Projektin suunnittelu – 5 asiaa, jotka sinun on tiedettävä ennen projektin aloittamista

Projektin suunnittelu vie aikaa. Jotkut projektit vaativat useita, toiset kaikki tiimin jäsenet osallistumaan valmisteluprosessiin. Miten siis valmistaudut tällaiseen haasteeseen ja hallitset projektia sujuvasti alusta loppuun? Lue artikkelimme saadaksesi selville.

Projektin suunnittelu – sisällysluettelo:

1. Hyvä tiivistelmä – hyvä alku
2. Tiimityö
3. Aikataulu
4. Realistinen arvio tilasta
5. Erityiset tehtävät
6. Projektin suunnittelu – yhteenveto

Hyvä tiivistelmä – hyvä alku

Jos käsittelet tiivistelmän laatimista vain byrokratiaksi, teet virheen. Tiivistelmä on minkä tahansa projektin elinehto, se on hyvin harkittu suunnitelma, joka toimii kuin kartta, joka vie projektitiimin ja sen asiakkaan suoraan aarteelle.

Tiivistelmän laatiminen vaatii myös ihmisten osallistumista, jotka tiimiytyvät projektin parissa. Siksi on täydellinen hetki luoda laajat viestintäkanavat yhteistyölle.

Tiimityö

Joskus tiimin johtajan valitseminen osoittautuu merkittäväksi. Ellei kyseessä ole henkilö, joka aloittaa projektin ja tulee sen johtajaksi, on parasta luoda tilanne, jossa johtaja ja muut tiimin jäsenet määrittelevät laajan vastuunjaon. Tämän ansiosta viestintä on selkeää ja sen vaikutus tuntuu nopeammin.

Vaikka vain joitakin tarkkoja yksityiskohtia viestinnästä jää taakse, on niitä, jotka eivät tiedä, mitä tehdä. He saattavat yrittää tahattomasti muokata pääsuunnitelmaa toteuttamalla kaoottisia muutoksia tai aiheuttamalla viivästyksiä.

Aikataulu

Tiivistelmä on yksi asia. Aikataulu on yhtä lailla merkittävä. Jälleen kerran, järjestä työn järjestys huolellisesti:

• vastuudet määrittäessä, aseta yksilölliset määräajat jokaiselle tiimin jäsenelle,
• määritä (realistiset ja joustavat) päivämäärät tiettyjen projektivaiheiden toteuttamiselle,
• määritä suunnitelma B:n järjestys – jos käy ilmi, että tietty tiimin jäsen ei “siirry eteenpäin” ilman toisen tiimin jäsenen aikaisempia toimia.

Realistinen arvio tilasta

Analyysin tulisi myös pysyä keskeisenä prioriteettina. Et voi aloittaa aikaa vievää projektia luottaen siihen, että pystyt saamaan sen valmiiksi nopeammin kuin odotettiin. Pikemminkin on parempi olettaa, että pystyt viimeistelemään tietyn toiminnan laajuuden myöhemmin kuin aikataulussa.

Yksityiskohtaisen analyysin avulla saatat huomata, että sinun on luovuttava joistakin tavoitteista, muokattava toisia ja jopa lisättävä muutama tiivistelmään ja aikarajaan.

Erityiset tehtävät

Ideaalitilanteessa sinun tulisi delegoida vastuut tiimin jäsenten kesken siten, että jokainen tietää, mitä tehdä tai miten lähestyä tiettyä tehtävää. Lisäksi erittäin epätoivottu tilanne voi syntyä, kun tiimikaverit hoitavat ei-omaa tehtäväänsä aiheuttaen tahattomia häiriöitä projektin työnkulussa.

Projektin suunnittelu – yhteenveto

Projektin toteuttaminen on aina vakava tehtävä. Monet muuttujat vaikuttavat sen onnistumiseen. Kuitenkin työ voidaan suuresti helpottaa, jos onnistut toteuttamaan tehokkaita ja hyvin harkittuja toimia jo ennen projektin käynnistämistä.

Lue: Projektin odotukset ja miten ne täytetään.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.