Projektin budjetinhallinta – miten se tehdään oikein?

Projektin budjetinhallinta tarkoittaa liiketoimintaprojekteihin liittyvien taloudellisten asioiden hallintaa ja valvontaa. Tämä on suorin, jopa ilmeinen vastaus. Mutta saadaksemme laajemman näkemyksen, otetaan askel taaksepäin ja kysytään itseltämme kysymys: mikä on projektin budjetti?

Se on kaikkien toimintojen, työvoiman, tehtävien ja materiaalien yhdiste, jotka johtavat sinut lopulliseen projektiin. Siksi sinun tulisi suunnitella projektisi huolellisesti ennen kuin sukellat taloudellisiin asioihin. Miten se tehdään oikein? Hyvät projektinhallintatyökalut auttavat varmasti.

Projektin budjetinhallinta – miten se tehdään oikein?

On tärkeää, että sinulla on projektin budjetti, koska tämä antaa sinulle hyvän käsityksen siitä, miten asiat (ja menot!) etenevät. Sinulla on kontrolli kaikista toiminnoista ja tiedät heti, kun kustannukset alkavat nousta liian korkeiksi. Tämä tieto tukee varmasti päätöksiäsi koko prosessin ajan ja tekee sinusta viisaamman suunnitellessasi seuraavia projekteja.

Projektin budjetinhallinnan toteuttamiseksi määritä projektin laajuus

Kuinka voit laskea projektisi budjetin ilman, että tiedät projektisi yksityiskohdat? Tässä projektin laajuuden määrittäminen tulee avuksi. Projektin laajuuden määrittäminen tarkoittaa erityisten projektitavoitteiden, tiimin jäsenten, virstanpylväiden, tehtävien, toimitettavien asioiden, ominaisuuksien, toimintojen ja määräaikojen dokumentointia. Se sisältää myös kaikki tärkeät projektitavoitteet, toimitettavat asiat ja tavoitteet, jotka auttavat mittaamaan menestystä. Monet PM-työkalut auttavat sinua järjestämään kaiken tämän. Yksi niistä on Firmbee.

Arviointitekniikat

Okei, sinulla on suunnitelma, joten miten aloitat rahan laskemisen? Arviointitekniikat voivat auttaa. Lyhyt yhteenveto niistä löytyy alla. Päätä, mikä niistä on sinulle sopiva & syvenny aiheeseen.

Alhaalta ylöspäin -arviointi

Tämä on tekniikka, jossa arvioidaan yksittäisiä tehtäviä ja yhdistetään ne sitten kokonaisprojektin arvioon. Tähän mennessä sinun pitäisi jo tietää, mikä tiimin jäsen on vastuussa mistä (jos ei – tarkista ratkaisumme), voit pyytää jokaista tehtävää suorittavaa henkilöä antamaan sinulle arvioita. He ovat ehdottomasti paremmassa asemassa arvioimaan tehtävää, jota he tulevat työskentelemään. Kun sinulla on kustannusarvio työstä mahdollisimman alhaisella yksityiskohtatasolla, yhdistele ne saadaksesi yhteenvedon.

Ylhäältä alaspäin -arviointi

Tässä kokeneiden johtajien tai ulkoisten asiantuntijoiden ryhmät yrittävät arvioida projektin budjettia. Voit myös käyttää tietoja aiemmasta, samankaltaisesta projektista. Tätä tekniikkaa käytetään usein projektin varhaisissa vaiheissa, jolloin tietoa ei ole paljon saatavilla. Toisin kuin alhaalta ylöspäin -arvioinnissa, tällä kertaa arvioit toimitettavien asioiden ja/tai suurten toimitettavien asioiden kestoa.

Analoginen arviointi

Analoginen arviointi tulee siitä, että käytät aiempaa, samankaltaista projektia arvioidaksesi nykyprojektisi kestoa tai kustannuksia. Sen tulisi olla sekoitus historiallista tietoa ja asiantuntijatuomiota. Siksi on niin tärkeää seurata projektisi budjettia joka kerta, kun toimitat jotain.

Parametrinen arviointi

Parametrinen arviointi on tilastollinen tekniikka, joka auttaa sinua laskemaan odotetun määrän taloudellisia resursseja tai aikaa, joka tarvitaan projektin loppuunsaattamiseen. Parametrisessa arvioinnissa tarvitaan hieman enemmän matematiikkaa, mutta vain perusosaamista, joten älä pelkää! Katso tätä esimerkkiä:

Oletetaan, että projektisi sisältää 300 ihmisen haastattelun. Jokaisessa haastattelussa on 10 monivalintakysymystä, ja aiempi kokemus on osoittanut, että niiden hallintaan kuluu 20 minuuttia. Tämän tehtävän kokonaisvaatimus on:

Haastattelujen määrä × 20 minuuttia = 6000 minuuttia = 50 tuntia

Tarkista nyt aiemman kokemuksesi perusteella, kuinka paljon tunti työvoimaa maksaa. Valmista!

Automatisoi prosessi

Muista, että sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse muistiinpanojen tai laskimien avulla. Projektinhallintajärjestelmät voivat laskea budjetin puolestasi projektin laajuuden perusteella ja auttaa sinua tallentamaan ja järjestämään tiedot. Firmbeen rahoitusmoduuli antaa sinun asettaa projektin budjetin, laskea työntekijöiden kustannukset, seurata tuloja ja menoja koko prosessin ajan. Kun projekti on valmis, tiedot siirtyvät automaattisesti laskuihin. Lisäksi tiedot siitä, mitä olet velkaa muille, näytetään.

Tarkista Firmbee ja seuraa projektiesi kannattavuutta:

Pidätkö sisällöstämme? Liity Facebook-yhteisöömme pysyäksesi yhteydessä!