4 vaihetta tehokkaan pöytäharjoituksen suunnitteluun ja toteutukseen

Kaikki tapahtuu puhumisen, jakamisen ja ratkaisujen löytämisen kautta, eikä kuten kenttäharjoitusten tapauksessa, tekemisen tai esittämisen kautta. Tällaisessa muodossa ratkaisevaa on oppia ja nähdä, kääntyvätkö teoreettiset määräykset todellisiin hätätilanteisiin. Tästä artikkelista opit, mitä arvoa pöytäharjoitukset voivat tuoda organisaatiolle, milloin niitä kannattaa toteuttaa ja miten niitä voidaan johtaa oikein.

Perussäännöt pöytäharjoituksen toteuttamiselle

Pöytäharjoitus on kokous, jonka tavoitteena on suunnitella menettelytapoja ja toimenpiteitä, joita noudatetaan hätätilanteessa. Organisaation tyypistä riippuen se voi sisältää keinoja reagoida kyberhyökkäykseen, luonnonkatastrofiin, kuten maanjäristykseen, tai äkilliseen terrori-iskuun. Se voi myös olla rennompi, kuten selvittää, miten käsitellään olennaisten tiimin jäsenten menettämistä tai kilpailijan äkillistä ilmestymistä markkinoille.

Riippumatta hätätilanteen vakavuudesta, pöytäharjoituksilla on yksi yhteinen asia: valmiiksi laadittu skenaario, jossa on erityiset toimenpiteet ja niiden eteneminen. Ilman skenaariota pöytäharjoituksen toteuttaminen ei ole järkevää. Tämä johtuu siitä, että näiden harjoitusten pääasiallinen tarkoitus on tarkistaa, heijastuvatko organisaatiossa toimivat teoreettiset määräykset todellisuudessa ja tarvitseeko muutoksia tehdä. Joten jos organisaatiollasi ei ole määriteltyä toimintasuunnitelmaa hätätilanteen varalta, ensimmäinen askel pitäisi olla tällaisen skenaarion kirjoittaminen.

Harjoitukset toteutetaan rennossa ympäristössä, jotta kaikki tiimin jäsenet voivat vapaasti määritellä roolinsa tietyissä tilanteissa ja keskustella huolestuttavista asioista ilman pelkoa tai häpeää. Tässä ei ole kyse kilpailusta tai siitä, voivatko työntekijät toimia paineen alla, vaan oppimisesta ja tiiminä työskentelystä.

Mitä arvoa pöytäharjoituksen toteuttaminen tuo?

Pöytäharjoituksen toteuttaminen ei vie yhtä paljon aikaa kuin kenttäharjoitus, mutta se vaatii silti aikaa ja yksittäisten tiimin jäsenten kokoamista. Sinun on sitouduttava joihinkin resursseihin, mutta mitä saat vastineeksi, ovat monet edut, ei vain organisaatiolle, vaan myös tiimin jäsenille.

Pöytäharjoituksen tuoma arvo organisaatiolle

• Menettelyjen vahvistaminen rennossa kokouksessa on paljon parempi vaihtoehto kuin “live” testaus kriisin aikana
• Mahdollisuus hienosäätää sääntöjä, sulkea aukkoja ja toteuttaa korjaavia toimenpiteitä
• Mahdollisuus parantaa hätätilanteiden reagointitekniikoita
• Vahvistaa siteitä yksittäisten tiimin jäsenten välillä
• Vahvistaa, että työntekijät tuntevat ja noudattavat protokollien teoreettisia määräyksiä

Pöytäharjoituksen tuoma arvo tiimin jäsenille

• Mahdollisuus työstää omaa roolia rennossa muodossa
• Paremmat olosuhteet muistaa seuraavat askeleet tietyn tilanteen käsittelyssä
• Mahdollisuus esittää kysymyksiä, laajentaa tietämystä
• Skenaarioiden ja testien toteuttaminen helpottaa ehdotusten tekemistä muutoksista tai parannuksista yksittäisiin asiakirjoihin

Kuinka toteuttaa pöytäharjoitus?

1. Määritä pöytäharjoituksen toteuttamisen tarkoitus

Pöytäharjoituksen suunnittelu tulisi aloittaa määrittämällä tavoite, jonka haluat saavuttaa sen toteuttamisen jälkeen, ja miten aiot soveltaa saavutettuja tuloksia. Joillekin keskeinen kysymys liittyy niiden tiimin jäsenten kouluttamiseen, jotka eivät ole aiemmin saaneet mahdollisuutta analysoida suunnitelmien eri määräyksiä. Toiset näkevät siinä mahdollisuuden arvioida, heijastuvatko teoreettiset periaatteet todellisuudessa. Mikä tahansa onkin pääsyy tällaisen harjoituksen toteuttamiseen, ne tuovat varmasti mukanaan paljon enemmän etuja kuin olet suunnitellut.

2. Määritä osallistujat ja määritä heidän roolinsa harjoituksessa

Vaikka pöytäharjoitus on staattinen ja toteutetaan rennon ryhmäkeskustelun muodossa, on silti noudatettava tiettyjä sääntöjä. Sinun on määritettävä henkilöt, jotka osallistuvat harjoitukseen, ja annettava heille erityiset roolit. Muut henkilöt voivat seurata ja tarkkailla skenaariota, mutta kaaoksen välttämiseksi heidän ei tulisi osallistua aktiivisesti itse harjoitukseen. Tarkkailijat voivat myös esittää näkemyksiään, mikä voi olla hyödyllistä arvioinnin ja dokumentoinnin aikana, joten on syytä varata aikaa kysymyksille ja ehdotuksille heti pöytäharjoituksen jälkeen.

Koko hankkeen elintärkeä elementti on oikean johtajan/ohjaajan nimittäminen. Voit päättää jonkun tiimistäsi tai palkata ammattilaisen tähän tehtävään. Joka tapauksessa sen tulisi olla joku, joka tuntee skenaarion, yrityksen säännöt ja yksittäisten tiimin jäsenten tehtävät erittäin hyvin, mutta jolla on myös erityiset ihmissuhteet, jotta harjoitus voidaan toteuttaa oikein.

Ohjaajan tulisi tietää ja päättää huolellisesti, milloin seurata ja milloin johtaa ryhmää. Tärkeä ominaisuus, joka hänellä tulisi myös olla, on kyky tarjota mukautetut olosuhteet luovalle keskustelulle ja puheenjohtaa keskustelua pitäen sen aiheessa. Vakiintunut pöytäharjoituksen johtaja tuntee ryhmän ja ylläpitää hyvää tasapainoa rentouden ja tiukkojen sääntöjen välillä.

3. Määritä erityinen skenaario

Skenaarion tulisi vastata organisaatiolle kaikkein todellisinta uhkaa. Paljon riippuu liiketoiminnan tyypistä, mutta myös pääkonttorin sijainnista. Tällainen toimintasuunnitelma voi käsitellä hurrikaanin tai muun elementin esiintymistä, mutta myös määrittää seuraavat askeleet massiivisen hakkerointihyökkäyksen käsittelemiseksi.

Riippumatta siitä, mikä tavoitteesi on, skenaarion tulisi määrittää ja kuvata yksityiskohtaisesti melko realistinen tilanne. Sen on sisällettävä kysymyksiä yksilöille, jotta he pääsevät oikeaan ajattelutapaan ja tarkistavat, tekevätkö he oikeita päätöksiä. Tämä johtuu siitä, että jokaisen tiimin jäsenen on tiedettävä, keneen ottaa yhteyttä kriisitilanteessa, mitkä toimenpiteet ovat välttämättömiä sekä mitkä jäljellä olevat resurssit on priorisoitava ja suojeltava. Heidän on tutustuttava yleiseen skenaarioon ennen suunniteltua kokousta, jotta he voivat valmistautua hyvin.

Skenaarion on sisällettävä erityinen käsikirjoitus, mutta on syytä panostaa myös joustavuuteen. Ehkä keskustelun aikana lisäpisteet muuttuvat ja tiimin jäsenten lähestymistapa tuo uutta valoa koko tilanteeseen. Tällöin on parasta, että johtaja ei keskeytä keskustelua, vaan antaa sen virrata ja poiketa hieman alkuperäisestä käsikirjoituksesta luodakseen paremman, päivitetyn version.

4. Muista lopullinen analyysi

Harjoitukset auttavat tiimin jäseniä ymmärtämään roolejaan ja testaamaan, tuntevatko he erilaiset määräykset, jotta voivat reagoida oikein hätätilanteessa. Kuitenkin pöytäharjoituksen todellinen arvo tulee tämän keskustelun analyysista ja mahdollisuudesta tehdä parannuksia ja kehittää jo olemassa olevia ratkaisuja. Siksi on yhtä tärkeää analysoida koko tapahtuma harjoituksen jälkeen ja laatia siitä raportti. Tämä tieto voi parantaa varasuunnitelmaa ja vahvistaa sen aukkoja.

Onko pöytäharjoitus aina oikea ratkaisu?

Luonnollisesti jokaisella lähestymistavalla riskienhallintaan ja hätätilanteiden varautumiseen on omat etunsa ja haittansa. Niiden tuottamat tulokset muotoutuvat useiden nousevien muuttujien, ympäristöjen, olosuhteiden ja ihmisten mukaan. Sama pätee pöytäharjoitukseen. Kiistatta tämä harjoitus antaa sinun testata olemassa olevia ohjeita ja arvioida ympäristöä ja ihmisiä. Se mahdollistaa myös oppimisen muiden tiimin jäsenten ehdotuksista.

Se on myös loistava oppimis- ja kysymysmahdollisuus, joka ei vaadi paljon resursseja eikä ole liian työlästä. Lisäksi tällaisia harjoituksia voidaan toteuttaa myös etänä, joten ne toimivat hyvin organisaatioille, joilla on eri sijainteja ympäri maailmaa.

Kuitenkin tämä ei tarkoita, että tämä menetelmä olisi ihanteellinen ratkaisu, sillä sillä on myös haittansa. Ensinnäkin rento ilmapiiri ja teoreettinen keskustelu eivät koskaan heijasta todellista tapahtumaa, jolloin jopa hyvin valmistautuneet työntekijät voivat epäonnistua, kun stressi ja kiireen tarve lisääntyvät. Pöytäharjoituksessa voit tarkistaa, että kaikki tuntevat roolinsa, mutta et aina havaitse kaikkia suunnitelman puutteita. Jotkut niistä ilmenevät vain todellisissa tilanteissa, eivät teoreettisissa keskusteluissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.