Kuinka lähettää lasku? Hyödylliset työkalut

Jokainen freelancer, pienyrityksen omistaja tai yrittäjä laskee laskuja joka kuukausi. Ne ovat välttämättömiä saadakseen maksun tehdystä työstä tai toimitetuista tuotteista. Mutta pelkästään tällaisen asiakirjan laatiminen ei takaa maksun saamista. Täydellisen onnistumisen kannalta on tarpeen toimittaa se urakoitsijalle. Tästä artikkelista opit 3 tapaa, kuinka lähettää lasku ja mitkä työkalut ovat erityisen käteviä tässä prosessissa.

Kuinka lähettää lasku – sisällysluettelo:

1. Kuinka lähettää paperilasku?
2. Kuinka valmistella lasku sähköisessä muodossa?
3. Kuinka luoda ja lähettää PDF-tiedosto laskun kanssa?
4. Kuinka laskutusohjelma voi auttaa sinua?

Kuinka lähettää paperilasku?

Vaikka internet on vakiintunut koteihimme ja toimistoihimme, valtaosa laskuista lähetetään perinteisen postin kautta. Raportin mukaan E-Laskutus / E-Laskutus. Digitalisaatio ja automaatio niin paljon kuin 90 % laskuista menee vastaanottajille paperimuodossa.

Valitettavasti tässä on omat haittansa. Yksi niistä on aika, joka kuluu kirjeen toimittamiseen ilmoitettuun osoitteeseen. Lähetyksessä on otettava huomioon koko prosessi, joka johtaa maksun saamiseen. On muistettava, että melko monet ihmiset saattavat olla kiintyneitä paperiasiakirjoihin. He odottavat, että toimitat heille laskut juuri tässä muodossa. On myönnettävä, että saatat pystyä vakuuttamaan joitakin laskuttamaan sähköisesti, mutta muissa tapauksissa sinun on sopeuduttava asiakkaidesi toiveisiin.

Useimmat työkalut, joita tarvitset paperilaskun lähettämiseen, ovat saatavilla missä tahansa toimistossa. Tarvitset tietokoneen, jossa on tulostin, toimisto-ohjelmistoa ja kirjekuoria. Vaikka voit kirjoittaa laskun käsin erityisesti valmistetulle lomakkeelle, on paljon helpompaa työskennellä sähköisten asiakirjojen parissa.

Sanakirja- tai taulukkolaskentaohjelmalla voit valmistella asiakirjan, joka sisältää kaikki tarvittavat elementit. Sitten sinun on tulostettava se, laitettava se kirjekuoreen, osoitettava se ja lähetettävä. Suosituimmat sanakirjaohjelmat mahdollistavat tulostamisen kirjekuoriin, joten sinun ei tarvitse tuskailla osoitteen kirjoittamisen kanssa käsin. Kaiken, mitä sinun tarvitsee tehdä, on ostaa postimerkki ja lähettää kirje urakoitsijalle.

Kuinka valmistella lasku sähköisessä muodossa?

Vaihtoehto paperiasiakirjoille on e-lasku. Sinun ei tarvitse erityistä ohjelmistoa sen luomiseen, sillä jokin, jota käytät joka päivä – yksinkertainen taulukkolaskenta- tai sanakirjaohjelma – riittää. Kuten perinteisellä postilla lähetettävässä asiakirjassa, sinun on ensin luotava lasku, paitsi että tulostamisen sijaan sinun tulisi tallentaa näin luotu tiedosto.

Vältä muotoja kuten DOC tai XLS, koska vaikka ne ovat yleisiä ja helppoja avata, niillä on yksi suuri haitta – tällä tavalla valmisteltua asiakirjaa voidaan helposti muokata. On myönnettävä, että sinulla on mahdollisuus suojata tällaisen tiedoston muokkaaminen salasanalla, mutta on parempi käyttää todistettua ratkaisua – PDF-tiedostoja. Lähettämällä tällaisen asiakirjan voit olla varma, että kukaan ei puutu sen sisältöön.

Kuinka luoda ja lähettää PDF-tiedosto laskun kanssa?

Voit käyttää yhtä verkossa saatavilla olevista muuntimista, kuten Adobe Acrobatia, luodaksesi PDF-tiedoston. Valitse vain aikaisemmin DOC-tiedostona tallennettu lasku, ja ohjelma suorittaa automaattisesti muunnoksen PDF:ksi. Tietokoneesi asetuksista ja sanakirja- tai taulukkolaskentaohjelmasi tarjoamista vaihtoehdoista riippuen voit myös valita vaihtoehdon tallentaa tiedosto PDF-muodossa ohjelman sisällä.

Lisää tällä tavalla valmisteltu asiakirja liitteenä sähköpostiin. On hyvä idea aloittaa viestin laatiminen asiakkaalle tästä vaiheesta. Tämä varmistaa, että et lähetä sähköpostia ilman liitettä. Viestin otsikossa voit mainita projektin nimen, johon lasku liittyy. Sähköpostin sisällön tulisi olla lyhyt ja ytimekäs, mutta muista säilyttää kohtelias sävy. Voit kiittää heitä aiemmasta yhteistyöstä, kannustaa käyttämään tulevia palveluja ja osittaisen laskun tapauksessa ilmoittaa, mihin työvaiheeseen se liittyy.

Kuinka laskutusohjelma voi auttaa sinua?

Tämä on työkalu, joka helpottaa laskujen lähettämistä merkittävästi, koska se tarjoaa sinulle laajan valikoiman vaihtoehtoja. Jos työskentelet yritysten kanssa, jotka vaativat paperiasiakirjoja, voit yksinkertaisesti laatia, tulostaa ja lähettää laskun perinteisen postin kautta asiakkaan toiveiden mukaan. Hyöty sinulle on se, että tällainen sovellus sisältää valmiita laskupohjia, joten voit olla varma, että ne noudattavat maasi sääntöjä.

Sinun ei myöskään tarvitse huolehtia ALV-kannoista tai laskelmien ja yhteenlaskujen oikeellisuudesta. Valitse vain sopiva verokanta, syötä tavaroiden/palveluiden nettoväriarvo, ja ohjelma laskee itse tuotteen arvon veron kanssa.

Ilmaisen laskutusohjelman avulla voit lähettää e-laskuja suoraan sähköpostilaatikoihin niille urakoitsijoille, jotka hyväksyvät tämän viestintämuodon. Tällainen asiakirja tallennetaan heti PDF-muodossa, joten sinulla ei ole ongelmaa muuntaa tällaista tiedostoa muotoon, joka varmistaa tietojen eheyden. Voit lähettää tällä tavalla valmistellun laskun kirjaimellisesti muutamalla napsautuksella. Sinun ei tarvitse kirjautua sähköpostiisi – voit tehdä kaiken sovelluksen sisällä. Voit syöttää viestin aiheen, täydentää sen sisällön tai käyttää valmista pohjaa, mikä säästää aikaa ja lyhentää työtäsi merkittävästi.

Tärkeää on, että et enää koskaan lähetä sähköpostia ilman liitettä, koska napsauttamalla “lähetä” -painiketta laadittu lasku liitetään automaattisesti viestiin. Kuten tavallisessa sähköpostissa, voit valita viestin vastaanottajan, lisätä lisää vastaanottajia ja jopa lähettää piilotetun kopion. Tämä on käytännöllistä suurten yritysten kanssa, koska voit lähettää laskun sekä henkilölle, jonka kanssa työskentelet projektissa, että suoraan kirjanpito-osastolle.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.