jos haluat pysyä yhteydessä, liity Facebook-yhteisöömme.
Caroline Becker
Projektipäällikkönä Caroline on asiantuntija uusien menetelmien löytämisessä parhaiden työnkulkujen suunnittelemiseksi ja prosessien optimoinniksi. Hänen organisatoriset taitonsa ja kyky työskennellä aikarajoitteiden alla tekevät hänestä parhaan henkilön monimutkaisten projektien toteuttamiseen.
