Miten menestyä verkossa tiimityöskentelyssä?

Tiimityö on tehokkaiden työntekijätiimien kulmakivi organisaatiossa. Viime vuosina, Covid-19-pandemian seurauksena, yritysten ympäri maailmaa oli pakko järjestää työmuotonsa nopeasti etätyön hyväksi. Kuuluminen tiimiin on yksi keskeisistä työntekijöiden tarpeista. Etätyössä se luonnollisesti vähenee merkittävästi. Virtuaalinen yhteydenpito työntekijöiden kesken on vaikea, mutta ei mahdoton haaste. Vahva tiimi, positiiviset suhteet sekä ystävällinen ilmapiiri ovat minkä tahansa organisaatiokulttuurin perusta. Siksi etähenkilöstön integroinnin haaste on vaivan arvoinen.

Tiimityö – sisällysluettelo:

1. Mitä on tiimityö?
2. Integraatiotoimintojen tyypit
3. Etätiimityön ideoita
4. Onko virtuaalinen tiimityö mahdollisuus vai uhka?
5. Yhteenveto
6. Tutustu ohjelmistoihimme tiimityöhön

Mitä on tiimityö?

Liiketoimintakäytännössä tiimityö määritellään työntekijätiimien integraatiomuotona. Integraation tarkoitus on tunnistaa ryhmän jäsenten vahvuudet ja heikkoudet, määritellä roolit ja paikat tiimissä sekä tehdä tehokasta yhteistyötä. Tiimityö sisältää erilaisia aktiviteetteja, jotka mahdollistavat kestävämpien suhteiden luomisen, luottamuksen ja ystävyyden ilmapiirin rakentamisen. Integraatio työntekijöiden kesken, jotka tapaavat joka päivä toimistossa, on paljon helpompaa.

Tietyt käyttäytymiset tapahtuvat itsestään, kahvikeskusteluista spontaaneihin olutretkiin työpäivän jälkeen. On hyvä muistaa, että integraation puute voi johtaa tehoton viestintään, epäjohdonmukaiseen organisaatiokulttuuriin, epäterveeseen kilpailuun, paisuneeseen byrokratiaan ja korkeaan työntekijöiden vaihtuvuuteen.

Integraatiotoimintojen tyypit

Työntekijät näkevät etätyön melko positiivisesti. Tutkimukset ovat osoittaneet, että etätyöntekijät ovat tuottavampia ja pystyvät ylläpitämään tervettä työ- ja vapaa-ajan tasapainoa. Kuitenkin yksi yleisimmin mainituista tyytymättömyyden syistä tähän työmuotoon on heikko tiimin integraatio. Etätyössä työntekijöiden integraatiotoiminnot jakautuvat useisiin keskeisiin alueisiin:

• Rutiinit, mukaan lukien kahvikeskustelut, ryhmäruokailujen tilaaminen ja yhdessä taukoaminen.
• Vahvistetut rituaalit, jotka liittyvät yhteisiin juhliin yrityksen toimintaan, lomapäiviin tai yksittäisiin merkkipäiviin, sisäisten perinteiden vaaliminen.
• Ammatillinen kehitys ryhmäkoulutusten, seminaarien, kurssien jne. kautta.
• Tiimin työn yhteenvetoraportit, joita järjestetään säännöllisesti, esimerkiksi kerran viikossa.
• Kilpailut, jotka perustuvat erilaisiin urheilukilpailuihin, peleihin tai tietokilpailuihin, joiden tavoitteena on esitellä terveellisen kilpailun periaatteita.
• Vapaa-ajan viihde, yhteiset retket keilailuun, biljardiin, oluelle ja muihin; järjestetty virallisesti työnantajan tai epävirallisesti työntekijöiden itsensä toimesta.

Periaatteessa voimme siirtää kaikki edellä mainitut integraatioalueet virtuaaliseen ympäristöön sopivien IT-työkalujen avulla.

Etätiimityön ideoita

Etätyön järjestämisessä on helppo jakaa tehtäviä, pitää verkkokokouksia ja kehittää raportointimuotoja ja -menetelmiä. Kuitenkin huolehtiminen oikeasta virtuaalisesta tiimityöstä ei ole enää niin yksinkertaista. Yhteisöllisyyden ja luottamuksen ilmapiirin rakentamiseksi on syytä toteuttaa joitakin todistettuja integraatiomenetelmiä ja -ideoita. Verkko-integraatio vaihtelee käytettyjen työkalujen luonteen vuoksi. Virtuaalisessa tiimityössä on vaikeampaa pitää työntekijät sitoutuneina. Siksi harjoitusten tulisi olla lyhyempiä ja säännösten yksinkertaisempia kuin paikan päällä olevissa vastineissa. Joitakin suosituimpia integraatioideoita ovat:

• Viralliset ja epäviralliset verkkokokoukset, kuten kahvin juominen yhdessä, yhteisistä intohimoista keskustelu tai tiimien järjestäminen.
• Erilaiset pelit ja aktiviteetit, kuten sanaleikit, stimuloivat luovuutta ja vapauttavat positiivisia tunteita. Kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä, on kytkeä kamera päälle ja piirtää sloganeita korteille.
• Liikunta on terveyttä. Tietokoneen ääressä istuminen useita tunteja voi osoittautua hedelmälliseksi, kun keksitään peli, joka saa nousemaan pöydältä. Tällainen idea voisi olla pelinä “näytä minulle jotain hullua tai vihreää asunnostasi” tai virtuaalinen kävely asunnossasi jokaiselta osallistujalta.
• Voit myös toteuttaa virtuaalisen perehdytyksen pelinä, jonka kautta uudet työntekijät tutustuvat muuhun tiimiin. Esimerkiksi, Totta vai vale? Jokaisen osallistujan tehtävänä on kertoa kaksi asiaa itsestään, joista toinen on väärä. Muiden tehtävänä on arvata, mikä lause on väärä ja mikä on totta.
• Lyhyet ja mielenkiintoiset harjoitukset, joilla selvitetään jokaisen työntekijän odotuksia ja prioriteetteja, kuten tiimille valitun artikkelin tai verkkolehden tarjoaminen ja pyytäminen heitä korostamaan muutamia otsikoita, jotka voivat liittyä yrityksen tulevaisuuteen.
• Virtuaalinen yhteinen tarinankerronta. Ensimmäinen henkilö aloittaa tarinan, esim. “Uuden työn ensimmäisenä päivänä nukuin pommiin ja autoni hajosi, joten…” Seuraavat ihmiset lisäävät lopetuksen ja lisäävät tarinan toisen osan. Yhteisen juonen luominen stimuloi luovuutta ja kannustaa kuuntelemaan toisiaan ja yhteistyöhön, mikä on olennaista hienon tarinan luomiseksi.
• Verkkokokkausworkshop on rento kokkaustunti, joka pidetään hauskassa ilmapiirissä. Osallistujat saavat etukäteen paketin kokkaustuotteita, ja tunti striimataan livenä kokkausstudiosta.

Tietenkin virtuaalisen tiimityön ideoiden katalogi on paljon laajempi. Tiettyjen tiimityöpelien ja -aktiviteettien valinta riippuu kyseisen organisaation kapasiteetista ja taloudellisista mahdollisuuksista. Silti varmista, että tietyn tiimin osallistumisen idean valinta on oikein räätälöity heidän työnsä erityispiirteisiin ja työntekijöiden yksilöllisiin tarpeisiin tässä asiassa.

Onko virtuaalinen tiimityö mahdollisuus vai uhka?

Se, miten tiimityötä tarkastellaan positiivisina tai negatiivisina, riippuu yksittäisten osallistujien luonteesta. Esimerkiksi introvertit pitävät itsenäisestä työskentelystä, ja ryhmään sulautuminen koetaan heille negatiivisesti. Siksi rekrytoinnissa on syytä kiinnittää huomiota yksilöllisiin persoonallisuuspiirteisiin, jotka vaikuttavat tiimityön toimintaan.

Jos työntekijät ovat valmiita yhteistyöhön ammatillisella tasolla, he kokevat myös integraation positiivisesti, mikä varmasti tuo konkreettisia tuloksia. Mutta se, säilyttääkö verkkointegraatio yhtenäisen tiimin etätyössä pitkällä aikavälillä, riippuu pääasiassa johtamisesta ja henkilöstöpolitiikasta. Pomo asettaa prosessissa merkittävän roolin. Hänen on ymmärrettävä, että verkkoviestintä koostuu ensisijaisesti kirjoitetusta sanasta, ei eleistä tai äänen sävystä, eli ei-verbaalisesta viestinnästä.

Ottaen huomioon, että tiimi saattaa etääntyä toisistaan jonkin ajan kuluttua verkossa, ystävällisen työilmapiirin rakentamisen rooli on välttämätön. Pienet lahjat, jotka lähetetään kotiin erilaisten juhlapyhien tai tärkeiden tapahtumien yhteydessä, nostavat varmasti tiimin moraalia. Virtuaalista tiimityötä järjestettäessä älä unohda henkilökohtaisia tapaamisia, jotka pidetään oikeassa elämässä. Ne vahvistavat myös yhteisöllisyyden tunnetta ja positiivisia suhteita.

Yhteenveto

Yhteisöllisyyden ja jaetun vastuun kehittäminen etätyötä tekevän työntekijätiimin keskuudessa on paljon vaikeampaa kuin paikan päällä työskentelyssä. Siksi virtuaalisella tiimityöllä on niin suuri rooli luottamuksen ja turvallisuuden tunteen luomisessa. Etätyötiimin yhdistäminen on integraation päämäärä, joka arvostaa sen jäseniä ja vaikuttaa ihmissuhteisiin. Lisäksi se parantaa tiimiviestintää, poistaa mahdollisia virheitä, parantaa konfliktinratkaisua ja lisää tuottavuutta.

Tutustu ohjelmistoihimme tiimityöhön:

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.