Yritystapahtumien suunnittelu 6 vaiheessa

Yksi suosituimmista ja dynaamisesti kehittyvistä markkinoinnin aloista on tapahtumamarkkinointi. Se käsittelee erilaisten tapahtumien järjestämistä, joiden tarkoitus on toteuttaa yrityksen tavoitteita. Tapahtumia on useita tyyppejä, ja yksi niistä on yritystapahtuma. Mikä se on? Miten se järjestetään hyvin? Lue artikkeli saadaksesi lisätietoja yritystapahtuman suunnittelusta.

Yritystapahtuman suunnittelu – sisällysluettelo:

1. Mikä on yritystapahtuma?
2. Määritä tavoitteet
3. Ajattele kohderyhmää
4. Valitse aika ja paikka
5. Aseta budjetti
6. Luo aikajana
7. Mainosta tapahtumaasi

Mikä on yritystapahtuma?

Yritystapahtuma on tapahtuma, jonka järjestää yritys sen työntekijöille, asiakkaille tai liikekumppaneille. Riippuen siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu, sillä voi olla erilaisia tavoitteita. Esimerkiksi toimistojuhlan tarkoitus voi olla vähentää työperäistä stressiä, vahvistaa yhteistyötä, parantaa työntekijöiden suhteita ja rakentaa hyvää tiimiä. Toisaalta, liikekumppaneille järjestettyjen tapahtumien pääasiallinen tavoite on usein uuden tuotteen esittely.Yritystapahtuman järjestäminen on monimutkainen projekti. Jotta voit suunnitella sen hyvin, sinun on muistettava muutama asia.

Määritä tavoitteet

Tapahtuman koko kulku riippuu sen tavoitteista. Ensimmäinen asia, johon on syytä kiinnittää huomiota sen järjestämisessä, on määrittää, kenelle se on tarkoitettu ja mikä sen tavoite on. Tämä voi olla brändin edistäminen, uusien liiketoimintakontaktien luominen, viestinnän parantaminen ja työntekijöiden motivaation lisääminen. Tavoitteita määritellessä on hyödyllistä kysyä itseltään seuraavia kysymyksiä: Miksi järjestän tapahtuman? Mitä osallistujien tulisi siitä saada ja mitä heidän tulisi muistaa? Miten tarkalleen mittaan sen onnistumista?

Ajattele kohderyhmää

Kun järjestät yritystapahtumaa, sinun tulisi aina pitää mielessä, kenelle suunnittelet sitä. Osallistujien tyytyväisyys on avain menestykseesi. Ajattele heidän tarpeitaan ja odotuksiaan. Ota ne huomioon valitessasi oikeaa päivämäärää, paikkaa ja aktiviteetteja.

Valitse aika ja paikka

Oikean ajan ja paikan valitseminen on myös tärkeä asia yritystapahtuman suunnittelussa. On syytä ottaa huomioon sellaisia tekijöitä kuin helppo pääsy tapahtumapaikalle ja riittävän suuri tila vieraidesi määrälle. Jos tapahtuma järjestetään ulkona, muista sään vaikutus ja suunnittele, mitä tehdä, jos se yllättäen muuttuu. Tapahtumasi päivämäärän tulisi olla mukautettu kutsutuille. Tarkista, ettei se osu yhteen muiden juhlien kanssa, jotka saattavat olla häiriötekijöitä vieraillesi.

Aseta budjetti

Seuraava askel on tarkistaa, mikä budjetti sinulla on. Suunnittele kulusi huolellisesti ja laadi kustannusarvio. Mieti, onko yhteistyö sponsorien kanssa kannattavaa. Tällainen ratkaisu vähentää kustannuksiasi, tuo merkittävää lisäarvoa tapahtumallesi ja tekee siitä entistä houkuttelevamman.

Luo aikajana

Tarkka yritystapahtumien suunnittelu on avain niiden menestykseen. Valmistele yksityiskohtainen tarkistuslista, joka auttaa sinua pitämään kaiken hallinnassa. Pidä mielessä sekä tapahtuman aikajana että asiat, jotka tulisi järjestää etukäteen, esim. vierailut tapahtumapaikalla, laskujen maksaminen ja kutsujen lähettäminen. Hyvä idea on käyttää aikajanan luojaa auttamaan sinua pysymään järjestyksessä.

Mainosta tapahtumaasi

Osallistujat ovat tapahtumasi tärkein elementti. Loppujen lopuksi juuri heitä varten järjestät sen. Siksi sinun tulisi omistaa aikaa sen mainostamiseen. On monia tapoja tiedottaa vieraillesi siitä. Voit lähettää kutsuja joko perinteisellä postilla tai sähköpostilla. Kannusta työntekijöitä osallistumaan tapahtumaan, ota luovempi lähestymistapa. Yleinen käytäntö on lähettää pieniä lahjoja, eli lahjakoteloita, kutsun mukana. Jos projektisi on avoin, luo tapahtuma Facebookiin. Näin viesti saavuttaa suuren joukon vastaanottajia. Muista myös jakaa tietoa tapahtumasta muilla sosiaalisen median alustoilla.

Yritystapahtuman suunnittelu – yhteenveto

Yritystapahtuman suunnittelu voi olla monimutkaista. Se on haastava tehtävä, joka vaatii paljon työtä ja omistautumista. Kuitenkin on olemassa ohjelmistotyökaluja, jotka voivat tehostaa tätä prosessia. Yksi niistä on Firmbee.

Firmbeen avulla voit helposti suunnitella jokaisen yksityiskohdan tapahtumastasi. Kanban-taulu auttaa sinua suunnittelemaan tehtäviä ja jakamaan niitä kollegoillesi. Tehtävätilojen asettamisen ja kommenttien vaihtamisen ansiosta voit pysyä ajan tasalla ja tarkistaa, eteneekö työ tapahtuman parissa.

Toinen hyödyllinen ominaisuus, jonka löydät Firmbeestä, on kontaktitietokanta. Sen avulla sinulla on pääsy kaikkiin olennaisiin tietoihin tapahtuman osallistujista. Voit tallentaa ne yhteen paikkaan, jotta mikään tärkeä ei jää huomaamatta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, LinkedInissä ja Twitterissä.