Kuinka luoda suunnitteludokumentti, joka parantaa asiakaskommunikaatiotasi?

Kun puhutaan luovasta prosessista, harvat esteet ovat yhtä hankalia kuin väärinkäsitys. Kun suunnittelija ja asiakas väärinkäsittävät toisiaan, projekteja hylätään, rahaa menee hukkaan ja kaikkien itseluottamus kärsii. Lisäksi asiakkaan aika menee usein hukkaan kokouksissa, joissa suunnittelun parametreja käsitellään ja tarkennetaan; tämä voi helposti viedä päiviä tai jopa viikkoja äärimmäisissä tapauksissa. Miten siis luoda suunnitteludokumentti, joka todella parantaa asiakasviestintääsi?

Kuinka luoda suunnitteludokumentti – sisällysluettelo:

• Mikä on suunnitteludokumentti?
• Miksi luoda suunnitteludokumentti?
• Kuinka luoda suunnitteludokumentti?

Kun pyydät jotakuta palvelukseen, kerrot tarkalleen, mitä tarvitset heiltä. Et koskaan pyytäisi työkaveriasi välittämään tietoa, jota he eivät täysin ymmärrä, jollekulle, joka on yhtä hämmentynyt.

Joten miksi niin monet suunnittelijat yrittävät kommunikoida asiakkaiden kanssa, vaikka heillä itsellään ei ole selkeyttä? On mahdotonta selittää tarpeitasi selkeästi ilman, että ensin löydät ja ymmärrät ne itse – mutta miten voit määrittää, mitä asiakas haluaa, jos he eivät ole varmoja itse?

Avain saattaa olla kehittää suunnitteludokumentti, jonka asiakkaat ja suunnittelijat voivat täyttää yhdessä ennen suunnittelusopimuksen aloittamista.

Mikä on suunnitteludokumentti?

Suunnitteludokumenttia käytetään keräämään vaatimuksia, jotka ohjaavat ja suuntaavat luovaa prosessia, ja jota asiakas (asiakas/käyttäjä) hallinnoi. Se on osa sopimustasi asiakkaasi kanssa. Mitä parempi suunnitteludokumentti, sitä parempi lopputulos (suunnitteluratkaisu) on.

Suunnitteludokumentti voi olla kyselylomake, haastattelu tai jonkinlainen yhdistelmä molemmista.

Suunnitteludokumentin tavoitteena on tunnistaa asiakkaan tarpeet siten, että yllätyksiä on vähän ja tulkinnalle on vähän tilaa.

Ideaalitilanteessa suunnittelija ja asiakas työskentelevät yhteistyössä luodakseen suunnitteludokumentin, joka on tarpeeksi tarkka ohjaamaan heidän luovaa suuntaansa ja tarpeeksi joustava mukauttamaan laajuuden muutoksia.

Miksi luoda suunnitteludokumentti?

Suunnitteludokumentin tavoite ei ole vain dokumentoida, mitä asiakas haluaa, vaan myös miksi he haluavat sitä, mitä he haluavat. Dokumentti antaa sinulle mahdollisuuden paljastaa piilotettuja tarpeita, varmistaa, että realistiset odotukset asetetaan alusta alkaen, ja muotoilla ratkaisuja, jotka sopivat asiakkaasi aiottuun käyttöön.

Hyvä suunnitteludokumentti voi vähentää väärinkäsityksiä projektin aikana (mikä säästää aikaa ja rahaa) ja viestiä paremmin arvolupauksia sekä sinulle suunnittelijana/liiketoiminnan omistajana että asiakkaille.

Tämän prosessin loppuunsaattaminen aikaisin tarjoaa mahdollisuuden löytää asioita, jos ennakkotietoa siitä, mitä teet, ei ollut, ja luoda perustan pitkäaikaiselle suhteelle.

Kuinka luoda suunnitteludokumentti?

1. Tutustu asiakkaaseesi ja heidän mahdollisiin tarpeisiinsa

Ensinnäkin sinun on tiedettävä tarkalleen, kuka yleisösi tulee olemaan (asiakastiimi). Hyödynnä tätä tietoa ja sitä, mitä jo tiedät heistä (heidän työtehtävänsä, yritys, jossa he työskentelevät, miten he päätyivät sinne) luodaksesi parhaan mahdollisen suunnitteludokumentin, joka vähentää monimutkaisuutta ja nopeuttaa asiakasviestintääsi aikaisessa vaiheessa.

2. Kehitä dokumenttisi alusta ja loppua ajatellen

Seuraavaksi luo selitys, jonka esität siitä, miksi tämä dokumentti on tarpeellinen. Paras tapa todistaa suunnitteludokumenttisi tärkeys on kuvailla sekä heidän ongelmansa että mahdolliset ratkaisut.

Tämä saattaa tuntua tarpeettomalta, kun suunnitteludokumentti itsessään on olemassa, mutta on tärkeää varmistaa, että kaikki kokouksessasi ymmärtävät, että työskentelemme ratkaisun eteen.

3. Luo tilaa dokumentissasi standardiodotusten asettamiselle

Odotusten asettaminen suunnitteluprosessin aikana auttaa molempia osapuolia tuntemaan olonsa rauhalliseksi, jos muutoksia tehdään matkan varrella. Rakenna suunnitteludokumenttiisi paikka odotusten määrittämiselle ja käsittelylle.

Muista kysyä heiltä kysymyksiä ja tutkia heidän vastauksiaan syvällisesti – tämä auttaa sinua ymmärtämään heidän implisiittisiä tarpeitaan sekä eksplisiittisiä vaatimuksiaan (ja asioita, joita he eivät ehkä edes tiedä haluavansa/tarvitsevansa).

4. Rakenna kysymyksiä dokumenttiisi

Kun määrität suunnitteludokumenttia, harkitse näitä alueita luodaksesi parhaat kysymykset:

Käytä näitä kysymyksiä luodaksesi kysymysjoukon, jota käytät standardin suunnitteludokumenttisi rakentamiseen. Älä pelkää antaa itsellesi tilaa mukauttaa dokumenttiasi tarpeen mukaan erityistarpeita varten.

5. Hanki ulkopuolinen näkökulma

Lopuksi, konsultoi jotakuta, joka ei ole välittömässä tiimissäsi saadaksesi lisäperspektiiviä siihen, mitä olet rakentanut. Hyödynnä heidän ajatuksiaan suunnitteluprosessista ja siitä, miten suunnitteludokumenttisi saattaa olla hämmentävä, monimutkainen tai ei tarpeeksi kehittynyt.

Olipa se ystävä, perheenjäsen, mentori tai kollega, tämä näkökulma voi osoittautua arvokkaaksi alkuperäisen suunnitteludokumentin loppuunsaattamisessa.

Paranna suunnitteluprosessiasi & nosta asiakasviestintäsi innovatiivisten työkalujen avulla. Vaikka suunnitteludokumentit voivat mullistaa asiakasviestinnän ja koko suunnitteluprosessin, niiden luominen, toteuttaminen & seuraaminen voi aluksi olla haastavaa. Onneksi voit hyödyntää innovatiivisia työkaluja parantaaksesi suunnittelu- & asiakasyhteistyöprosessejasi.

Jos etsit digitaalista työkalua, joka tehostaa viestintääsi asiakkaiden kanssa suunnittelun aikana, tutustu Firmbee:hen. Firmbeellä on projektinhallintamoduuli, joka antaa suunnittelijoille ja asiakkaille lintuperspektiivin projekteista missä tahansa vaiheessa. Firmbeen tiimi on kehittänyt innovatiivisen ominaisuuden nimeltä “vieraslinkit” – nämä ovat linkkejä, jotka lähetetään asiakkaille, jotta he voivat nähdä projektin, sen vaiheet ja edistymisen.

Vieraiden linkkien avulla suunnittelijat ja asiakkaat voivat puuttua asiaan tai jättää rakenteellista palautetta, jos jokin ei suju suunnitelmien mukaan.

Onko sinulla muita vinkkejä asiakasviestinnän parantamiseksi suunnittelun aikana? Tai ehkä sinulla on mielessäsi ideoita, jotka tulisi kattaa suunnitteludokumentissa? Jaa ne kommenteissa.

Haluatko pysyä yhteydessä sisältöömme? Liity Facebook-yhteisöömme