Miten aikarajausten ja ajanseurannan avulla voit saavuttaa tavoitteet nopeammin?

Oletko koskaan miettinyt, mitkä ovat pääsyyt siihen, miksi emme saavuta tavoitteitamme työssä? Tietenkin se riippuu aina yksilöstä ja tehtävän tyypistä, mutta yleisimpien syiden joukossa voimme epäilemättä mainita määräaikojen täyttämättömyyden. Onneksi tällaiselle ongelmalle on yksinkertainen ratkaisu – sinun tarvitsee vain parantaa tehtävien hallintaprosessiasi työssä, jotta tavoitteidesi saavuttaminen tapahtuu nopeammin ja helpommin. Miten voit tehdä tämän? Asettamalla itsellesi kurinalaisuutta arvioidessasi ja seuratessasi työaikaasi. Jatka lukemista.

Aikaseuranta – sisällysluettelo:

1. Ajan arviointi – miksi se on niin tärkeää?
2. Aikaseuranta – suuremman kontrollin vuoksi
3. Yhteenveto

Ajan arviointi – miksi se on niin tärkeää?

Monet projektinhallintaan osallistuvat ihmiset uskovat, että tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavan ajan arviointi on avain menestykseen. Miksi? Koska tarkat laskelmat mahdollistavat kaiken työn suunnittelun oikealla tavalla, tehtävien jakamisen yksilöiden kesken ja aikaisemman reagoinnin, jos ongelmia ilmenee.

Kuitenkin, työajan arviointi ei ole tärkeää vain, jos olet projektitiimin jäsen ja työsi on esimiehen valvonnassa. Sen tarkoitus on auttaa sinua saamaan itseluottamusta kaikkien tehtävien suorittamiseen ajallaan ja estää sinua tuhlaamasta aikaa tarpeettomiin aktiviteetteihin.

Lisäksi, kun pysyt suunnitelmassasi ja useimmissa tapauksissa onnistut arvioimaan tarvittavien tuntien määrän oikein, avaat tilaa suorittaa tehtäviä, joihin sinulla ei aiemmin ollut aikaa. Tällä tavoin autat itseäsi saavuttamaan tavoitteesi nopeammin samalla kun löydät uusia mahdollisuuksia.

Aikaseuranta – suuremman kontrollin vuoksi

mikä on aikaseurannan ensisijainen tarkoitus? Ensinnäkin, tällä tavoin saat kontrollin suorittamistasi tehtävistä, mikä antaa sinulle varmuuden siitä, että ne valmistuvat aikataulussa. Tämä toiminta auttaa myös, kun odottamattomia ongelmia ilmenee – se tekee sinut tietoiseksi siitä, että sinun on tehtävä muutoksia oletuksiisi ja ryhdyttävä toimiin niiden vaikutusten minimoimiseksi vastuillesi. Lisäksi, aikaseuranta mahdollistaa sen, että voit havaita, mikä tarkalleen ottaen vie huomiotasi, mikä myös auttaa sinua parantamaan tehtäviesi hallintatapaa.

Aikaseurannan avulla hankit tietoa, josta voit tehdä johtopäätöksiä tulevaisuutta varten, jotta voit paremmin suunnitella työtäsi ja arvioida tietyn tyyppisten tehtävien suorittamiseen tarvittavaa aikaa. Tämä tieto voi liittyä esimerkiksi tuottavuuteesi – ehkä tällä tavoin huomaat, mihin aikaan päivästä työskentelet paremmin (eli myös nopeammin) ja tulevaisuudessa suunnittelet vaikeimmat tehtävät tälle aikavälille, mikä helpottaa niiden suorittamista.

On myös syytä mainita, että jatkuva aikaseuranta, aivan kuten ajan arviointi, on motivoiva tekijä keskittymisessä tiettyyn tehtävään (erityisesti kun tunnemme, että “meidän olisi pitänyt tehdä se jo aikoja sitten”) ja suojaa meitä helppojen häiriöiden tavoittelulta. Aikaseurannan ansiosta (esimerkiksi käyttämällä tiettyä sovellusta tai jopa erityistä projektinhallintaohjelmistoa, kuten Firmbee) keskitymme enemmän työhön, kunnioitamme kulunutta aikaa ja joskus jopa säästämme sitä. Tämän seurauksena voimme käyttää hankittuja resursseja meille strategisesti tärkeisiin tehtäviin.

Yhteenveto

Keskittymällä oikean ajan arvioimiseen tietyn tehtävän suorittamiseen, vähennät ylitöiden tekemisen ja stressin kokemisen riskiä, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti sekä fyysiseen että henkiseen terveyteesi. Seuraamalla työaikaasi, pystyt määrittämään, onko määräajan ylittämisen riskiä ja tarvitseeko muutoksia tehdä.

Samaan aikaan nämä kaksi menetelmää antavat sinun löytää omat kykysi, tarkastella suoritustasi, analysoida tehtävien suorittamisen tahtia – kaikki tämä auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi nopeammin (paremman ymmärryksen ansiosta siitä, miten työskentelet). Ilman epäilystäkään tällaiset edut kannustaisivat sinua ottamaan nämä kaksi toimintoa päivittäiseen rutiiniisi.

Lue myös:Paras online-kalenteri projektinhallintaan

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.