Parhaat vinkit ajanhallintaan

Aina jatkuva ajan puute ja liiallinen työskentely pätevät sekä freelancereihin että yrityksiin. Tämä vaikuttaa paitsi tuottavuuteen ja motivaatioon myös terveyteen. Onneksi on muutamia keinoja päästä ulos tästä. Tämän päivän artikkelissa tulet huomaamaan, mitkä asiat vähentävät tuottavuutta missä tahansa liiketoiminnassa. Opit myös muutamia tehokkaita ajanhallintamenetelmiä ja saat tietoa hyödyllisistä työnkulkuvälineistä ja sovelluksista.

Parhaat vinkit ajanhallintaan – sisällysluettelo:

1. Mikä häiritsee työtä?
2. Ajanhallintatekniikat
3. Hyödynnä työn ja tehtävien hallintatyökaluja

Mikä häiritsee työtä?

Nykyään yhä enemmän aikaa vietetään työssä. Ylityöt ja kasaantuvat tilaukset ovat tulleet uudeksi normiksi. Puolalaiset ja kreikkalaiset ovat maailman kiireisimpiä – OECD:n mukaan he viettävät lähes 2000 tuntia vuodessa työssä, kauas edellä saksalaisia, jotka työskentelevät kuusisataa tuntia vähemmän vuodessa. Valitettavasti ahkera työskentely ei tarkoita tuottavuutta. Tämä ilmenee siitä, että puolalaiset saivat 70 % huonommat tulokset saksalaisista työtehokkuustesteissä.

Mikä häiritsee työtä? Ensinnäkin 9 pientä asiaa, jotka vievät aikaa ja lamauttavat minkä tahansa liiketoiminnan:

1. Loppumattomien sähköpostien lähettäminen – jos olet juuri lähettänyt kolmannen sähköpostin vastauksena, älä lähetä toista. Parempi vielä, soita henkilölle tai tapaa hänet henkilökohtaisesti,
2. Uuden sähköpostin ääniviestit – on hyvä idea vastata säännöllisesti, mutta kaikki niistä eivät ole sen häiriön arvoisia,
3. “Vastaa kaikille” -vaihtoehdon käyttäminen,
4. Raporttien kirjoittaminen, jotka eivät palvele päätöksentekoa ja yrityksen parantamista,
5. Raporttien tuottaminen, joita kukaan ei lue,
6. Päätösten siirtäminen esimiehille,
7. Loppumattomien kokousten järjestäminen,
8. Prioriteettien lykkääminen,
9. Kokousten aikatauluttaminen pidemmiksi kuin 45 minuuttia – tuo aika on riittävä. Se pyöristetään liian usein tarpeettomasti täyteen tuntiin.

Tämä on johtopäätös Matt Krzysiakin tutkimuksesta, joka tehtiin hänen yrityksessään, kun hän otti presidentin tehtävät Kansallisessa Moottorikerhossa. Lisää tähän tarpeettomat hallinnolliset työt, asioiden hoitaminen, jotka eivät kuulu työkuvaukseemme, henkilökohtaisten puheluiden soittaminen, sanomalehden lukeminen ja asioiden hoitaminen.

Koti-toimisto -tila ei helpota kaikkien kotitöiden keskellä. Sosiaalinen media, syöminen ja kahvin juominen, ystävien tapaaminen ja tehtävien lykkääminen “hetkeksi”. Kuulostaako tutulta? Voit käsitellä näitä häiritseviä asioita kehittämällä yksinkertaisia tapoja ja laatimalla ystävällisen työaikataulun.

Ajanhallintatekniikat

1. Pomodoro-menetelmä

Yksi tunnetuimmista tekniikoista, joka voi auttaa, on Pomodoro-menetelmä, joka on peräisin klassisesta tomaattimuotoisesta keittiötimantista. Menetelmässä kirjoitetaan paperille kaikki tehtävät, jotka on suoritettava, valitaan yksi, asetetaan ajastin 25 minuutiksi ja työskennellään tehtävän parissa koko sen ajan. Sinun on oltava täysin keskittynyt ilman Facebookin tai tekstiviestien häiriöitä.

Jos tehtävä ei ole valmis 25 minuutin jälkeen, pidä 5 minuutin tauko ja palaa sitten sen pariin, asettaen kellosi uudelleen 25 minuutiksi.

Kuitenkin, kahden tunnin (4 Pomodoro) jälkeen aivot tarvitsevat lepoa, joten pidä 30 minuutin tauko, mene kävelylle, tee itsellesi kuppi teetä tai katso jotain TV-sarjaa. Tämä on yksinkertainen ja tehokas menetelmä ajanhallinnan parantamiseksi. Se on suosittu ympäri maailmaa.

2. 5S-tekniikka

Toinen suositeltu tekniikka on 5S, joka auttaa organisoimaan työpaikan ja lisäämään tuottavuutta. Se myös vähentää yrityksen toimintakustannuksia ja parantaa valmistettujen tuotteiden ja palveluiden laatua.

5S on ollut suosittu vuosikymmeniä japanilaisissa yrityksissä ja koostuu viidestä periaatteesta:

• valinta – poista kaikki tarpeettomat esineet postilaatikosta,
• erottelu – määritä paikka tarpeellisille esineille; niiden on oltava helppo löytää ja laittaa paikoilleen käytön jälkeen, joten järjestä ne työkalulaatikoilla, nimillä tai värikoodatuilla etiketeillä (viestikatalogointi),
• siivous – siivoa työpisteesi päivittäin, poistaen saastumisen lähde (SPAMin poistaminen ja tarpeettomista uutiskirjeistä poistuminen),
• standardointi – määritä standardit työajat (määritä tietyt ajat, jolloin vastaat sähköposteihin),
• itsekuria – tee tavaksi noudattaa yllä olevia 4 vaihetta.

3. Scrum

Onko sinulla valkotaulu ja värillistä paperia käsillä? Tutustu Scrumiin, ajanhallintamenetelmään, jota käytetään usein startup-yrityksissä ja kehittäjien keskuudessa. Scrum on menetelmä, jossa projektit ja tehtävät kirjoitetaan paperille ja kiinnitetään valkotaulun sarakkeisiin. Sarakkeet merkitsevät prosessin eri vaiheita (esim. “suunniteltu”, “käynnissä”, “testattu”, “kiireellinen suorittaa”, “valmis”).

Ensimmäisessä sarakkeessa luot jonon priorisoituja tehtäviä. Sitten kirjoitat jokaisen tehtävän viereen, kuinka monta tuntia niiden suorittamiseen odotetaan (käyttämällä eri värisiä kortteja, voit jakaa ne kategorioihin). Kortit kiinnitetään sitten vasemmalta oikealle työn edetessä “valmis” -osioon.

Scrum mahdollistaa projektin edistymisen seuraamisen, uusien haasteiden tunnistamisen, määräaikojen valvonnan ja sen seuraamisen, kuinka monta tehtävää on jäljellä. Tämä on erittäin käytännöllistä sekä ajanhallinnassa että asiakassuhteiden hoidossa.

4. Neliöjärjestelmä

Neliöjärjestelmämenetelmä perustuu annettujen tehtävien priorisointiin. Tämän tekniikan mukaan paperi jaetaan neljään yhtä suureen laatikkoon. Jokainen laatikko vastaa neljää tehtäväkategoriaa:

• kiireelliset tehtävät – tärkeät (1) ja epäolennaiset (2) – kirjoitetaan yläkulmiin,
• ei-kiireelliset tehtävät – tärkeät (3) ja epäolennaiset (4) – sijoitetaan alakulmiin.

Kiireelliset ja ei-kiireelliset tehtävät ovat niitä, joihin tulisi puuttua mahdollisimman pian, mutta ilman tiettyä päivämäärää (esim. puhelun soittaminen). Kiireelliset ja tärkeät tehtävät ovat määräaikoja, jotka on täytettävä nopeasti (esim. tilausmaksun maksaminen).

Tämän järjestelmän ansiosta tiedämme, mitkä tehtävät on hoidettava ensin ja mitkä voivat odottaa. Tämä on täydellinen lisäys päivittäin suunniteltujen aktiviteettien listalle. Tämä yhdistelmä mahdollistaa vielä tehokkaamman ajanhallinnan.

5. 80/20

Toinen tekniikka on suorittaa tehtävät Pareton periaatteen (tunnetaan myös nimellä 80/20) mukaan. Lähes vuosisata sitten Vilfredo Pareto havaitsi, että 80 % tavaroista on vain 20 % väestön käsissä. Pian huomattiin, että nämä suhteet pätevät eri elämänalueilla. Esimerkkejä: 80 % tuloista syntyy 20 % asiakkaista, 20 % yritysten palveluista tuottaa 80 % tuloista, 80 % ajasta käytämme 20 % vaatteista, joita meillä on kaapissa, ja niin edelleen.

Tämän menetelmän mukaan 20 % tehtävistä riittää saavuttamaan 80 % tuloksista. Kikka on erottaa, mitkä tarkalleen ovat ne tehtävät ja “siivilöidä vilja akanoista”. Luonnollisesti tämä periaate ei ole virheetön – suhteet voivat vaihdella 90/10, 70/30, 97/3 jne.

Pareton periaate on ajanhallintamenetelmä, joka auttaa keskittymään keskeisiin kysymyksiin pysymällä aikataulussa ja välttämään turhaa jaarittelua.

6. Yksi tai kaksi minuuttia

Viimeinen ja yksinkertaisin tekniikka on David Allenin 2 minuutin sääntö. Se on loistava työssä ja jokapäiväisissä tehtävissä. Tämän periaatteen mukaan, jos toiminta vie enintään 2 minuuttia, se tulisi tehdä heti. Jos lykkäät sitä, siitä voi tulla suuri taakka tulevaisuudessa. Tämä menetelmä on kaikista helpoin toteuttaa, mutta se tuottaa parhaat tulokset nopeasti.

Lisäksi se lisää tyytyväisyyden tasoa. Useiden tehtävien suorittaminen päivässä, jopa pieniä, on palkitsevaa ja vahvistaa peräkkäisten tehtävien hoitamista.

Lisäksi tässä on kaksi käytännön ohjetta, joita kannattaa noudattaa:

• Älä odota suurempaa vapaata aikaa – kaiken lykkääminen ei yleensä ole paras idea; lomalla haluamme levätä, ja joskus yllättäviä tilanteita ilmenee,
• Suunnittele vain 60 % ajasta – yliarvioimme usein kykymme; kun suunnittelet tehtävälistaa, yritä ennakoida yllättäviä tapahtumia ja poistaa aikasyöjiä.

Hyödynnä työn ja tehtävien hallintatyökaluja

Ajanhallintatekniikoiden lisäksi on myös hyvä idea hyödyntää kaikkia työnhallintatyökaluja, jotka on luotu optimoimaan jokapäiväisiä prosessejamme.

Google Docs

Se on ilmainen Google-työkalu tiedostojen (tekstidokumentit, taulukot, esitykset, lomakkeet) luomiseen, jakamiseen ja muokkaamiseen, sekä offline- että online-tilassa. Se toimii puhelimellasi, tabletillasi tai tietokoneellasi. Lisäksi työkalu on yhteensopiva Word-tiedostojen kanssa – joten sinun ei tarvitse ostaa ohjelmistoa – ja se on integroitu Google Driveen (15 GB).

Office Online

Microsoft Officen ilmainen versio on voimakas online-hallintatyökalu, joka mahdollistaa asiakirjojen, taulukoiden, esitysten ja muistiinpanojen luomisen, tallentamisen ja jakamisen. Office Online sisältää Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com -postilaatikon, kalenterin ja yhteystiedot.

Dropbox

Dropbox on turvallinen järjestelmä tiedostojen jakamiseen ja tallentamiseen, varmuuskopioimiseen ja tiedostojen synkronointiin tietokoneiden välillä. Se mahdollistaa tietojen lataamisen, tarkastelemisen ja lataamisen sekä tavallisen selaimen että tietokoneellesi asennetun sovelluksen kautta.

ColorNote

Yksinkertainen Android-sovellus – ColorNote mahdollistaa muistiinpanojen, muistutusten, sähköpostien, viestien, ostos- ja tehtävälistojen nopean ja helpon muokkaamisen. Tämä sovellus mahdollistaa muistiinpanojen järjestämisen värin mukaan, salasanojen lukitsemisen ja varmuuskopioiden luomisen.

Ajanhallintasovellukset

Modernin elämän kiireessä voi olla uskomattoman vaikeaa pysyä kaiken yllä. Tehokas ajanseurantatyökalu ei vain auta sinua hallitsemaan päivääsi paremmin, vaan se myös tekee tiimistäsi tuottavamman ja parantaa sen vastuullisuutta.

Entä mitkä ovat sinun tapasi hallita aikaa menestyksekkäästi? Tunnetko muita mielenkiintoisia vinkkejä, sääntöjä tai sovelluksia ajanhallintaan? Älä epäröi jakaa kommentteja.