Milloin sinun pitäisi lähettää lasku?

Laskujen laatiminen on yksi yrittäjyyden miellyttävimmistä osista. Miksi? Koska se on viimeinen askel maksun saamiseksi. Mutta kysymys herää – milloin lasku tulisi laatia, jotta se olisi laillinen? Käy ilmi, että tähän kysymykseen ei ole yhtä ainoaa vastausta. Kaikki riippuu olosuhteista. Useimmiten lasku laaditaan tavaroiden tai palveluiden toimituksen jälkeen. Kuitenkin on joitakin poikkeuksia. Tämä artikkeli selittää, milloin sinun tulisi laatia laskuja. Se riippuu pääasiassa laskutyypistä, joten käsittelemme täällä niitä, joita esiintyy useimmiten.

Milloin sinun tulisi laatia lasku? – sisällysluettelo:

1. Myyntilasku
2. Loppulasku
3. Väli-lasku
4. Ennakkolasku
5. Proforma-lasku
6. Toistuva lasku
7. Tutustu siihen, miten laskuja laaditaan Firmbeellä

Myyntilasku

Tämä on melko yleinen tapa laatia laskuja. Sitä tavataan erityisesti kaupoissa. Kun sinä, myyjänä, luovutat ostetut tuotteet asiakkaalle henkilökohtaisesti, voit myös laatia laskun heti. Tässä tapauksessa se liittyy yleensä maksun vastaanottamiseen, joko käteisenä tai luottokorttimaksuna. Kuitenkin voi tapahtua, että toimitat tavaroita suoraan asiakkaalle yrityksesi ulkopuolella.

Voisi näyttää siltä, että ollessasi toimiston ulkopuolella et voi laskuttaa asiakastasi heti. Onneksi voit käyttää mobiilia laskutusohjelmaa. Tämä mahdollistaa laskuttamisen älypuhelimellasi. Entä tulostaminen? Sinun ei tarvitse, koska voit lähettää laskun sähköpostitse. Sähköisellä laskulla on sama laillinen arvo kuin paperilaskulla.

Loppulasku

Palveluille on yleistä nähdä laskuja, jotka laaditaan työn valmistuttua. Miten ne eroavat myyntipäivänä laadituista laskuista? Teoreettisesti, hetkenä, jolloin olet saanut palvelusi valmiiksi, voit laatia laskun. Tämä on hyvä tapa tehdä, jos sinulla on henkilökohtainen yhteys asiakkaaseen. Tässä tapauksessa asiakas näkee heti työn tulokset ja voi hyväksyä ja vahvistaa laskun.

Kuitenkin, jos asiakas ei ole vielä nähnyt tekemääsi työtä, on parempi tarkistaa, onko hän tyytyväinen lopputulokseen. Jos heillä on kommentteja, voit tehdä korjauksia ennen laskun laatimista. Mu otherwise, voi käydä niin, että asiakas ei hyväksy laskua, koska hän on kommentoinut projektia. Tämä pidentäisi maksuprosessia. Voit välttää tämän lähettämällä asiakkaalle viestin, jossa kysyt, hyväksyykö hän tehdyn työn, ja jos ei, mitä korjauksia vielä tarvitaan.

Väli-lasku

Osittaisia laskuja tavataan erityisesti suuremmissa projekteissa. Tässä tapauksessa työ voidaan jakaa vaiheisiin. Niiden valmistuttua laaditaan lasku, joka kattaa suoritetun työn. Missä voit kohdata tämän tyyppistä laskutusta? Aina kun koko työ venyy ajallisesti.

Tämä tapahtuu esimerkiksi talon rakentamisen aikana. Työn suorittava yritys voi laatia laskuja yksittäisten vaiheiden valmistuttua. Tämä laskutustapa varmistaa kassavirran ja välttää maksupullonkauloja sekä suuren laskun, kun kaikki on valmis. Pitkäaikaisissa projekteissa on hyvä idea laatia maksuaikataulu alussa. Se voi osoittaa tiettyjä virstanpylväitä , joiden jälkeen osittaisia laskuja laaditaan.

Ennakkolasku

Jos tarjoamasi palvelut vaativat sinua sitoutumaan merkittäviin varoihin komponenttien hankkimiseksi, jotka ovat tarpeen sopimuksen mukaisen työn suorittamiseksi, voit ehdottaa maksamista etukäteen. Tässä tapauksessa laadit laskun ennen työn valmistumista.

Tämä ratkaisu osoittautuu hyödylliseksi, kun palvelusi ovat melko kalliita ja asiakkaan yllättävä palvelun peruutus vaikuttaisi sinuun negatiivisesti taloudellisesti. Milloin tällainen tilanne voi ilmetä? Esimerkiksi, kun olet häävalokuvaaja ja tehtäväsi on tallentaa häät asiakkaan määrittämässä paikassa. Jos asiakas peruuttaa palvelun päivää ennen tapahtumaa, et todennäköisesti löydä toista henkilöä, joka olisi valmis kuvaamaan siellä sinä päivänä. Ennakkomaksu turvataan etujasi, jotta et jää tappiolle tällaisessa tapauksessa.

Proforma-lasku

Esilaskua kutsutaan myös proforma-laskuksi. Ensisilmäyksellä proforma-lasku ja ennakkolasku saattavat vaikuttaa samankaltaisilta. Kuitenkin ne eivät ole sama asia. Ennakkolasku velvoittaa sinua maksamaan, kun taas proforma-lasku ei luo tällaista velvoitetta. Se on pikemminkin kutsu solmia sopimus.

Laadit tällaisen laskun hintatarjouksena tavaroiden myynnille tai palveluiden tarjoamiselle jopa ennen kuin asiakas suostuu toimitukseen. Asiakkaat pyytävät tällaisia laskuja esimerkiksi vertaillakseen tarjouksia useilta yrityksiltä tai tarkistaakseen, mahtuuko tietty kulu heidän budjettiinsa. Jos asiakas hyväksyy ehtosi, voit käsitellä tilauksen ja sitten laatia tavallisen laskun, joka toisin kuin esilasku, tuo mukanaan velvoitteen maksaa toimitetuista tavaroista tai palveluista.

Toistuva lasku

Joissakin liiketoimintatyypeissä toistuvat laskut ovat yleisiä. Niiden on suosittua olla kiinteähintaisia laskuja, eli sellaisia, joilla on etukäteen määritetty hinta riippumatta suoritetun työn määrästä. Missä voit löytää tällaisia laskuja? Esimerkiksi, jos pyörität siivousyritystä ja olet sopinut asiakkaasi kanssa kiinteästä hinnasta viikoittaiselle toimistosiivoukselle, veloitat asiakkaltasi saman summan joka viikko, riippumatta siitä, kuinka kauan se kestää.

Tällaisessa tapauksessa laskutusohjelma voi olla suuri apu toistuvien laskujen laatimisessa. Sinun tarvitsee vain syöttää asiakkaidesi tiedot, ilmoittaa päivä, jolloin lasku tulisi laatia, ja syöttää summa, niin ohjelma laatii syklistä laskuja ja lähettää ne asiakkaille.

Tutustu 5 parhaaseen ilmaiseen laskutusohjelmistoon!

Tutustu siihen, miten laskuja laaditaan Firmbeellä:

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.