Kuinka toteuttaa tietämyksen hallintastrategiaa pienissä ja keskikokoisissa yrityksissä? 5 hyödyllistä vinkkiä

Mitä on tieto?

Yrittäjyyden kontekstissa tietoa voidaan määritellä ideoiksi, käsitteiksi tai havainnoiksi, joita käytetään toimintaan voiton saamiseksi.

Suhde datan, tiedon ja tiedon välillä

Data itsessään on vain fakta, jolla ei ole merkitystä ilman tulkintaa. Vasta sen jälkeen, kun se on käsitelty ja järjestetty, siitä tulee tietoa, joka vastaa kysymyksiin kuten: Kuka? Mikä? Missä? Milloin? Vuorostaan, tiedon selittäminen ja ymmärtäminen antaa meille sen tiedon, jota tarvitsemme päätöksentekoon.

Tieto on arvokas osa yrityksen liiketoimintastrategiaa, koska se voi luoda kilpailuetua. On tärkeää tunnistaa heikkoudet ja tietopuutteet.

Mitä on tiedonhallinta?

Riippumatta siitä, mitä teet, on hyvä idea laatia toimintasuunnitelma. Liiketoiminnan pyörittäminen ei ole poikkeus. Strategia mahdollistaa yrityksesi mission ja tavoitteiden toteuttamisen määrittelemällä suuntaa ja tyyppiä toimenpiteille, joita sinun on toteutettava. Tehokas tiedonhallinta organisaatiossa helpottaa tiedon keräämistä, jakamista ja hyödyntämistä.

Koodaus ja personointi

Johtavimmat käytännössä käytetyt strategiat ovat koodaus ja personointi. Lisäksi ne liittyvät muodollisen (ilmeisen) ja hiljaisen (epäilmeisen) tiedon käsitteisiin.

Koodausstrategia perustuu muodolliseen tietoon, joka on tallennettu yrityksen dokumentaatioon – teknisiin eritelmiin, koulutusmateriaaleihin, raportteihin, analyyseihin jne. Tämä muoto helpottaa suuresti tiedon siirtämistä uusille ja nykyisille työntekijöille.

Personointistrategia puolestaan perustuu työntekijöiden väliseen henkilökohtaiseen kontaktiin ja kokemusten vaihtoon heidän keskenään. Tässä tapauksessa niin sanottu hiljainen tieto jaetaan tiimikokouksissa, keskusteluissa, keskusteluissa jne.

Tiedonhallinta pk-yrityksissä

Liiketoiminnan pyörittäminen on vaativa tehtävä johtuen muutosten korkeasta dynamiikasta ja jatkuvan kehityksen tarpeesta. Tämä voi olla erityisen haastavaa pienille ja keskikokoisille yrityksille, joiden ulottuvuus ja resurssit ovat merkittävästi rajalliset.

Pk-yritysten osuus talouskasvusta on merkittävä. Pienet ja keskikokoiset yritykset ovat usein innovatiivisten ratkaisujen lähde ja monipuolistavat markkinoita. Niillä on yksinkertaistettu organisaatiorakenne ja ne tarjoavat yleensä niche-tuotteita ja -palveluja.

Liiketoiminnan kehittämiseen käytettävä pääoma tulee yleensä omistajien säästöistä, pankkilainoista tai joskus yksityisiltä sijoittajilta, kuten bisnesenkeleiltä. Ne työllistävät suhteellisen pienen määrän ihmisiä (pienet yritykset – enintään 50 työntekijää, keskikokoiset yritykset – 50-250 työntekijää), jotta ne voivat ylläpitää läheistä suhdetta johtoon ja samaistua yrityksen tavoitteisiin.

Valta on keskitetty – suurin osa päätöksistä tehdään pelkästään omistajan mielipiteen ja kokemuksen perusteella. Kaikkien liiketoiminta-alueiden valvominen tällä tavalla tuo mukanaan riskejä – liiketoiminnan tulevaisuus riippuu omistajan pätevyydestä, jotkut johtamisen alueet voivat toimia tehottomasti, ja työntekijöiden älyllinen potentiaali voi jäädä huomaamatta.

Tiedonhallintastrategian toteuttamisen hyödyt

Muutosten tekeminen vie aikaa ja vaivannäköä. Tiedonhallintastrategian toteuttaminen riippuu paljon johdon ja työntekijöiden asenteesta. Kuitenkin se on välttämätöntä yrityksesi potentiaalin kehittämiselle ja kasvulle. Miten voit hyötyä joistakin muutoksista johtamistyyliisi?

• Tehostunut toiminta – johdonmukainen ja järjestäytynyt hallintojärjestelmä mahdollistaa työntekijöiden pääsyn tietoon helposti, parantaen heidän työnsä laatua,
• Parempi yhteistyö ja viestintä – tietojärjestelmien ja erilaisten viestintäkanavien käyttö takaa suuremman läpinäkyvyyden ja positiivisten suhteiden rakentamisen tiimin sisällä,
• Tehokas päätöksentekoprosessi – pääsy työntekijöiden tietoon ja kokemukseen auttaa saamaan objektiivisen näkökulman, joka on tarpeen toimenpiteiden toteuttamiseksi yrityksen tavoitteiden mukaisesti,
• Puutteiden ja vajavaisuuksien tunnistaminen – kun täydentät ja dokumentoit keräämääsi tietoa, voit tunnistaa lisämahdollisuuksia parantaa liiketoimintaprosessejasi, turvallisuus – tallentamalla tietoja palvelimille tai asiakirjoihin vähennät riskiä, että tiedot poistuvat organisaatiostasi.

Menestystekijät tiedonhallinnan toteuttamisessa organisaatiossa

Jos et tiedä, mitä menestystekijät ovat, lue tämä artikkeli. Taas kerran, on useita organisaatiolle ominaisia piirteitä, jotka voivat merkittävästi helpottaa myönteisten muutosten tuomista strategiseen tiedonhallintaan. Näitä ovat:

• Valmius jatkuvaan parantamiseen ja oppimiseen,
• Valmius siirtää tietoa muille, työntekijöiden osallistuminen,
• Organisaatiorakenteen ja teknisten välineiden mukauttaminen,
• Tiedon arvon ja sen käytön hyötyjen korostaminen.

Esteet tiedonhallintastrategioiden toteuttamisessa pk-yrityksissä

Tapojen muuttaminen vie aikaa ja vaivannäköä, sillä tiellä on useita esteitä. Jos tiedät etukäteen rajoitukset, jotka voivat ilmetä tämän prosessin aikana, on helpompaa käsitellä niitä. Tässä on joitakin mahdollisia ongelmia, jotka vaativat huomiotasi:

• Vastahakoiset työntekijät – ylimmät johtajat saattavat pelätä tietovuotoa, joka vahingoittaisi yrityksen asemaa, kun taas muut työntekijät saattavat pelätä menettävänsä tietyn paikan hierarkiassa,
• Sitoutumisen puute – johtuu usein tai liittyy edellä mainittuun syyhyn. Se voi liittyä työntekijöihin ja itse omistajiin, jotka keskittyvät enemmän muihin aktiviteetteihin,
• Ajan ja resurssien puute tiedonhallintaan keskittymiseen,
• Luottamuksen puute neuvonantajiin – ulkopuolisen kritiikkiä voidaan pitää hyökkäyksenä sen sijaan, että se olisi yrityksen auttamisen ja muutoksen aikaansaamisen yritys.

Miten toteuttaa tiedonhallintastrategia yrityksessäsi?

Itse asiassa tiedonhallintajärjestelmän toteuttaminen voi olla haastavaa liiketoiminnan omistajille. Tiedon puute ja kokemattomuus voivat aluksi tuntua pelottavilta. Kuitenkin saatu lisäarvo on sen arvoista. Kun pidät mielessä seuraavat vinkit, on helpompaa onnistua prosessin läpiviemisessä:

• Arvioi nykytilanteesi – tarkastele olemassa olevan järjestelmän tehokkuutta, kiinnittäen huomiota menettelyihin, henkilökuntaan, teknologiaan ja organisaatiorakenteeseen. Poikkeamien havaitseminen antaa sinulle mahdollisuuden määrittää, mitä kannattaa parantaa,
• Selkeytä tavoitteesi – kun olet tunnistanut organisaation heikkoudet, aseta pitkän aikavälin ja lyhyen aikavälin tavoitteesi, jotta tiedät, mihin pyrit ja voit seurata edistymistäsi,
• Valmistaudu muutoksiin – uuden strategian mukauttaminen koskee koko yritystä. Nämä muutokset vaikuttavat myös yrityksen työntekijöihin, jotka ovat arvokas voimavara,
• Toimi – viimeinen ja haastavin vaihe on tiedonhallintajärjestelmän toteuttaminen päivittäiseen käyttöön. Tämä vaatii paitsi paljon rahaa myös proaktiivista asennetta omistajilta ja työntekijöiltä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.