Mitkä ovat etätyön haasteet projektipäälliköille?

Kotitoimisto on monille ihmisille arvokas etuoikeus ja myös erinomainen työkokemus. Kuitenkin kaikki eivät pidä sitä toivottavana tapana hoitaa velvollisuuksiaan työnantajalleen. Velvollisuuksien suorittamisen malli on muuttunut, ja sen myötä myös projektien toteuttamista on mukautettu, mukaan lukien tehokkaat ERP-aikataulutusmenetelmät. Työskentely vain virtuaalitodellisuudessa, kotitoimiston henkilöstöhallinta ja viivyttelyn hallinta ovat vain joitakin etätyön haasteista projektipäälliköille.

Etätyön haasteet – sisällysluettelo:

1. Virtuaaliteknologia on aina ollut osa projektinhallintaa
2. Henkilöstön yhteistyö ja hallinta ovat yksi suurimmista etätyön haasteista projektipäälliköille
3. Työtyytyväisyyden puute ja kannustimien puuttuminen
4. Ongelmia henkilöstön suorituskyvyn arvioinnissa
5. Viivyttely kotitoimistossa
6. Kuinka voittaa ongelmat ja haasteet etäprojektinhallinnassa?
7. Tutustu ohjelmistoihimme etätyöhön

Mikä on muuttunut siirryttäessä kiinteästä mallista kotitoimistomalliin? Mitkä ovat haasteet, joita johtaja kohtaa toteuttaessaan etäprojektinhallintaa yrityksessä? Ja lopuksi, mitkä ovat etätyön haasteet projektipäälliköille?

Virtuaaliteknologia on aina ollut osa projektinhallintaa

Virtuaaliteknologian käyttö projektinhallinnan yhteydessä ei ole mitään uutta. Kotitoimisto oli työskentelymalli, joka oli vankasti vakiintunut alalla jo ennen covid-aikaa. Globaalit trendit, jotka ilmenevät esimerkiksi Bufferin tutkimuksen tuloksista nimeltä The State of Remote Work 2019, osoittavat, että vuodesta 2010 lähtien etätyöntekijöiden määrä on kasvanut joka vuosi.

Etätyö on siis väistämätöntä projektin toteuttamisen yhteydessä yrityksessä. Kuitenkin siihen liittyy monia haasteita, erityisesti kun tämä velvollisuuksien suorittamisen malli tulee johtavaksi. Mitkä ovat näkyvimmät vaikeudet?

Henkilöstön yhteistyö ja hallinta ovat yksi suurimmista etätyön haasteista projektipäälliköille

Päähaaste, jonka valvojat kohtaavat, on varmistaa, että heillä on tarpeeksi etätyöntekijöitä.

Jotkut ihmiset, erityisesti ne, joilta puuttuu valmistautuminen ja tekninen tausta, eivät pysty työskentelemään kotoa yhtä tehokkaasti kuin toimistossa. Joissakin tapauksissa he luopuvat kotitoimiston toteuttamisesta kokonaan.

Etätyö vaatii myös, että henkilöstö perehdytetään uusiin sovelluksiin, kuten internetviestintään. Uusien työkalujen tehokkuus riippuu monista tekijöistä – kuitenkin ei voida odottaa, että etätyö olisi täysin tehokasta heti alusta alkaen.

Työtyytyväisyyden puute ja kannustimien puuttuminen

On mahdotonta vain “pakottaa ihmiset työskentelemään”. Joidenkin velvollisuuksien suorittaminen muuttuu nopeasti äärimmäisen monotoniseksi ja tylsäksi. On tarpeen huolehtia arvokkaasta viestinnästä tiimin kanssa. Toimistotyön ilmapiirin luominen on yksi suurimmista etätyön haasteista projektipäälliköille.

Etätyö antaa monille ihmisille vähemmän motivaatiota kuin perinteisen työn malli. Erityisiä vaikeuksia kokevat työntekijät, jotka kohtaavat tämän tyyppisen ratkaisun ensimmäistä kertaa.

On siis syytä mobilisoida ja motivoida tiimiä lisäksi, esimerkiksi palkitsemalla erinomaisista tehtävistä. Lähestyäkseen lopullista vaikutusta, on asetettava mitattavia tavoitteita, joita tarkastellaan valvontavaiheissa.

Ongelmia henkilöstön suorituskyvyn arvioinnissa

Projektipäälliköillä on valtava tehtävä, kun on kyse luotettavien työntekijöiden suorituskykytulosten saamisesta. On mahdotonta “vain tehdä se” nähdäksesi, kuinka tehokasta henkilöstö on työskennellessään kotoa.

Kuitenkin, jotta voitaisiin lisätä mahdollisuuksia tehokkaampaan suorituskyvyn hallintaan, on syytä:

• hyödyntää teknologian apua käyttämällä sovelluksia, jotka avaavat viestintäkanavan työntekijöille ja johtajille;
• tehdä tiimille tiettäväksi yrityksen todelliset odotukset;
• varmistaa päivittäinen, arvokas yhteys kaikkien tiimin jäsenten kanssa.

Tärkeää on, että ihmiset ovat luonteeltaan sosiaalisia olentoja, joten pysyvä online-työ vaikuttaa työntekijän suorituskykyyn jonkin ajan kuluttua. Tiimin perehdyttämiskokouksia ei tule aliarvioida, vaikka 100 % työstä tehdäänkin etänä.

Viivyttely kotitoimistossa

Kotitoimisto, kuten käytännössä nähdään, voi joissakin tapauksissa muuttua ylivoimaiseksi taakaksi joillekin työntekijöille. Työn lykkäämistä kutsutaan viivyttelyksi.

Se on erityisen havaittavissa, kun suoraa valvontaa esimieheltä ei ole. Viivyttelyn mekanismi liittyy kehon tarpeeseen saavuttaa helpotuksen tila. Työntekijä, joka päättää “lykkäävänsä jotain viimeiseen hetkeen”, saa tunteen täyttymyksestä ja ilosta.

Se on negatiivinen ilmiö, ja viivyttely johtaa projektin epäonnistumiseen. Siksi on syytä edistää ajankäytön mittaustyökalujen käyttöä tai poistaa häiritseviä elementtejä välittömästä ympäristöstä.

Kuinka voittaa ongelmat ja haasteet etäprojektinhallinnassa?

Yksi idea on käyttää ammattimaisia etäprojektinhallintasovelluksia. Nämä ovat työkaluja, jotka mahdollistavat yksittäisten tiimitehtävien järjestämisen, ryhmittelyn ja analysoinnin.

Se on tapa keskittää työ kotona IT-järjestelmän sisällä. Tällaiset alustat mahdollistavat tehtävien seuraamisen, työn edistymisen tarkistamisen tai tavoitteiden hallinnan.

Riippuen tämän tyyppisen sovelluksen toiminnallisuudesta, käyttäjä voi omaksua yksittäisten päivien suunnittelun, saada analyyttisiä tietoja kaavioiden muodossa tai vastaanottaa raportteja tulosten muodossa.

Voit auttaa tiimiäsi antamalla heille vinkkejä itse motivoitumiseen, esimerkiksi nämä:

Haluatko nähdä lisää hienoa sisältöä kuten tämä? Tutustu täydelliseen luetteloon työresursseista, vinkeistä ja muusta Firmbee-verkkosivustolla!

Tutustu ohjelmistoihimme etätyöhön:

Haluatko pysyä yhteydessä sisältöömme? Liity Facebook-yhteisöömme