Yritys ilman toimistoa. Kuinka työskennellä etänä ja hallita tiimiäsi tehokkaasti

Oletko koskaan miettinyt, miten työskennellä etänä? Ei jokaisen yrityksen tarvitse olla toimistossa, vaikka heillä olisi työntekijöitä. Etätyö on yhä suositumpi ratkaisu. Tällä työllistymismuodolla on etuja ja haittoja sekä työntekijöille että työnantajalle. Harkitsetko sitä? Tarkista, mitä muistaa ja mihin kiinnittää huomiota, kun päätät pyörittää muutaman hengen yritystä ilman toimistoa.

Kuinka työskennellä etänä – sisällysluettelo:

1. Yritys ilman rekisteröityä toimistoa? Oikeudelliset asiat
2. Palkkaa oikeat ihmiset
3. Varmista hyvä viestintä
4. Määritä päällekkäiset tunnit
5. Kartoitusprojektit

Etätyöntekijöiden palkkaaminen poistaa tilojen vuokrauskustannukset, mukaan lukien käyttömaksut tai siivousyrityksen palkkaaminen. Säästetty raha voidaan käyttää yrityksen kehittämiseen tai palkkoihin. Valitsemalla tämän yhteistyömuodon yrittäjä voi myös palkata asiantuntijoita mistä tahansa maailmasta, ilman rajoituksia tiettyyn kaupunkiin ja ilman tarvetta tuoda heitä yritykseen.

Yritys ilman rekisteröityä toimistoa? Oikeudelliset asiat

Jokaisella yrityksellä on oltava rekisteröity toimisto – osoite, jossa yritys myy, tuottaa tai tarjoaa palveluja, on ilmoitettava viranomaisille. Jos yrittäjä ei halua vuokrata toimistoa, hän voi antaa asuinosoitteensa päätoimipaikkana.

On myös syytä tietää, että etätyö, jota kutsutaan myös e-työksi tai etätyöksi, on työllistymismuoto, jota säädellään työlainsäädännössä. Työsopimuslain (II luku Työsuhde, II b luku – työntekijöiden työllistäminen etätyön muodossa) mukaan tällainen työ:

1. Voidaan suorittaa säännöllisesti työpaikan ulkopuolella, käyttäen sähköisiä viestintävälineitä sähköisten palvelujen tarjoamista koskevien säännösten mukaisesti (etätyö).
2. Etätyöntekijä on työntekijä, joka suorittaa työtä § 1:ssä määritellyissä olosuhteissa ja viestii työn tuloksista työnantajalle erityisesti sähköisen viestinnän avulla.

Yhteenvetona voidaan todeta, että etätyö tarkoittaa työn tarjoamista työpaikan ulkopuolella ja sen tulosten lähettämistä työnantajalle esimerkiksi sähköpostitse.

Työntekijöiden työllistäminen etätyön muodossa voi tapahtua sekä työsopimuksen että siviilioikeudellisen sopimuksen perusteella, eli määrätyn työn, toimeksiannon tai agentuurisopimuksen muodossa.

Palkkaa oikeat ihmiset

Etätyö ei sovi kaikille. Vaadittavan tiedon lisäksi etätyöntekijän tulisi osata hallita omaa aikaansa ja olla itsenäinen. Etsi ihmisiä, joita ei tarvitse johtaa. Viestintätaidot ja ajatusten sekä ohjeiden selkeä muotoilu ovat myös tärkeitä, sillä etäviestinnässä on omat rajoituksensa.

Muista, että vaikka olisit yhteydessä toisiinne vain silloin tällöin, on syytä etsiä ihmisiä, joiden kanssa tämä yhteys on miellyttävää. Työskentely äärimmäisen lahjakkaan, mutta yhteistyössä vaikean asiantuntijan kanssa voi myös osoittautua epäonnistumiseksi. Tietenkin ei ole kyse siitä, että keskittyisit työntekijöiden luonteen sijaan heidän pätevyyteensä. Kuitenkin etsi kompromisseja. “90% yrityksen kulttuurista luodaan palkkaamiesi ihmisten toimesta,” uskoo Sean Byrnes, liiketoimintaenkeli ja Flurryn toimitusjohtaja.

Varmista hyvä viestintä

Suurena esteenä etätyössä – erityisesti alussa – voi olla työntekijöiden valvonnan puute. Nykyisten tehtävien keskusteleminen ja työn valvominen Internetin kautta on vaikeampaa, vaikka käytössä olisi erilaisia teknologisia ratkaisuja.

Sinun on varmistettava, että työntekijäsi tietävät tarkalleen, mitä odotat heiltä, mitä heidän odotetaan tekevän ja mitä tällä hetkellä tapahtuu. Jokaisen tulisi tietää roolinsa tiimissä ja kenelle he voivat kääntyä, jos heillä on ongelma. Palaute on yhtä tärkeää. Tehtävien delegoinnin lisäksi hyvät johtajat osaavat myös kuunnella, esittää kysymyksiä ja antaa ohjeita. Hyvä idea on järjestää yrityksessä lyhyitä, säännöllisiä kokouksia työntekijöiden kanssa, esimerkiksi Skypen tai Google Hangoutsin kautta. Niiden aikana tiimi voi keskustella siitä, mitä he tekevät, mitä vielä on tehtävä ja onko ongelmia.

Lisäksi järjestä satunnaisia kokouksia silloin tällöin. Etätyö vaikeuttaa myös suhteiden rakentamista ja ylläpitämistä työtovereiden kanssa, ja tämä voi vaikuttaa tiimin moraaliin. Edistä hyviä suhteita työntekijöihin ja tarjoa heille paikka, jossa he voivat keskustella keskenään, ei vain työasioista. Tämä helpottaa heidän tutustumistaan toisiinsa ja ystävystymistään. Jos luulet, että tällainen videokonferenssi ei toimi, kokeile perustaa aihekanava Slackissa, ryhmäkeskustelu Skypessä tai jopa ryhmä Facebookissa.

Määritä päällekkäiset tunnit

Etätyö liittyy joustoihin työajoissa. Jotkut työntekijät suosivat työskentelyä aamulla ja toiset illalla, jolloin he ovat tehokkaampia. Silti tällainen järjestely voi haitata koko tiimin työtä – on vaikeaa työskennellä, kun vastaukset sähköposteihin ja muihin viesteihin tulevat useita tunteja myöhässä. Lisäksi, jos työskentelet yksin silloin, kun haluat, työskentelet itse asiassa aina. Ja tämä tarkoittaa, että olet käytettävissä puheluille maanantaista sunnuntaihin, sekä seitsemältä aamulla että kymmeneltä illalla.

Joten mieti, pitäisikö asettaa kaksi tai kolme tuntia päivässä tai viikossa itsellesi ja työntekijöillesi, jolloin kaikkien tulisi olla online.

Kartoitusprojektit

On paljon helpompaa istua työn ääreen tai seurata tiimisi edistymistä, kun tiedät tarkalleen, mitä on tehtävä. Etätyössä on hyvä suunnitella ja jakaa kaikki tärkeät projektit valkotaululle tai aikajanalle.

Menetelmä, jota startupit ja kehittäjät usein käyttävät työn järjestämiseen, on Scrum. Scrum on menetelmä, jossa projektit ja tehtävät kirjoitetaan paperilapuille, ja sitten ne kiinnitetään asianmukaisiin sarakkeisiin valkotaululle – sarakkeet edustavat prosessin eri vaiheita (esim. “suunniteltu”, “käynnissä”, “testaus”, “kiireellinen valmistaa”, “valmis”). Ensimmäisessä sarakkeessa muodostuu tehtävien jono, joka priorisoidaan ja johon arvioidaan, kuinka monta tuntia niihin tarvitaan (eri värisiä kortteja käyttämällä voit jakaa ne kategorioihin). Sitten kortit siirretään yksi kerrallaan vasemmalta oikealle työn edetessä “valmis” -osioon.

Tämän ansiosta voit seurata projektin kehitystä jatkuvasti, arvioida, mitkä ovat suurimmat ongelmat. Sujuuko työ aikataulun mukaan ja kuinka monta tehtävää on vielä jäljellä? Tämä helpottaa tiimin työn valvontaa – etätyöntekijöitä arvioidaan yleensä saavutettujen tulosten perusteella, ei tietokoneella vietetyn ajan mukaan.

Oletko ehkä projektipäällikkö? Jos olet, muista lukea artikkelimme etätyöhön liittyvistä haasteista ja siitä, miten voittaa ne.

Mitä mieltä olet etätyöstä – onko se sen arvoista vai onko parempi työskennellä toimistossa? Jaa mielipiteesi ja tägää meidät Twitterissä!