Mikä on Pomodoro-tekniikka, miten sitä käytetään ja onko se tehokasta?

Jatkuva kiire ja aikarajoissa eläminen ovat 21. vuosisadan surullinen puoli. Jatkuva kiire yhdessä vähäisen unen kanssa tekee meistä lopulta väsyneempiä ja vähemmän tehokkaita. Toimiminen huipputeholla pitkällä aikavälillä ei ole hyvä vaihtoehto. Kuitenkin on tapa tehdä ajasta liittolaisesi, ei vihollisesi. Sitä kutsutaan Pomodoro-menetelmäksi, ja tänään esittelemme sen ja näytämme, kuinka se voi parantaa tuottavuuttasi.

Mitkä ovat Pomodoro-tekniikan perusteet? – sisällysluettelo:

1. Pomodoro – lyhyt historia tekniikan alkuperästä
2. Mihin Pomodoro-tekniikka perustuu?
3. Pomodoro-tekniikka vaihe vaiheelta
4. Mukauta Pomodoro tarpeidesi mukaan
5. Mikä on “tomaatin” ilmiö?
6. Pomodoro-tekniikka – yhteenveto

Pomodoro – lyhyt historia tekniikan alkuperästä

Tämän yksinkertaisen mutta onnistuneen ajanhallintamenetelmän juuret ulottuvat 1990-luvun Italiaan, jolloin Francesco Cirillo keksi sen. Työskennellessään yliopistossa hänellä oli vaikeuksia keskittyä ja pysyä vastuissaan, jotka kasaantuivat. Parantaakseen tuottavuuttaan hän keksi idean jakaa työnsä lyhyisiin aikajaksoihin, jotka auttoivat häntä keskittymään käsillä olevaan tehtävään. Kiinnostavaa on, että hän otti malliksi tomaatin muotoisen keittiöherätyskellon, ei tomaatin, ja siksi hän keksi nimen Pomodoro.

Kesti lähes kaksi vuosikymmentä, ennen kuin Cirillo julkaisi Pomodoro-kirjan, jossa hän esitteli Pomodoron perusteet ja toteutuksen. Vaikka menetelmä sai alkunsa 1990-luvulla, se julkaistiin vuonna 2008. Kirjassaan Cirillo käsittelee Pomodoro-tekniikkaa yksityiskohtaisesti ja selittää, mikä ilmiö sen käytössä on ja miksi tiettyjen tavoitteiden asettaminen on tärkeää.

Mihin Pomodoro-tekniikka perustuu?

Pomodoron ydinperiaate on jakaa suuremmat tehtävät pienempiin, jotka ovat realistisia saavuttaa lyhyessä ajassa. Jokaisen intensiivisen työjakson jälkeen seuraa tauko, joka mahdollistaa ajatusten irrottamisen ja antaa aivoille lepoa.

Pomodoro on toistuva järjestelmä, joten aivot tottuvat nopeasti tähän työtyyppiin, ja suhteellisen lyhyet intensiiviset työjaksot varmistavat johdonmukaisen tuottavuuden.

Tämän menetelmän suurin etu on sen yksinkertaisuus ja helppo toteutus. Se on ihanteellinen henkilölle, joka etsii tapaa lisätä tuottavuutta tai tehokasta ajankäyttöä. Juuri toteutuksen helppouden vuoksi kuka tahansa voi testata tätä menetelmää itselleen ja arvioida, onko se heille sopiva.

Pomodoro-tekniikka vaihe vaiheelta

Ensimmäinen askel on aina järjestää tehtävälista tietylle ajanjaksolle, kuten nykyiselle työpäivälle. On parasta kirjoittaa ne paperille tai tehtävien aikataulutussovellukseen. Näin saat paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa ne voivat viedä, ja on helpompaa jakaa ne tiettyihin “tomaatteihin”. Pienempiä tehtäviä voidaan yhdistää. On parasta ryhmitellä samanlaiset toiminnot yhteen, esim. asiakkaan takaisinsoitto ja sähköpostin tarkistaminen. Kun tehtävälista on valmis ja jaettu lohkoihin – mennään eteenpäin.

1. Aseta ajastin 25 minuutiksi.

Se voi olla klassinen ajastin tai sekuntikello puhelimessasi. Kuten mainitsimme, on myös erityisiä sovelluksia työajan ja taukojen laskemiseen.

2. Keskity tehtävään ja suorita se, kunnes hälytys soi. Muista, että tomaattiblokit ovat keskeyttämättömiä.

Kun tehtävä on valmis, merkitse se tehdyksi. Tämä voi olla yksinkertainen “Tehty” tehtävälistan vieressä. Visuaalisille oppijoille parempi ratkaisu olisi värittää ruutuja tai piirtää pom-pomeja. Valmistuneiden lohkojen lisääntyvä määrä antaa tehokkuuden tunteen.

3. Pidä tauko – 5 minuuttia.
4. Toista yllä olevat vaiheet.
5. Pidä pidempi tauko joka 4. lohkon jälkeen.

Pidemmän tauon tulisi kestää 15-30 minuuttia, riippuen siitä, kuinka paljon tarvitset tietyllä hetkellä. On tärkeää pitää tauko näytöltä sen keston aikana (niin kauan kuin lohkot liittyivät työhön tietokoneen edessä). Älä avaa Facebookia tai muita sosiaalisen median kanavia tauon aikana. Käytä tämä aika kävelyyn, venyttelyyn tai aterian valmistamiseen ja syömiseen. Anna silmillesi ja aivoillesi lepoa.

Mukauta Pomodoro tarpeidesi mukaan

Vaikka Pomodorossa on muutamia tiukkoja ohjeita, voit säätää joitakin sääntöjä tarpeidesi mukaan ja tehdä menetelmästä vielä tehokkaamman. 25 minuuttia työtä on sinulle liian pitkä aika? Työskentele keskeytyksettä 15 minuuttia. Tämä on loistava tapa niille päiville, jolloin tunnet, ettet voi keskittyä mihinkään, ja ajatuksesi harhailevat poikkeuksellisen nopeasti. Sama pätee palautumisaikaan. Jos huomaat, että 5 minuutin tauko on liian lyhyt, pidennä sitä 7 tai 8 minuuttiin.

Se on menetelmä, joka on suunniteltu helpottamaan työtäsi ja on vain työkalu. Muokkaa se tarpeidesi mukaan, niin siitä on enemmän hyötyä. Muista, että Pomodoron tarkoitus on auttaa, ei monimutkaistaa tehtävääsi entisestään.

Mikä on “tomaatin” ilmiö?

Monien asioiden tekeminen samanaikaisesti ja häiriötekijöihin alistuminen aiheuttaa meille tuottavuuden menettämistä, mutta lopulta myös työtyytyväisyyden. Monet meistä tuntevat tilanteen: tarkistat sähköpostia, vastaat asiakkaan viestiin, mutta samalla pomppaa esiin mainos kenkäkaupasta ja muistat, että sinun täytyy tilata poikasi päiväkotiluokalle. Siirryt kaupan verkkosivuille, teet tilauksen ja unohdat täysin, että olet aloittanut sähköpostin toisessa välilehdessä. Kuulostaako tutulta?

Taistelu häiriöitä vastaan

Pomodoron päätehtävä on juuri opettaa meitä keskittymään tiettyyn tehtävään ja suorittamaan se ilman häiriöitä. Se on menetelmä, joka taistelee kaikkialla läsnä olevia häiriötekijöitä vastaan. Jos sinulla on edelleen vaikeuksia keskittyä aluksi, voit kokeilla ilmoitusten sammuttamista puhelimessasi tai tietokoneellasi työsi ajaksi.

Lyhyet sessiot taukojen kanssa ovat tuottavan työn menetelmä

Suurten tehtävien suorittaminen on ylivoimaista. Useimmissa tapauksissa aivot häiriintyvät jonkin ajan kuluttua. Lyhyet tauot parantavat merkittävästi keskittymistä ja auttavat pitämään meidät tehtävässä.

Aloittamisen helpottaminen

Tiedätkö sen tilan, jolloin tiedät, että sinulla on jotain tärkeää tehtävää (suuri projekti, esitys tai ylioppilaskirjoituksiin opiskelu), mutta et ole lainkaan varma, miten siihen ryhtyä, ja keksit ylimääräisiä aktiviteetteja, jotta et ajattelisi sitä? Näiden sitoumusten välttäminen ei ole lainkaan erillinen tapaus, eikä se johdu laiskuudestasi. Se on eräänlainen puolustus, jota käytämme pelosta epäonnistua. Pomodoro-menetelmä auttaa purkamaan uhkaavan “hirviön” paloiksi. Kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä, on vähentää lykkäämistäsi pieniksi askeliksi.

Taistelu aikaa vastaan on ohi

Työn pyörteessä ja monien asioiden tekemisessä samanaikaisesti tunnemme usein, että kilpailemme aikaa vastaan. Valitettavasti ei ole menetelmää, jolla hallita sitä. Kuitenkin on tapa alkaa hallita itseäsi tehokkaasti ajassa ja poistaa siihen liittyvä stressi. Pomodoro-tekniikka esittelee lohkoja, jotka muodostavat aikataulun. Tällainen valmiiksi laadittu tapahtumasarja ja valmisteltu suunnitelma eivät aiheuta stressiä. Ne antavat jopa rauhallisuuden tunteen. Lisämotivaationa on kasvava lista suoritetuista askelista. Tällä tavoin muunnat jotain negatiivista, kuten ajan menettämisen tunteen, konkreettiseksi tuottavuuden mittariksi.

Tauko – palkinto

Vaikka se saattaa aluksi vaikuttaa melko arkiselta, aivomme toimivat paremmin, kun niitä motivoidaan tavoittelemaan tiettyä palkintoa. Pomodoro-tekniikassa tämä on tauon tavoittelu. Lyhyet työjaksojen pätkät tekevät meistä innokkaampia suorittamaan tehtävän ja motivoituneempia ansaitsemaan levon palkinnon. Lisäksi seuraavan tehtävän suorittaminen ja lohkoon pääseminen antaa onnistumisen tunteen.

Pomodoro-tekniikka – yhteenveto

Pomodoro on menetelmä, joka auttaa välttämään aikataulutusvirheitä. Suorittamalla tiettyjä tehtäviä aikablokeissa voimme suunnitella niitä paremmin ja arvioida, kuinka paljon aikaa tarvitsemme niiden suorittamiseen. Käyttämällä Pomodoro-tekniikkaa voit suunnitella päiväsi paremmin ja tehdä työ- tai opiskeluaikasi tehokkaammaksi. Ajan myötä “tomaatit” voivat muuttua yksiköksi, jolla suunnittelet päiväsi.

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläisten yhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.