Mikä on sidosryhmärekisteri? | #40 Aloittaminen projektinhallinnassa

Projektin suunnittelu ja toteutus on monimutkainen prosessi, joka vaatii projektipäälliköltä monien projektin näkökohtien hallintaa. Yksi näistä huolenaiheista on sidosryhmien tunnistaminen ja hallinta, eli ihmisten, jotka työskentelevät projektin menestyksen eteen, sekä muiden, joita projekti voi vaikuttaa. Tällainen lista on sidosryhmärekisteri, ja tänään määrittelemme sen ja esittelemme muutamia käteviä vinkkejä hyvän laatimiseen.

Mikä on sidosryhmärekisteri? – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Miksi luoda sidosryhmärekisteri?
3. Ketkä sisällytetään sidosryhmärekisteriin?
4. Kuinka valmistella sidosryhmärekisteri?
5. Yhteenveto

Johdanto

Nykyään yhä useampia projekteja toteutetaan kansainvälisessä ympäristössä. Tämä ei ainoastaan lisää sidosryhmien määrää, vaan myös heidän ryhmänsä monimuotoistuu. Sen vuoksi, että projekti olisi onnistunut, projektipäällikön on tunnistettava yksittäisten ja ryhmäsidosryhmien tarpeet ja opittava hallitsemaan niitä heidän vaatimustensa mukaan.

Miksi luoda sidosryhmärekisteri?

Sidosryhmärekisterillä on useita tärkeitä tarkoituksia. Ensinnäkin se mahdollistaa kaikkien projektin sidosryhmien tunnistamisen, jotka voivat vaikuttaa projektin kulkuun ja tuloksiin. Toiseksi se mahdollistaa kunkin sidosryhmän osallistumisen ja vaikutuksen tason määrittämisen projektiin. Kolmanneksi sen tiedot voivat auttaa kehittämään sidosryhmien hallintastrategiaa, joka vastaa tehokkaasti heidän tarpeitaan ja etujaan.

Ketkä sisällytetään sidosryhmärekisteriin?

Sidosryhmärekisterin tulisi sisältää tietoja kaikista henkilöistä, ryhmistä tai organisaatioista, jotka voivat vaikuttaa projektiin millään tavalla. Näitä ovat:

• Projektitiimin jäsenet,
• Organisaation johto,
• Paikallinen yhteisö, jos projekti toteutetaan tai vaikuttaa julkiseen tilaan,
• Sijoittajat,
• Asiakkaat,
• Toimittajat,
• Liikekumppanit,
• Paikallishallinnon edustajat, jos on tarpeen ottaa heidät mukaan tai hankkia lupia toiminnoille,
• NGO:iden edustajat jotka voivat käyttää projektissa kehitettyjä tuloksia yhteisön hyväksi,
• Ei-sidoksissa olevat työntekijät voivat joutua projektin vaikutuspiiriin, esimerkiksi työpaikan uudelleenjärjestelyn vuoksi.

Kuinka valmistella sidosryhmärekisteri?

Projektipäällikön tulisi ensisijaisesti tunnistaa projektin sidosryhmät ja kerätä tietoja keskittyen pääasiassa heihin:

• tarpeet,
• odotukset,
• liiketoiminta,
• sitoutumisen taso projektiin, ja
• vaikutus projektiin.

Projektipäällikön tulisi sitten arvioida ja luokitella sidosryhmät ottaen huomioon heidän roolinsa projektissa. Esimerkiksi projektitiimi on tärkeämpi kuin työntekijät, jotka eivät ole suoraan mukana tehtävissä. On myös syytä huomioida mahdolliset riskit ja mahdollisuudet, jotka liittyvät heidän osallistumiseensa projektiin.

Tietojen keräämisen ja arvioinnin jälkeen projektipäällikkö siirtyy kriittiseen vaiheeseen: sidosryhmärekisteridokumentin laatimiseen. Sen tulisi sisältää ajankohtaisia tietoja jokaisesta yksittäisestä tai ryhmäsidosryhmästä. Sitä on päivitettävä jatkuvasti projektin edetessä ja tilanteen muuttuessa.

Viimeinen vaihe on kehittää sidosryhmien hallintastrategia. Projektipäällikön tulisi määrittää seuraavat asiat:

• Kuinka ja kuinka usein se kommunikoi sidosryhmien kanssa?
• Mitkä toimet se toteuttaa heidän tarpeidensa täyttämiseksi?
• Kuinka se minimoi riskit ja hyödyntää mahdollisuudet?

Yhteenveto

Sidosryhmärekisteri on välttämätön projektinhallintatyökalu. Se mahdollistaa projektipäällikön tunnistaa projektin sidosryhmät, arvioida heidän vaikutustaan ja merkityksensä, ja samalla täyttää heidän tarpeensa ja odotuksensa. Sidosryhmärekisterin valmistelu tulisi pysyä keskeisenä prioriteettina projektin ensimmäisissä vaiheissa projektin perustamisen jälkeen, jotta vältetään ongelmat projektin myöhemmissä vaiheissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.