Kaikki liiketoimintaprosessien kartoittamisesta. Voiko sitä käyttää verkkokaupassa?

Liiketoimintatoiminta perustuu moniin monimutkaisiin prosesseihin. Joka päivä jokaisessa niistä voi esiintyä virheitä ja puutteita, jotka huomataan liian myöhään, mikä lopulta johtaa taloudellisiin menetyksiin. Tiedätkö, miten havaita epäsäännöllisyyksiä varhain ja välttää resurssien hukkaamista? Hyödynnä liiketoimintaprosessien kartoitusta. Lue lisää saadaksesi lisätietoja.

Liiketoimintaprosessien kartoitus – sisällysluettelo:

1. Mitä on liiketoimintaprosessien kartoitus?
2. Liiketoimintaprosessikarttojen tyypit
3. Liiketoimintaprosessien kartoitusohjelmisto
4. Liiketoimintaprosessien kartoituksen hyödyt
5. Liiketoimintaprosessien kartoituksen haitat
6. Liiketoimintaprosessien kartoitus verkkokaupassa
7. Yhteenveto

Mitä on liiketoimintaprosessien kartoitus?

Jokainen yrityksessä tapahtuva prosessi (tuotteen hallinta, myyntiprosessi jne.) voidaan jakaa erityisiin toimintoihin, jotka johtavat asetetun tavoitteen saavuttamiseen. Liiketoimintaprosessien kartoitus on visuaalinen esitys siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja kuka on vastuussa kustakin tehtävästä.

Se on hyödyllinen työkalu, joka mahdollistaa yrityksen tarkastelun laajemmasta näkökulmasta. Kiitos liiketoimintaprosessien kartoituksen, pystyt havaitsemaan prosessien epäsäännöllisyyksiä, poistamaan tai vähentämään niiden vaikutusta, lisäämään tuottavuutta ja alentamaan kustannuksia. Kaikki nämä vaiheet ovat avain voiton tekemiseen.

Liiketoimintaprosessikarttojen tyypit

Jotta voit havainnollistaa kunkin prosessin kulkua, voit käyttää joitakin tähän tarkoitukseen luotuja työkaluja. Listataan alla käytetyimmät käytännössä:

Perusvuokaavio

Tiettyjä vuokaaviokuvastoja käytetään sen luomiseen, esim. suorakulmiot, jotka edustavat mitä tahansa vaihetta prosessissa, nuolet, jotka osoittavat toiminnan suuntaa, ja timantit, jotka symboloivat päätöksiä, joita tarvitaan etenemiseen. Tällaisen kaavion tekeminen on melko yksinkertaista ja se mahdollistaa useiden prosessien, esim. myynnin ja tuotannon, visualisoinnin.

Arvovirtakartta

Se on samanlainen kuin yllä kuvattu perusvuokaavio, ja sitä käytetään usein osana lean-hallintastrategioita. Arvovirta voidaan ymmärtää kaikkina yrityksen operatiivisissa prosesseissa toteutettavina toimintoina. Arvovirtakartan luominen puolestaan tarkoittaa nykytilan vertaamista tulevaan tilaan.

Nykytilaa analysoidessasi kiinnitä erityistä huomiota siihen, kuinka kauan tiettyjen toimintojen suorittaminen vie aikaa. Tuleva tila (ihanteellinen tila, jota meidän tulisi tavoitella) edustaa aikaa, jolloin tuote pitäisi olla valmis ja saavuttaa asiakas täyttääkseen heidän tarpeensa. Ilmenevät poikkeamat nykytilan ja tulevan tilan välillä ovat niin sanottuja pullonkauloja, jotka johtavat resurssien hukkaan ja tuottavuuden vähenemiseen.

Swimlane

Tämä on hieman monimutkaisempi versio perusvuokaaviosta. Yksittäisten toimintojen kuvaamisen lisäksi se myös erottaa velvollisuudet, joista tietyt osastot tai työntekijät ovat vastuussa. Kiitos sen, on helpompi nähdä yhteys prosessiin osallistuvien osapuolten välillä.

SIPOC

SIPOC tarkoittaa Toimittaja, Syötteet, Prosessit, Tuotteet, Asiakkaat. Se kiinnittää huomiota valittuihin sidosryhmiin, jotka ovat mukana yrityksen prosesseissa, ja niistä prosesseista johtuvien toimintojen.

Liiketoimintaprosessien kartoitusohjelmisto

Markkinoilla on useita BPM-työkaluja, jotka helpottavat liiketoiminnan hallintaa merkittävästi. Joitakin suositumpia mainitsemme Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard ja monia muita. Tarpeistasi riippuen voit etsiä parasta ohjelmistoa sinulle.

Liiketoimintaprosessien kartoituksen hyödyt

Liiketoimintaprosessikartan kehittäminen vaatii aikaa ja vaivannäköä. Kuitenkin se on investointi, jonka tulokset näet liiketoimintasi edistymisessä. Mitkä ovat liiketoimintaprosessien kartoituksen käytön hyödyt?

Liiketoimintasi tarkastelu laajemmasta näkökulmasta

Yksittäisten prosessien havainnollistaminen mahdollistaa tarkastella niitä objektiivisesti, mikä auttaa sinua tekemään strategisia päätöksiä ja parantamaan prosesseja.

Ongelmanratkaisu

Pullonkaulojen tunnistaminen, jotka vähentävät prosessin tehokkuutta, on ensimmäinen askel niiden negatiivisen vaikutuksen poistamiseksi tai vähentämiseksi.

Tehokas riskienhallinta

Liiketoimintaprosessiesi analysointi auttaa sinua havaitsemaan epäsäännöllisyyksiä ennen suuria taloudellisia menetyksiä ja oikeudellisia rikkomuksia.

Tiimiroolien ja vastuuksien määrittäminen

Liiketoimintaprosessien kartoituksen avulla on helpompaa jakaa vastuuta yksilöille, mikä on myös tärkeää prosessien sujuvan toiminnan ylläpitämiseksi.

Parhaiden käytäntöjen kehittäminen ja soveltaminen

Kysymyksessä oleva tekniikka on hyvä tilaisuus oppia omista virheistäsi, parantaa jatkuvasti ja määrittää käyttäytymismalli, joka edistää yrityksen menestystä.

Liiketoimintaprosessien kartoituksen haitat

Puutteelliset tiedot

Tieto työn etenemisestä tulee yleensä niiltä, jotka tuntevat prosessin parhaiten – työntekijöiltä. Kuitenkin heidän mielipiteensä ovat edelleen subjektiivisia eivätkä riittävästi kuvaa todellista tilannetta tai voivat perustua heidän asenteisiinsa (tyytymättömyys, turhautuminen jne.).

Se vaatii paljon tarkkuutta

Ei-standardit tietojen keruumenetelmille tekevät saaduista tuloksista vähemmän luotettavia. Kartan laatiminen, joka tarkasti edustaa yrityksen todellista tilaa, vaatii kärsivällisyyttä ja kurinalaisuutta. Lisäksi syventäminen prosessin joihinkin osiin voi tuntua liian monimutkaiselta, mikä johtaa liiallisesti tulkintaan ja hämmennykseen.

Liiketoimintaprosessien kartoitus verkkokaupassa

Liiketoimintaprosessien kartoitusta voidaan käyttää useilla toimialoilla. Alla näytämme sen soveltamista verkkokaupassa perusvuokaavion ja SIPOCin avulla.

Määritä kartan luomisen tarkoitus

Se voi liittyä prosessiin, joka on jollain tavalla tehoton.

Korosta tärkeitä vaiheita

Määritä tietyn prosessin alku ja loppu, esim. Tuotteiden etsiminen verkkokaupassa (myyntiprosessin alku) ja Tilauksen lähettäminen asiakkaalle (myyntiprosessin loppu). Korosta sitten jäljellä olevat toimintojen sekvenssit, jotka ovat tarpeen prosessin loppuunsaattamiseksi. Esitä ne käyttäen yhtä aiemmin mainituista liiketoimintaprosessikarttatyypeistä.

Keskustele muiden kanssa

Esitä valmisteltu kaavio tiimillesi ja keskustele parannettavista kohdista.

Ota käyttöön muutoksia

Tunnista alueet, jotka tarvitsevat optimointia. Voit käyttää lean-hallintastrategioita tähän. Katsotaan piirrettyjä karttoja ja mietitään, missä prosessin vaiheissa pullonkauloja voi esiintyä. Näitä voivat olla:

• Viivästykset tietojen käsittelyssä tilausten tekemisessä.
• Viivästykset maksujen suorittamisessa.
• Tietojen syöttämisen ja tilauksen loppuunsaattamisen vaiheessa (jotka työntekijät suorittavat) on virheiden ja viivästysten riski.
• Alustan sopeuttaminen mobiililaitteille – useimmat ihmiset käyttävät puhelimia ostamiseen. Jos verkkosivustosi ei toimi kunnolla, potentiaaliset asiakkaat luopuvat palveluistasi.
• Monimutkainen tilaamisprosessi – mitä vähemmän alisivuja tai klikkauksia tarvitaan ostoksen tekemiseen, sitä parempi.
• Ei monia maksutapoja ja toimitusmenetelmiä – on hyvä olla joustava ja tarjota erilaisia vaihtoehtoja ostamisen tekemiseen, esim. osamaksu tai jälkikäteen maksettava, toimitus määrättyyn osoitteeseen, pakettiautomaatit, noutopisteet ja ulkomaille.
• Huono asiakaskommunikaatio – älä unohda asiakastasi myynnin jälkeen. Ihmiset, joilla on jo (positiivinen) kokemus kaupasta, ostavat todennäköisemmin uudelleen, mutta on hyvä muistuttaa heitä läsnäolostasi. Voit lähettää heille automaattisesti luotuja sähköposteja päivityksistä, kampanjoista sekä pyytää heitä arvioimaan asiakaspalvelun laatua ja tyytyväisyyttä kaupankäyntiin.

Yhteenveto

Liiketoimintaprosessien kartoituksen käyttäminen voi olla tärkeä elementti tiettyjen projektien hallinnan parantamisessa ei vain verkkokauppateollisuudessa, vaan myös useimmilla muilla liiketoiminta-aloilla. Sisäisten sekä ulkoisten toimintojen havainnollistaminen voi osoittautua äärimmäisen tarpeelliseksi. Erityisesti on syytä tarkastella prosessien aikarajoja ja laatua, mahdollisia riskejä, työntekijöiden osallistumista ja ulkoisia osapuolia.

Lue myös: Morfologinen analyysi luovana ongelmanratkaisumenetelmänä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.