Mikä on tietojärjestelmien rooli henkilöstöhallinnossa?

Henkilöstöhallinnan tietojärjestelmät ovat tehokas työkalu, jota käyttää valtaosa nykyaikaisista organisaatioista. Nykyaikaisen teknologian aikakaudella on vaikea kuvitella HR-hallintoa ilman IT-tukea. Se, kuinka hyvin nämä järjestelmät on mukautettu organisaatioon, riippuu sen koosta, prosessien monimutkaisuudesta, lähestymistavasta nykyaikaisten työkalujen käyttöön sekä sen resursseista ja pääomasta. IT-järjestelmien käyttöönotto tai olemassa olevien modernisointi vaatii paitsi taloudellisia panostuksia myös organisatorisia, henkilöstö- ja henkisiä muutoksia sekä ohjelman tuntemusta. Siksi ennen kuin päätät ottaa käyttöön tällaisen ohjelmiston, analysoi ja valmistaudu tarvittaviin muutoksiin.

Henkilöstöhallinnan tietojärjestelmät – sisällysluettelo:

1. Tietojärjestelmien elementit
2. Tietojärjestelmien käytettävyys HRM:ssä
3. Tietojärjestelmien käytön hyödyt
4. Yhteenveto

Tietojärjestelmien elementit

Tietojärjestelmä on osa tietotekniikkaa (IT), joka käyttää tietokonevälineitä. Jotta järjestelmää voitaisiin kutsua IT:ksi, sen on koostuttava tietokoneen laitteistosta, ohjelmistosta, tietoliikenteestä ja työntekijöistä.

Laitteisto on teknisten välineiden kokonaisuus, joka mahdollistaa tiedon siirron, vastaanoton ja käsittelyn. Laitteisto koostuu sellaisista välineistä kuin syöttölaitteet (näppäimistö, lukijat, hiiri), tulostuslaitteet (näytöt, tulostimet, skannerit), prosessorit ja muisti. Nykyaikaisten IT-ratkaisujen nopean kehityksen vuoksi laitteisto muuttuu jatkuvasti ja vanhenee hyvin nopeasti. Henkilöstöhallinnassa käytettävistä laitteistoista kätevin ja suosituin on henkilökohtainen tietokone (kannettava) ja älypuhelin.

Ohjelmisto on kokoelma ohjelmia, ohjeita, toteutettuja käyttöliittymiä ja integroituja tietoja, jotka mahdollistavat tietojen käsittelyn käyttäjän määrittelemää tarkoitusta varten. Ohjelmiston avulla rakennetaan perusvälineitä, kuten erilaisia tietokantoja, jotka toimivat keskenään liittyvien tietojen kokoelmina. Työntekijätietokanta sisältää kaiken tiedon työntekijöistä, mallipankki mahdollistaa päätösten seurausten simuloinnin ja työntekijöiden arvioinnin. Tietopankki puolestaan mahdollistaa tiedonhallinnan, työntekijöiden käyttäytymisen tutkimisen ja koulutusohjelmien toteuttamisen.

Tietoliikenne tarkoittaa useiden tietokoneiden ja terminaalien työn yhdistämistä. Tietokoneet voidaan yhdistää alueellisella, kansallisella tai globaalilla tasolla. Tällainen ratkaisu mahdollistaa virtuaalisten organisaatioiden luomisen ja etätyön toteuttamisen. Tietoliikenne toimii puhelin-, kuituoptisten, mutta myös langattomien ja jopa satelliittiverkkojen perusteella.

Työntekijät ovat tietojärjestelmän tärkein ja arvokkain elementti. Järjestelmää käyttävä henkilöstö koostuu ohjelmoijista, arkkitehdeista, johtajista ja käyttäjistä. Jotta järjestelmä toimisi tehokkaasti, on tarpeen kouluttaa ja perehdyttää työntekijät uusiin tehtäviin. Pienet yritykset käyttävät yleensä ulkoista teknistä tukea. Suuremmat yritykset palkkaavat IT-asiantuntijoita valvomaan järjestelmän toimintaa ja jatkuvaa modernisointia.

Tietojärjestelmien käytettävyys HRM:ssä

Ennen kuin päätät käyttää tietojärjestelmää, suorita analyysi organisaatiosta ja erityisesti HRM-politiikasta vastaavien työntekijöiden tarpeista. Vastaa kysymykseen, helpottaako järjestelmä heidän työtään ja ovatko toteutetut toimenpiteet tehokkaampia. On myös hyödyllistä tehdä taloudellinen laskelma tiettyä tilannetta varten. On syytä muistaa, että tietojärjestelmien hyödyllisyys riippuu henkilöstöhallintoyksikön roolista ja paikasta yrityksen rakenteessa.

Tietojärjestelmien käytön hyödyt

Markkinoilla saatavilla olevat henkilöstöhallinnan tietojärjestelmät eroavat toiminnallisuudeltaan. Kuitenkin juuri niiden ainutlaatuiset ominaisuudet vaikuttavat niiden käyttöönottoon ja käyttöön. Oikea HRIS:n käyttöönotto tuo mukanaan useita mitattavissa olevia etuja, kuten

• Säästöt. Investoinnin tuotto on pitkäaikainen, mutta jonkin ajan kuluttua järjestelmän käyttöönoton taloudelliset tulokset ovat näkyvissä. Keskitetty järjestelmä mahdollistaa pienempien prosessien integroimisen yhdeksi, mikä johtaa merkittävään työtehon kasvuun. Ammatillisen kehityksen moduuli vähentää koulutuksen järjestämiseen liittyviä logistisia kustannuksia.
• Parantunut viestintä. Keskitetty tietokanta vähentää niin sanottua “viestintämelua” tarjoamalla kaikille organisaation työntekijöille yhden muuttumattoman tietosarjan. Virheiden vähentäminen, jotka johtuvat virheellisten tietojen käsittelystä, vähentää myös kustannuksia ja poistaa vääriä päätöksiä.
• Analysointi ja raportointi. Koostamis-, lajittelu- ja tulkintatoiminnot mahdollistavat tietojen analysoinnin yksinkertaisesti ja nopeasti, ja saadut tiedot eivät ole virheellisiä. Nopean pääsyn raportteihin ansiosta johtajat voivat tehdä tarkempia henkilöstöpäätöksiä.
• Tuottavuuden kasvu. Järjestelmän toiminnot tehostavat työtä, joka liittyy esimerkiksi työaikakorttien seurantaan tai työntekijöiden säilyttämisen ja vaihtuvuuden analysoimiseen. Kehittyneet tietojärjestelmät automatisoivat kaikkein tylsimmät tehtävät.

Tietojärjestelmät – yhteenveto

Tieto henkilöstöhallinnasta, jota käsitellään tietojärjestelmässä, on erityisen tärkeää. Tämän erityisen tietopankin ansiosta on mahdollista hallita henkilöstöä tehokkaasti riittävän suunnittelun, organisoinnin, johtamisen ja valvonnan avulla.

Tieto organisaatiosta ja sen ympäristöstä määrittää oikeiden henkilöstöpäätösten tekemisen. Viime aikoina lisääntyneet henkilöstöhallinnan ongelmat tekevät IT-hallintojärjestelmän käyttöönotosta yhden keskeisistä edellytyksistä menestykselle tällä alueella. Järjestelmän oikea käyttö voi olla yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka johtavat yrityksen kilpailuetuun.

Lue myös: HRIS-ohjelmistojen tyypit.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.