Kuinka tehdä rutiinitehtäviä automaattisesti?

Joka päivä työntekijöillä on monia tehtäviä suoritettavanaan. Monet niistä ovat toistuvia, lähes automaattisesti suoritettavia ja muuttuvat tylsiksi tai rasittaviksi rutiineiksi, jotka sujuvat vaivattomasti. Miten siis tehdä rutiinitehtävät automaattisesti?

Rutiinitehtävät – sisällysluettelo:

1. Ajan hallinta
2. Yleisimmät tehtävät – automaattisesti
3. Kuinka vastata sähköposteihin automaattisesti
4. Sosiaalinen media – julkaisut
5. Pääsy tietoon
6. Tutkimus
7. Rutiinitehtävät – yhteenveto
8. Rutiinitehtävät – keskeiset kysymykset

Ajan hallinta

Merkittävin kysymys liittyy järkevään lähestymistapaan rutiinitehtäviin asianmukaisissa ajanhallintatoimenpiteissä. On ratkaisevan tärkeää aikatauluttaa työpäivä niin, että tehtävät tehdään oikeaan aikaan. Automaatio (tai lyhyesti, tiettyjen asioiden tekeminen “itsestäänselvyytenä”) antaa sinun keskittyä paremmin tehtäviin, jotka vaativat enemmän työtä ja huomiota.

Yleisimmät tehtävät – automaattisesti

Yleisimmät toistuvat tehtävät ovat hallinnollisia asioita. Näitä ovat esimerkiksi toimistotuntien täyttäminen, sähköpostin tarkistaminen tai lyhyiden sosiaalisen median julkaisujen tekeminen.

Kuinka vastata sähköposteihin automaattisesti

Reaaliaikainen viestintä syrjäyttää päivittäisen kirjoittamisen ja sähköposteihin vastaamisen. Valitettavasti asiakkaisiin tai liikekumppaneihin, joiden kanssa yhteydenpito on vähäistä, kirjoittaminen tuo mukanaan kyvyttömyyden käyttää pikaviestejä. Mutta se ei ole täysin asian ydin. Tärkeintä on, että sinulla on mahdollisimman monta kontaktia kaikissa viestintäsovelluksissasi. Ihmiset, joiden kanssa vietät eniten aikaa puhuen, suorat esimiehet/alaisten, säännölliset työkaverit. On myös hyvä idea luoda ryhmäkeskusteluja, joihin osallistuu vain projektissa erityisesti mukana olevat henkilöt. Tällä tavalla asian ydin – eli viestien takaisin kirjoittaminen – muuttuu automaattiseksi ja olennaiseksi osaksi muita päivittäisiä tehtäviäsi.

Sosiaalinen media – julkaisut

Jos tehtäviisi kuuluu julkaiseminen suosituilla alustoilla, varmista, että työ on organisoitu. Usein on tarpeen täyttää yrityksesi taulu päivittäin. Siksi, jos mahdollista, suunnittele joitakin julkaisuja etukäteen. Tällä tavalla, vaikka käytätkin aluksi enemmän aikaa, voit siirtää tätä päivittäistä rutiinia muutamaksi päiväksi ja keskittyä tärkeämpiin asioihin.

Tietenkin tämä ei aina ole mahdollista. Sosiaalisessa mediassa reagoitavat tapahtumat ovat arvaamattomia. Silti asiat, jotka toistuvat säännöllisesti, rutiininomaisesti – voidaan helposti suunnitella hyvin etukäteen.

Pääsy tietoon

Joillakin aloilla työntekijöiden on pysyttävä ajan tasalla maailman tapahtumista. Uutissivustojen runsaus voi olla ylivoimaista. Siksi on hyvä idea valita muutama sivusto, jotka tarjoavat sinulle tärkeimmät tiedot ja mahdollistavat push-ilmoitukset. Tämä auttaa sinua välttämään tarpeettoman sisällön tulvaa.

Tutkimus

Usein on tarpeen tehdä tutkimusta. Kuten tiedät – voit käyttää siihen tunteja. Joten on syytä tarttua virtuaaliseen assistenttiin, kuten Google Alerts, joka ilmoittaa meille tärkeistä asioista, seuraa erilaisia muutoksia ja lähettää meille automaattisesti tietoa sähköpostilaatikkoomme.

Rutiinitehtävät – yhteenveto

Tietenkin esimerkkejä yksinkertaistuksista ja automaatiosta voidaan moninkertaistaa. Hyödyllisten työkalujen käyttö ja keskittyminen merkittävämpiin tehtäviin auttavat varmasti meitä saavuttamaan tavoitteemme nopeammin.

Lue myös: Miksi tarvitset aikablokkaussovellusta? Top 8 sovellusta vuonna 2021!

Jos haluat pysyä yhteydessä, liity Facebook-yhteisöömme!