Mikä on 5S-järjestelmä? Kuinka tämä menetelmä voi muuttaa työpaikan ilmapiiriä?

5S-järjestelmä mahdollistaa järjestyksen ylläpitämisen ja työtilojen organisoimisen suuremman tehokkuuden saavuttamiseksi. Sitä käytetään pääasiassa valmistuslaitoksissa, joissa työntekijät käyttävät monia työkaluja. Menetelmä on erittäin universaali, ja sitä voidaan käyttää menestyksekkäästi eri teollisuudenaloilla ja toimialoilla, jopa toimistoissa ja palveluntarjoajilla. 5S-lean-menetelmän pääasiallinen tavoite on jätteen ehkäisy. Jäte tarkoittaa eri asioita eri työpaikoilla, mutta jätteen vähentämisen vaikutuksen tulisi olla sama. 5S-järjestelmän menetelmä lisää työntekijöiden tehokkuutta ja tuo parempia työ tuloksia. 5S-menetelmä on suoraan yhteydessä Lean Managementiin ja sitä pidetään yhtenä keskeisistä menetelmistä työympäristön asianmukaiseen organisointiin.

Mikä on 5S-järjestelmä? – sisällysluettelo:

1. Mitä lyhenne 5S tarkoittaa?
2. Lajittele
3. Järjestä
4. Siivoa
5. Standardoi
6. Kestävä
7. 5S-järjestelmän hyödyt

Mitä lyhenne 5S tarkoittaa?

5S-järjestelmää on käytetty Japanissa vuosikymmeniä, mutta se on saanut suosiota 80-luvun alussa 20. vuosisadalla. Sen levitti Takashi Osada. Järjestelmän nimi tulee viidestä toiminnasta, jotka luovat tehokkaan työpaikan, kun niitä suoritetaan peräkkäin. Järjestelmän alkuperäinen nimi keksittiin japaniksi ja myöhemmin käännettiin englanniksi. Siinä on seuraavat elementit:

• Seiri – lajittelu
• Seiton – järjestäminen
• Seiso – siivoaminen
• Seiketsu – standardointi
• Shitsuke – kestävyys

On erittäin tärkeää suorittaa kaikki järjestelmän vaiheet tietyssä järjestyksessä. Jokainen vaihe on suoraan yhteydessä seuraavaan ja ne luovat tietynlaisen prosessin. Valinnan aikana valmistelemme tilan työkalujen järjestämistä varten, poistamme kaikki tarpeettomat työkalut. Seuraava vaihe on siivoaminen – valitun työtilan puhdistaminen. Kaikkien kolmen vaiheen jälkeen on hetki prosessien standardoinnille, jotta kaikille voidaan näyttää, miten kaikki vaiheet suoritetaan. Seuraava vaihe, kestävyys, tarkoittaa, että koko menettelyn on oltava toistettavissa.

Lajittele

Ensimmäinen vaihe on kaikkien tarpeettomien elementtien poistaminen työpisteeltä. Valinnan päätekijä on objektin hyödyllisyys. Joissakin tapauksissa tässä vaiheessa on luotava lisätila työkalujen väliaikaista säilytystä varten, jotka eivät ole luokiteltuja mutta voivat olla hyödyllisiä. Tällaiset työkalut on merkittävä erityisellä tarralla ja säilytettävä tietyn ajan. Jos asetetun ajan jälkeen näitä objekteja ei käytetä, ne on poistettava työalueelta. Työpaikalla on säilytettävä vain hyödylliset, tarpeelliset työkalut.

Mitä tehdä työkaluilla, jotka on luokiteltu tarpeettomiksi?

Jotkut työkalut, jotka valinnan aikana luokitellaan tarpeettomiksi, on poistettava työpaikalta, mutta niitä ei tarvitse heittää pois. Jotkut objektit tulisi säilyttää eri paikassa, vaikka oikean paikan määrittäminen näille objekteille voi olla vaikeaa. Paras tapa käsitellä tätä ongelmaa on 5 punaisen tarran menetelmä. Tarran on oltava kiinnitetty objektiin, jossa on tietoa paikasta, josta objekti löytyi. Kaikki punaisilla tarralla varustetut objektit tulisi säilyttää yhdessä, ennalta määrätyssä paikassa, joka toimii odotustilana.

Mitä tehdä odotustilassa oleville objekteille?

Suosittu lähestymistapa määrää, että punaisella tarralla varustettu objekti on jätettävä odotustilaan 30 päiväksi. Tämän ajan jälkeen, jos objekti pysyy käyttämättömänä, voimme olettaa, että sitä ei tarvita tässä ensisijaisessa työpaikassa ja se on laajennettavissa. Tässä vaiheessa on tarpeen harkita, onko objektista mahdollisesti tarvetta tulevaisuudessa, jos vastaus on kyllä, objekti tulisi säilyttää ja pitää varastossa. Muuten se tulisi myydä, kierrättää tai heittää pois. Tarpeettomia objekteja ei tulisi säilyttää “varmuuden vuoksi”, koska se johtaa kaaokseen.

Mikä on lajittelun etu?

Lajittelun pääetu on ongelmien poistaminen, jotka liittyvät tarpeettomien objektien liialliseen kertymiseen työpaikalla. Ongelmat vaikuttavat olevan ei-oleellisia, mutta ne ovat pääsyy ajan ja resurssien hukkaan yrityksissä. Liiallinen määrä työkaluja työtilassa vaikeuttaa tarvittavien työkalujen löytämistä, pidentää tehtävään tarvittavaa aikaa ja lisää kustannuksia yritykselle.

Järjestä

Tässä vaiheessa etsitään oikea paikka jokaiselle työalueelle jääneelle objektille. Tärkeintä on tehdä jokaisesta työkalusta saatavilla sellaisessa määrässä, joka on tarpeen tiettynä aikana. Kaikkien tarvittavien elementtien tulisi olla helposti saatavilla. Objektien sijainnit tulisi merkitä hyvin ja näkyvästi. Tämän ansiosta jopa henkilö, joka normaalisti ei työskentele tässä erityisessä työalueessa, pystyy siivoamaan tilan helposti. Selkeys tulisi olla pääsääntö työkalujen paikkojen organisoinnissa.

Täydellisen selkeyden saavuttamiseksi käytetään erilaisia visuaalisia merkintöjä. Nämä merkinnät mahdollistavat nopean tunnistamisen siitä, missä objekti on säilytetty. Yrityksen tyypistä riippuen nämä voivat olla etikettejä, kenttiä, värejä tai symboleja. Mitä yksinkertaisempi järjestelmä, sitä parempi. Valmistuslaitoksissa käytetään usein sävytaulukoita. Tämä menetelmä vaatii työkalujen näkyvien jälkien tekemistä erityiselle taululle. Tämän menetelmän ansiosta asioiden palauttaminen ei vie paljon aikaa ja se voidaan tehdä refleksiivisesti.

Mitä etuja järjestämisellä on?

Esineiden järjestäminen auttaa nopeassa jätteen poistamisessa yrityksessä. Jätettä on monenlaista, kuten:

• Tarpeettomat liikkeet, joita tarvitaan työkalujen etsimiseen
• Terveyden ja turvallisuuden puute kaaoksen vuoksi työtilassa
• Virheet ja erehdykset

Siivoa

Kun tila on puhdistettu tarpeettomista elementeistä ja niille on löydetty oikeat säilytyspaikat, on aika siivota tilaa. Kolmannessa vaiheessa tavoitteena on asettaa standardi uuden työtilan puhdistamiselle. Tässä vaiheessa on tarpeen määrittää puhdistusalue tietylle työtilalle. Työalueen siivoaminen tulee osaksi työntekijän päivittäisiä tehtäviä tietyssä asemassa. Tästä eteenpäin työalueen siivoaminen suoritetaan suoraan tälle määritellylle työntekijälle.

Siivousvaihe mahdollistaa tarkistamisen onko kaikki edelliset vaiheet suoritettu oikein. 5S-lähestymistavassa siivoaminen tarkoittaa puhtauden ylläpitämistä, ei puhdistamista alusta alkaen. Puhtausongelmia tulisi tutkia arvioidakseen, mikä voisi olla niiden syy – työntekijä vai 5S-lähestymistavan huono toteutus.

Miksi jokaisen työntekijän tulisi siivota työpaikkansa itse?

Puhdistusalueen määrittäminen jokaiselle työntekijälle on syvällisempi merkitys. Päivittäinen työpaikan siivoaminen auttaa meitä tuntemaan sen paremmin. Siivoamisen aikana on mahdollista löytää ongelmia laitteista ja työkaluista. Tämä antaa toivoa nopeammasta korjauksesta.

Kannustaaksemme työntekijöitä huolehtimaan työpisteestään voimme antaa heille uusia työkaluja. Huolehdimme uusista asioista innokkaammin, lisäksi tällainen askel auttaa luomaan paikan omistamisen tunnetta.

Standardoi

Standardointi yhdistää kaikki 5S-menetelmän vaiheet vakaaksi prosessiksi. Standardointivaiheessa koko toiminta on kuvattava yksityiskohtaisesti ja mukautettava tiettyihin standardeihin. Tässä vaiheessa on luotava selkeät ja läpinäkyvät ohjeet, joiden tulisi auttaa suorittamaan kaikki tehtävät suurella tarkkuudella. Ohjeiden tulisi sisältää myös jokaisen työntekijän tehtävien laajuus. Hyvin kirjoitettujen ohjeiden ansiosta työntekijän tulisi pystyä ottamaan työpiste haltuunsa ja tekemään omaa työtään.

Kestävä

Kaikkien vaiheiden läpikäyminen tuo työntekijöille paljon tyytyväisyyttä. Vaikutukset ovat selvästi ja nopeasti näkyvissä, koska paikka on puhdas ja järjestetty. Ilman itsekuria jotkut huonot tavat voivat ilmestyä uudelleen. Tämä elementti on erityisen tärkeä, koska uusien, hyvien tapojen kehittäminen vie aikaa. Tässä vaiheessa on erityisen tärkeää tehdä työntekijöille selväksi, että 5S-järjestelmä ei ole yksittäinen toimenpide, vaan menetelmä, joka on järkevää vain prosessina.

Työkalut itsekurin tukemiseksi

Prosessin viimeinen vaihe on vaikein saavuttaa, koska se edellyttää muutosta yrityksen organisaatiokulttuurissa. Jokaisen työntekijän on myös muututtava. On erityisen tärkeää käyttää tukevia työkaluja kurinalaisuuden lisäämiseksi ja vahvistamiseksi. Yleisimmin käytetty työkalu on työpaikan auditointi. Säännöllisesti suoritettu auditointi mahdollistaa epäsäännöllisyyksien ja ongelmien nopean löytämisen. Kaikki epäsäännöllisyydet voidaan poistaa nopeasti.

Itsekurin tukemiseksi käytetään myös muita menetelmiä:

• Visuaalinen esitys työpisteistä, joka näyttää tilan ennen ja jälkeen 5S-järjestelmän käyttöönoton
• Vieraileminen muissa osastoissa vertailuja varten
• Johtoportaiden tarjoama tuki
• Tuottavuuden arviointi, tulostaulukko

5S-järjestelmä on prosessi, joten viimeisen vaiheen jälkeen meidän tulisi palata jälleen ensimmäiseen. Meidän on muistettava, että säännöt ja määräykset, jotka on kerran asetettu, voivat muuttua ajan myötä. Jatkuva kehitys ja jatkuva parantaminen ovat Lean Managementin perusta.

5S-järjestelmän hyödyt

Varmasti jokainen yritys saa erilaisia etuja 5S-järjestelmän käyttöönotosta. Samoin syyt 5S-järjestelmän käyttöönottoon ovat erilaisia jokaiselle organisaatiolle. Mutta jotkut hyödyt ovat kaikkialla samat, ja ne ovat:

• Parempi työtilojen organisointi
• Työntekijöiden paremman ajan käytön
• Turvallisuusstandardien parantaminen
• Työntekijöiden paremman tunnistamisen yrityksessä
• Tuotteiden (palveluiden) laadun parantaminen
• Jätteen vähentäminen
• Työntekijöiden luovuuden lisääminen

Yhteenveto

5S on työkalu, joka tuo monia etuja ei vain yritykselle, vaan myös työntekijälle. Tämä menetelmä mahdollistaa työn vakauden lisäämisen ja muuttaa työpaikan ilmapiiriä. Työntekijät voivat keskittyä tehtäviinsä sen sijaan, että huolehtisivat organisaatio-ongelmista, jotka haittaavat heidän ponnistelujaan. 5S-järjestelmää voidaan pitää suurena mahdollisuutena yritykselle parantaa prosesseja käyttämättä paljon resursseja. Tärkeintä on kaikkien työntekijöiden motivaatio ja sitoutuminen.

Tarkista parhaat ajanhallintavinkkimme.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.